تنظيم الاجتماعات بشكل فعَّال يُمكن أن يكون تحديًا، خاصةً عندما يتعلق الأمر بإيجاد أوقات تُناسب جميع الأطراف المعنية. لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات التي تبسط عملية جدولة الاجتماعات وتساعد في تحديد أوقات مناسبة للجميع بسرعة وسهولة. هذه الأدوات ليست فقط توفر الوقت، بل تساهم أيضًا في تقليل الأخطاء والتنسيق بين الفرق.
تُسهِّل أدوات جدولة الاجتماعات هذه العثور على فترات زمنية مُشتركة أو مُشاركة توافرك دون ضغوط غير ضرورية. تحقق من أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد.
روابط سريعة
1. Doodle
يُوفر Doodle خيارات مجانية وخيارات اشتراك لتبسيط جدولة الاجتماعات، مما يجعله أحد أفضل الخيارات للاستخدام الشخصي والمهني. تتميز هذه الأداة بميزاتها المُريحة وسهلة الاستخدام والتي تتضمن:
- الكشف التلقائي عن المناطق الزمنية.
- المزامنة مع تقويمات Google و Office 365 و Apple iCloud.
- إرسال أوقات الاجتماعات المُقترحة للتصويت.
- إظهار أفضل وقت للاجتماع تلقائيًا بناءً على توافر الجميع.
لإنشاء استطلاع رأي مجاني في Doodle، اتبع الخطوات التالية:
- قم بزيارة موقع Doodle على الويب أو احصل على التطبيق لنظام iOS أو Android.
- حدد إنشاء رسم تخطيطي.
- أدخل معلومات الحدث (مثل العنوان والمكان وما إلى ذلك) واقترح أوقاتًا للاجتماع.
- حدد إنشاء ومشاركة.
إذا قمت بإنشاء حساب، يُمكنك الاشتراك في Doodle Subscription بإحدى خطط الدفع الثلاثة: Free و Pro و Team. باستخدام Doodle، ستتمكن من تبسيط عملية الجدولة وتحديد وقت الاجتماع المُناسب بسهولة.
2. تقويم Google
يتميز تقويم Google بأنه أحد أفضل تطبيقات الجدولة نظرًا لواجهته سهلة الاستخدام وميزاته القابلة للتخصيص. يتكامل تقويم Google، وهو أحد مكونات مجموعة أوسع من الأدوات، بسهولة مع تطبيقات Google الأخرى مثل Gmail، مما يُوفر مرونة واسعة النطاق في الميزات. يُتيح لك إنشاء جداول جماعية وتتبع توافر الجميع ومُراقبة حالات الخروج من المكتب وتنسيق المواعيد النهائية بكفاءة.
لجدولة اجتماع، تحتاج إلى إنشاء تقويم جماعي على موقع الويب أو داخل التطبيق. فيما يلي الخطوات للبدء:
- قم بتشغيل تقويم Google على الكمبيوتر المحمول أو جهاز Android أو iOS.
- حدد تقويمات أخرى و إنشاء تقويم جديد.
- انقر فوق رمز المزيد
- حدد خيار المشاركة لمشاركة التقويم.
بالنسبة لتطبيق اجتماعات سهل الاستخدام ومتعدد الأغراض، فإنَّ تقويم Google هو خيار رائع. إذا كان لديك الكثير من الاجتماعات القادمة، ففكر في هذه النصائح الإضافية للحفاظ على تقويم Google الخاص بك منظمًا.
3. Calendly
يُعد Calendly خيارًا رائعًا آخر مع خيارات اشتراك مجانية ومُميزة. عند إعداد جدول زمني، سيطلب Calendly تفضيلات الفترة الزمنية الخاصة بك، ثم يستخدمها لتحديد مدى توافرك. سيختار المُستلم وقت الاجتماع عبر البريد الإلكتروني، وبمجرد تأكيده، سيتم إضافته تلقائيًا إلى تقويمك.
تتضمن الميزات البارزة الإضافية لـ Calendly ما يلي:
- التكامل مع Google و Outlook و Microsoft Office و iCloud.
- توفير مخازن مؤقتة بين الاجتماعات لاستيعاب العمل الإضافي.
- تعديلات تلقائية لاختلافات المنطقة الزمنية لتحديد مدى التوافر.
- جدولة الاجتماعات الفردية.
- مراقبة معدلات عدم الحضور لكل اجتماع.
يُوفر Calendly حلاً متعدد الاستخدامات للجدولة مع ميزات مُصممة لتبسيط العملية وتعزيز الإنتاجية.
4. StrawPoll
StrawPoll هي أداة لا تتطلب التسجيل لإنشاء مجموعة متنوعة من استطلاعات الرأي، ولكن مُنشئيها يتباهون على وجه التحديد بقدرتها على جدولة الاجتماعات بسرعة وكفاءة. تلقى StrawPoll استحسانًا كأداة سريعة لجدولة الاجتماعات عبر الإنترنت، وخاصة عند جدولة الاجتماعات مع العديد من الأشخاص.
