تقسيم المهام إلى مجموعات يُعد استراتيجية إنتاجية فعَّالة تعتمد على تنظيم الأنشطة المُتشابهة معًا لإنجازها بشكل أسرع وأكثر كفاءة. هذه الطريقة لا تُسهِّل فقط إدارة الوقت، بل تُساعد أيضًا في تعزيز التركيز وتقليل التنقل بين المهام المُختلفة، مما يُقلل من الإرهاق العقلي. ومع ذلك، قد لا تكون دائمًا الخيار الأفضل في بعض الظروف، خاصةً عندما تتطلب المهام مرونة أو معالجة فورية. في هذه المقالة، أشارك تجربتي الشخصية مع هذه الاستراتيجية، متى كانت فعّالة، ومتى واجهت صعوبات في تطبيقها.
روابط سريعة
ما هو تقسيم المهام إلى مجموعات؟
تقسيم المهام إلى مجموعات هو أسلوب لإدارة الوقت يتضمن تجميع المهام المُتشابهة وجدولتها لكتل مُخصصة من الوقت، بدلاً من التعامل معها في أوقات عشوائية طوال اليوم. إنه الأفضل للأنشطة المُتكررة ذات العملية المُحددة بوضوح.
في حين أنَّ المعالجة الدفعية لها أصولها في التصنيع والحوسبة المُبكرة، إلا أنها وجدت مُؤخرًا استخدامًا في إدارة الوقت والإنتاجية. إنها تُبني على مفهوم أنه من الأسهل الاستمرار في مُهمة بمجرد البدء فيها، ويُمكن أن يؤدي تبديل المهام أو التعامل مع المقاطعات إلى إدخال “تكلفة التبديل”، والتي قد تؤدي إلى انخفاض يصل إلى لـ 40% في الإنتاجية عند تراكمها، وفقًا American Psychological Association.
إنَّ تقسيم المهام إلى مجموعات يُشبه تقسيم الوقت/الكتل الزمنية، حيث تقوم بتقسيم وقت عملك إلى فترات زمنية ثابتة مُجدولة لأجزاء صغيرة من النشاط. ومع ذلك، على عكس تقسيم الوقت، يُركز تقسيم المهام على تجميع المهام المُتشابهة في جلسات مُتواصلة.
لا تزال مدة هذه الجلسات مهمة، لكنها تلعب دورًا أقل أهمية مُقارنةً بتقسيم الوقت. تقسيم المهام أكثر مرونة وقد يكون أكثر ملاءمة للأفراد الذين يعملون في وقتهم الخاص.
قد تعمل تقنيات تقسيم المهام وتقسيم الوقت بشكل مشابه في الممارسة العملية إذا كان لديك سير عمل مبسط للغاية.
ملاحظة: يُساعد تقسيم المهام إلى مجموعات كتقنية إنتاجية في إنجاز المزيد من المهام مع إجهاد عقلي أقل. فهو يقضي على الوقت الضائع من التبديل المُتكرر بين أنشطة العمل. كما يُساعدك على الدخول في حالة من التدفق لأنك تُركز على مُهمة واحدة لفترة طويلة.
إنَّ تقسيم المهام سهل التنفيذ. نظرًا لأنه لا يتطلب أي ميزات فريدة، فإنَّ التطبيقات التي تسمح لك بتقسيم يومك إلى مجموعات يُمكن أن يُساعدك أيضًا في تقسيم المهام. إذا كنت تفضل نهجًا منخفض التقنية، فإن المذكرات المادية ستعمل أيضًا بشكل ممتاز.
كيف يُساعدني تقسيم المهام على التركيز والإنتاجية
لقد قمت بإدخال تقسيم المهام ببطء إلى سير العمل الخاص بي على مدار الأشهر القليلة الماضية، وكانت تجربة مُجزية. لقد جعلني أشعر بقلق أقل وإرهاق ضعيف، ولن أعود إلى التخطيط لكل دقيقة من يوم عملي.
هناك طريقتان رئيسيتان لاستخدام تقسيم المهام: تقسيم المهام التقليدي، حيث يتم تجميع المهام في كتل كل ساعة في يوم واحد، وتقسيم المهام اليومية، والذي يتضمن تعيين أيام كاملة من الأسبوع لأنواع مُعينة من المهام.
يتوافق تقسيم المهام التقليدي بشكل أكبر مع جدول عمل الفرد النموذجي حيث يجب إنجاز مهام مُختلفة قبل نهاية اليوم. من ناحية أخرى، يصعب دمج تقسيم المهام اليومية في بيئة العمل التقليدية ويعمل بشكل أفضل للأشخاص العاملين لحسابهم الخاص أو كبار المُديرين التنفيذيين الذين يهتمون بالصورة الكبيرة أكثر من الإدارة اليومية النشطة للشركة.
