كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة

إذا كان Microsoft Outlook هو التطبيق المُحبب لك وخيار الإنتقال لإدارة رسائل البريد الإلكتروني وأحداث التقويم ، فربما تعتقد أنَّ بعض ميزاته يُمكن أن تُشتت انتباهك تمامًا عن الغرض الأساسي له. بالطبع ، تم إعداد Outlook بالفعل لمساعدتك في إدارة عبء العمل الخاص بك ، ولكن يمكن أن يكون أفضل مع بعض التعديلات البسيطة.

دعنا نُلقي نظرة على بعض الطرق التي يُمكنك من خلالها جعل Outlook يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة - شروحات

1. إنشاء قواعد مُخصصة لرسائل البريد الإلكتروني الواردة

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، ستنتقل تلقائيًا إلى مجلد الوارد. قد يكون من الصعب تتبعها إذا تلقيت رسائل بريد إلكتروني مُتعددة من العديد من الأشخاص المختلفين ، ويمكن أن تتراكم بسرعة. يُتيح لك Outlook تعيين قواعد البريد الوارد بحيث تنتقل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من أشخاص مُحددين مباشرةً إلى مجلد فرعي ، مما يُساعدك على تتبع من يرسل ماذا. لإنشاء قاعدة جديدة ، اتبع الخطوات التالية:

  • انتقل إلى ملف -> إدارة القواعد والتنبيهات وانقر فوق قاعدة جديدة. ستظهر نافذة جديدة بها خيارات متنوعة.
  • ضمن الخطوة 1: حدد نموذجًا ، انقر فوق نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد.
  • بعد ذلك ، ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة ، تحتاج إلى النقر فوق الارتباطات التشعبية لتحديد الأشخاص أو المجموعة العامة التي تُريد تحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها إلى المجلد المُحدد.
  • انقر فوق “إنهاء” لتطبيق القاعدة.
  كيفية تغيير خادم DNS. دليل عميق لجميع المنصات

يُوضح الفيديو الرسمي من Microsoft ذلك بالتفصيل.

يُمكن أن تمنع قواعد البريد الوارد تراكم الرسائل وصعوبة الوصول إلى المُهمة منها فقط في صندوق الوارد الخاص بك. أيضًا ، إذا كنت بحاجة إلى تتبع أشخاص مُعينين أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، فهي طريقة مثالية بالفعل من أجلك.

2. إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني

حتى الآن ، ربما لاحظت صوت التنبيه الذي يُصدره Outlook عند تلقي بريد إلكتروني. ربما لاحظت أيضًا رمز المغلف الأصفر الذي ينبثق على أيقونة Outlook على شريط المهام. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت تُريد أن يتم إعلامك ، ولكن يُمكن أن يؤدي هذا إلى تشتيت تركيزك إذا استمرت رسائل البريد الإلكتروني هذه في الوصول بشكل متواصل. لحسن الحظ ، يمنحك Outlook أيضًا خيار إيقاف تشغيل هذه الإشعارات.

انتقل إلى ملف -> خيارات -> البريد ، وضمن عنوان وصول الرسالة ، يُمكنك اختيار التنبيهات التي تُريد إيقاف تشغيلها. بمجرد أن تُصبح راضيًا عن اختيارك ، انقر فوق “موافق”.

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة - شروحات

3. تعيين تذكيرات التقويم

مثل الكثير من إشعارات البريد الإلكتروني ، يتم تعيين تقويم Outlook لتذكيرك بالمواعيد قبل 15 دقيقة من بدئها. يقوم بذلك عن طريق عرض المواعيد التالية ، وعليك النقر فوق رفض لإغلاق النافذة.

يمكن أن تكون هذه التذكيرات مفيدة إذا كنت بحاجة إليها. على سبيل المثال ، إذا كنت متعمقًا في عملك وانبثق التذكير ، يُمكنك إنهاء ما تفعله والاستعداد للموعد.

ومع ذلك ، إذا لم تكن بحاجة إلى هذه الوظيفة ، فيُمكنها حينئذٍ التأثير على سير عملك. لإيقاف هذه التذكيرات ، انتقل إلى ملف -> خيارات -> خيارات مُتقدِّمة ، وضمن التذكيرات ، قم بإلغاء تحديد إظهار التذكيرات.