باستخدام StrawPoll، يُمكنك:
- تعيين تاريخ انتهاء وتحديد من يُمكنه تعديل الأصوات بعد إرسال الاستطلاع، إذا لزم الأمر.
- تحديد فترات زمنية مُتعددة بسرعة بنقرة واحدة، مما يُوفر الوقت أثناء عملية الجدولة.
- الوصول إلى عروض الفيديو التوضيحية لمعرفة كيفية عمل موقع الويب وتجربة التصويت المباشر قبل إنشاء استطلاعك الخاص. على سبيل المثال، يمكنك مشاهدة عرض توضيحي لموظفي StrawPoll وهم يختارون تاريخ الحفلة.
- عرض نتائجك النهائية في جدول واضح وسهل القراءة.
للبدء، ما عليك سوى تحديد إنشاء استطلاع في StrawPoll وإضافة تفاصيل الاجتماع؛ وبذلك يكون استطلاعك مكتملًا. في الإعدادات المتقدمة، يمكنك أيضًا جعل الاستطلاع خاصًا برابط مباشر، والسماح بالإجابات “إذا لزم الأمر”، وإخفاء المشاركين عن بعضهم البعض. يُمكنك الإطلاع الآن على أدوات مفيدة للحصول على ملاحظات الاجتماع التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي.
5. Rally
يُوفر Rally منصة رائعة للاستخدام على هاتفك، سواء كمُنشئ أو مُتلقي. لا تتطلب أداة الجدولة المجانية مفتوحة المصدر والخالية من الإعلانات هذه أي تسجيل ويُمكن تشغيلها على خادمك للحفاظ على الخصوصية.
للبدء، ما عليك سوى إدخال تفاصيل الاجتماع مثل الاسم والمكان والوصف والتاريخ. أضف فترات زمنية (مثالية لعرض الأسبوع) أو اجعلها يومًا كاملاً (مثالية لعرض الشهر)، وقم بتوفير اسمك والبريد الإلكتروني لتلقي تفاصيل تسجيل الدخول للمسؤول، ثم شارك الرابط مع الآخرين. تُتيح Rally أيضًا لمنشئ الاستطلاع تحديث التفاصيل أو الخيارات إذا لزم الأمر، مما يتيح إعادة التصويت دون الحاجة إلى رابط جديد.
بصفتك المُتلقي، سترى ثلاثة خيارات استجابة لأوقات الاجتماع: نعم (أخضر)، وإذا لزم الأمر (أصفر)، ولا (رمادي). بمجرد استجابة الجميع، تظهر النتائج في جدول بسيط. يمكن للمشاركين أيضًا ترك تعليقات وإضافة أسمائهم للتعريف، دون الحاجة إلى التسجيل. لعرض النتائج، يُمكنك تصدير كافة البيانات كملف CSV. وهذا يجعل تحليل الاستجابات في جدول بيانات أسهل.
6. ZCal
يبدو أن مهمة ZCal هي إخراج Calendly من العمل لأنها تُقدم أهم ميزات Calendly مجانًا. كما صرح المُطور على وجه التحديد أنها ستظل مجانية بنسبة 100% إلى الأبد، وستكون دائمًا خالية من الإعلانات.
تعمل ZCal مع تقويمات Google و Microsoft. عند إنشاء دعوة ZCal، يُمكنك إضافة اسم ومكان (أو رابط مؤتمر فيديو) ووصف وصورة غلاف والمزيد.
تتضمن الميزات الإضافية لـ ZCal ما يلي:
- القدرة على إنشاء أنواع مختلفة من الاجتماعات، والجدولة الفردية، والمجموعات، والدوريات، واستطلاعات الرأي للاجتماعات، والمزيد.
- التخصيص إذا قمت بالتسجيل وإنشاء ملف تعريف. يتضمن هذا إنشاء سيرة ذاتية وإضافة روابط إلى حساباتك على LinkedIn و X.
- يُمكنك تسجيل مقطع فيديو ترحيبي على ZCal لتشجيع المشاركين على الانضمام إلى الاجتماع.
عند تحديد منصة، ضع في اعتبارك تفضيلات المستلمين — قد يتجنب البعض استطلاعات الرأي التي تتطلب التسجيل، بينما قد يقدر البعض الآخر الميزات المرنة. مع وضع ذلك في الاعتبار، ستجد أن أدوات الجدولة هذه تجعل تنظيم اجتماعاتك أسهل كثيرًا. يُمكنك الإطلاع الآن على الأدوات الأساسية التي تحتاجها لاجتماعاتك عبر الإنترنت لتجعلها مُثمرة.