شخصيًا، تقسيم المهام التقليدي أكثر ملاءمة لسير العمل الخاص بي من تقسيم المهام اليومية.
عند صياغة خطة لليوم، أبدأ بإدراج جميع المهام التي أحتاج إلى إنجازها. أستخدم Microsoft To Do (متعدد المنصات ويعمل دون اتصال بالإنترنت) ولكن هناك العديد من الخيارات الرائعة الأخرى لإدارة المهام.
في هذه المرحلة من الخطة، يكون التوقيت أقل أهمية من النشاط نفسه. بمجرد أن أحصل على قائمة المهام، يُمكنني بعد ذلك تحديد المهام التي تنطوي على عملية مُماثلة وتجميعها في كتل. الكتلة هنا عبارة عن مجموعة من المهام التي أحتاج إلى تنفيذها في إطار زمني.
أستخدم “تقويم Google” لإنشاء هذه الكتل ووضع علامات عليها، وجدولتها كأحداث مُباشرة على تقويمي. يُمكنني أن أمتلك ما يصل إلى خمس كتل في يوم واحد، إلى جانب المهام الصغيرة التي لا تتناسب مع أي كتلة.
نصيحة: يجب تحديد الإطار الزمني عند التخطيط ليومك، ولكن يُمكن أن يكون محددًا أو مرنًا حسب تفضيلك في المُمارسة العملية.
على سبيل المثال، ككاتب، سأختار جميع المهام التي تنطوي على الكتابة وأضعها في كتلة كتابة مفردة. خلال تلك الكتلة، لن أفعل أي شيء سوى الكتابة. اعتمادًا على طول الفترة الزمنية، قد آخذ استراحة واحدة أو اثنتين، ولكنني أعود دائمًا إلى الكتابة.
هناك بعض المبادئ التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام تقسيم المهام في جدول عملك:
- لا مقاطعات: من المهم جدًا تجنب المقاطعات أثناء فترة زمنية مُحددة، سواء كانت مهمة أخرى في جدولك أو نشاط غير مُخطط له. إذا حدث شيء ما أثناء وجودك في فترة زمنية محددة، فقد يكون من الأفضل تدوين ملاحظة للقيام به لاحقًا بدلاً من التخلي عن المهمة الحالية.
- خذ فترات راحة بين النشاطات: يجب أن تأخذ استراحة متناسبة بعد فترة طويلة من النشاط. لا تناسب تقنية بومودورو التقليدية تقسيم المهام إلى مجموعات، ولكن يُمكنك تعديلها من خلال القيام بجلسات أطول، على سبيل المثال، فترة مدتها 90 دقيقة تليها فترة راحة لمدة 20 دقيقة.
- التنظيم بناءً على الأولويات: ليست كل المهام العاجلة مُهمة وليست كل المهام المُهمة عاجلة. من المهم تحديد الأولويات حتى عندما تعمل في مجموعات. إنَّ فهم ما يجب القيام به هو الجزء الأكثر أهمية في الجدولة.
متى لا يكون تقسيم المهام إلى مجموعات مُناسبًا؟
تقسيم المهام إلى مجموعات غير مُناسب لكل موقف. إنه أسلوب أكثر فعالية في البيئات التي يتم فيها إعطاء الأولوية للتركيز والانتباه، لذا فهو ليس مثالي في البيئات التي تتطلب فيها المشكلات العاجلة اهتمامًا فوريًا، مثل خدمة العملاء أو الاستجابة للطوارئ.
بالإضافة إلى ذلك، قد لا تعمل عملية تجميع المهام بشكل جيد للمهام شديدة الحساسية للوقت، حيث إنها تعطي الأولوية للعملية على النتيجة. بالنسبة للمهام التي تتطلب نتائج سريعة، مثل كتابة مقال والبحث فيه، فقد يؤدي تجميع المهام إلى إبطائك.
أخيرًا، عند العمل في فريق، قد يكون تجميع المهام أمرًا صعبًا لأنه من الصعب تنسيق الجداول الزمنية والأولويات داخل نظام صارم.
نصيحة: قد تُساهم ساعات طويلة من تجميع المهام في الإرهاق المعرفي وحتى الإرهاق. من المهم جدًا أخذ فترات راحة بين الكتل والتعرف على حدودك.
في حين أن تجميع المهام لا يُناسب كل سير عمل، إلا أنه أسلوب رائع لإدارة الوقت يُمكن أن يُعزز الإنتاجية بشكل كبير، وإذا تم استخدامه بشكل صحيح، فإنه يجعلك تشعر بالرضا عما أنجزته في نهاية اليوم. يُمكنك الإطلاع الآن على أدوات الذكاء الاصطناعي التي يُمكن أن يستخدمها كتَّاب المحتوى لتحسين سير عملهم.