  كيف يمكنك وقف اختراق بياناتك من منافذ الشحن USB العامة

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة - شروحات

بدلاً من ذلك ، يُمكنك أيضًا الانتقال إلى ملف -> خيارات -> التقويم ، وضمن خيارات التقويم ، سترى خيارًا للتذكيرات الافتراضية. لتحريره ، اتبع الخطوات التالية:

  • انقر فوق المربع الموجود بجوار التذكيرات الافتراضية ، بحيث يكون هناك علامة اختيار في المربع.
  • في القائمة المنسدلة ، حدد 0 دقيقة.
  • انقر فوق المربع الموجود بجوار التذكيرات الافتراضية مرة أخرى ، حتى تختفي العلامة ؛ إذا لم تفعل هذا ، فلن يحفظ اختيارك.
  • انقر فوق موافق.

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة - شروحات

يُمكنك الآن متابعة عملك دون ظهور تلك التذكيرات. إذا كنت لا تزال تُريد طريقة ما لتتبع مهامك المهمة ، فراجع فوائد Microsoft To-Do أيضًا.

4. تلوين أحداث التقويم في Outlook

لا حرج في تلوين مواعيد تقويم Outlook بلون واحد. ومع ذلك ، يُمكن أن يساعدك الترميز اللوني في تبسيط عرض تقويمك وتسهيل الحصول على نظرة عامة على يوم عملك أو أسبوعك دون التحقق من موضوع كل موعد أو اجتماع فردي.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك عدة أنواع مختلفة من المهام المُجدولة ، بما في ذلك الاجتماعات داخل شركتك ، والاجتماعات مع الشركات الخارجية ، والعملاء ، والمهام الإدارية ، والتدريب المحجوز في التقويم الخاص بك ، وما إلى ذلك ، فقد تُصبح هذه المعلومات ضبابية بحيث تحتاج إلى إنفاق المزيد من الوقت في التركيز عليها.

إذا كنت تستخدم الترميز اللوني ، فيُمكنك تصفح التقويم سريعًا والحصول على فكرة عامة عن أنواع العمل التي تحتاج إلى التحضير لها. يُمكنك أيضًا استخدام الترميز اللوني لتحديد أولويات المواعيد حسب الأهمية. على سبيل المثال ، يُمكنك اختيار اللون الأحمر للاجتماعات “العاجلة” ، واللون الكهرماني لكلمة “مهمة” والأخضر لكلمة “الروتينية”.

  هل فقدت جهاز التحكم عن بُعد الخاص بـ Samsung TV؟ إليك بعض الخيارات التي يُمكنك تجربتها

الشيء المهم هنا هو اختيار ألوان مختلفة لأنواع العمل المختلفة التي تقوم بها واختيار الألوان التي لا تبدو متشابهة جدًا مع بعضها البعض لمعرفة الفرق. للبدء ، اتبع هذه الخطوات:

  • انقر فوق موعد أو اجتماع في التقويم الخاص بك لإظهار علامة التبويب “سلسلة المواعيد”.
  • انقر فوق أيقونة النافذة الملونة التي تُشير إلى تصنيف.
  • في القائمة المنسدلة ، انقر فوق كل الفئات.
  • نافذة جديدة ستظهر ؛ على الجانب الأيمن ، انقر فوق جديد.
  • اكتب اسم فئتك. على سبيل المثال ، “اجتماعات داخلية” واختر اللون الذي تُريده لها.
  • انقر فوق “موافق” في كلا النافذتين حتى ترى موعد التقويم الجديد المُرمّز بالألوان.

كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا باستخدام هذه النصائح السريعة - شروحات

كرر هذه العملية لأي عدد تُريد إنشاءه من الفئات.

التخلص من تشتيتات Outlook

الآن بعد أن عرفت كيفية جعل Outlook أقل تشتيتًا ، يُمكنك تخصيصه ليعمل بشكل أفضل من أجلك. على الرغم من أنها قد لا تبدو عملية مهمة ، إلا أنَّ إجراء تعديلات طفيفة يمكن أن يحدث فرقًا في يوم عملك.

هذه ليست بأي حال من الأحوال قائمة شاملة ، وقد ترغب في تجربتها قبل الالتزام بها. يُمكنك أيضًا التلاعب بإعدادات Outlook الخاصة بك ومعرفة ما إذا كنت قد اكتشفت أي أشياء أخرى تُساعد في تحسين تركيزك. لذا عليك التحقق من أفضل الطرق التي يمكن أن تزيد بها الأتمتة من إنتاجيتك.

قد يعجبك ايضا

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More