هل تشعر غالبًا كما لو كنت قد أمضيت اليوم كله في العمل الجاد ، ولكن لا تظهر أي نتيجة لذلك؟ هل تشعر بأن سير عملك يتَّسم بعدم التوازن؟ هل تعلم أنَّ 20٪ من موظفي بعض الشركات يقومون بـ 80٪ من العمل؟ هل تعلم أنَّ 80٪ من أرباح بعض المؤسسات تأتي من 20 في المائة فقط من عملائها؟ هذا بسبب قاعدة 80/20. لذا ، يمكن أن تُساعدك هذه القاعدة في العثور على التدفق المُناسب لك إليك الطريقة. تحقق من أفضل النصائح لاستعادة عادات الإنتاجية المفقودة.
ما هي قاعدة 80/20؟
قاعدة 80/20 ، المعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو ، هي نموذج تنبؤ يُمكن استخدامه لتحديد العوامل في سير العمل التي تُساهم بشكل أكبر في إنتاجيتك.
وفقًا لقاعدة 80/20 ، يأتي 80٪ من مخرجاتك عادةً من 20٪ فقط من مدخلاتك. لذلك ، إذا كان بإمكانك العثور وتحديد أي 20٪ من سير عملك يُساهم في غالبية مخرجاتك ، فيمكنك حينئذٍ تبسيط سير عملك لجعلك أكثر إنتاجية.
ينص هذا المبدأ على أنَّ 80 بالمائة من النتائج تأتي من 20 بالمائة فقط من أسباب حدث مُعين. تُساعد قاعدة 80/20 الشركات على التوقف عن محاولة القيام بكل شيء في جميع الأوقات ليتم توجيه الوقت والطاقة والمال إلى تلك الأشياء التي تحقق أعلى النتائج وأفضلها بأكبر جهد مُمكن. كلما كانت المدخلات أكثر تركيزاً ، كانت المُخرجات أفضل.
لطالما اعتُبر مبدأ باريتو طريقة حقيقية لإدارة الوقت للعمل بكفاءة أكبر والتفكير في تحديد أولوياتك بحكمة أكثر ، خاصةً عندما يكون هناك الكثير لتفعله ويكون الوقت قصيرًا ، ليس من غير المألوف بالنسبة لنا أن نتعامل مع المهام الفرعية الخاطئة الأقل أهمية ، ونفقد الكثير من خلال التركيز على التفاصيل غير المُهمة ، وبالتالي لا يتم إحراز أي تقدم في المشروع الفعلي.
ولهذا المبدأ تطبيقات عديدة في كافة المجالات ، وفيما يلي بعض الأمثلة لهذه الإستخدامات:
- في المبيعات: 80% من أرباحك تأتي من 20% من الزبائن.
- في الإدارة: 20% من الموظفين يقومون بـ 80% من العمل في الشركة.
- في تنظيم الوقت: 80% من وقتك يصرف على 20% من المهام أو الأشياء.
- في الاتصال: 80% من وقت اتصالك تقضيه في التكلم مع 20% من الموجودين في دفتر هاتفك.
- في الملابس: ترتدي في 80% من الوقت 20% من ماهو موجود في خزانة ملابسك.
- في الرعاية الصحية في الولايات المتحدة: تبين أن 20% من المرضى يستخدمون 80% من موارد الرعاية الصحية.
مُخطط باريتو
من هذا المبدأ بدأت الشركات باستخدام مُخطط باريتو وهو مُخطط إحصائي يُرتب العوامل المُسببة للمشاكل بشكل تنازلي وفقا لتكرارها أو تأثيرها التراكمي. ولإنشاء مُخطط باريتو ، يجب إتباع الخُطوات التالية:
- تحديد المُشكلة أو المشاكل و العوامل المُساهمة فيها.
- تحديد سبب المشكلات مع ملاحظة أنه قد تكون هناك أسباب مُتعددة.
- وضع مقاييس لمقارنة العوامل المُسببة.
- اختيار إطار زمني مناسب للتحليل.
- تسجيل المشكلات عن طريق تخصيص رقم لكل منها يعطي الأولوية للمشكلة بناءً على مستوى التأثير السلبي على الشركة.
- تنظيم المشاكل في مجموعات مثل خدمة العملاء أو مشاكل النظام.
- تطوير وتنفيذ خطة العمل لحل المشكلات من خلال التركيز على المشكلات ذات الدرجات الأعلى أولاً.
ما هي مزايا قاعدة 80/20؟
يُمكن تطبيق نموذج التنبؤ 80/20 في العديد من إعدادات الأعمال لتسليط الضوء على العوامل الرئيسية التي تُؤثر على النجاح. الفائدة الرئيسية من القيام بذلك هي أنَّ الشركات يُمكنها بعد ذلك معرفة من أين تأتي غالبية مُخرجاتها ، مع تركيز الموارد على تلك المجالات للمساعدة في تحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
على العكس من ذلك ، فإنَّ العثور على المهام التي تستغرق معظم الوقت ولكنها تُساهم بأقل قدر في الناتج الإجمالي يمكن أن يساعد الشركات في التخلص من حواجز الطرق ومعرفة أين يمكن أن تستفيد من تنفيذ الأتمتة. تحقق من مهارات الإدارة الذاتية لاكتساب الإنتاجية الشخصية والمهنية.
كيفية استخدام قاعدة 80/20؟
بالنسبة للأشخاص العاديين ، يُمكن أن تبدو قاعدة 80/20 تقنية بعض الشيء ، ولكنها قد تكون مُفيدة أيضًا للشركات الصغيرة وحتى الأفراد الذين يرغبون في زيادة إنتاجهم.
استخدام 80/20 للإنتاجية
إذا كنت مهتمًا بتجربة قاعدة 80/20 لتحسين إنتاجيتك ، فأنت تُريد البدء في تتبع أنشطتك اليومية. حاول تتبع المدة التي تقضيها في كل مهمة ، وحيثما أمكن ، قم بتمييز الوظائف التي تؤدي إلى غالبية مخرجاتك.
تتمثل إحدى الطرق السهلة لتتبع عبء العمل اليومي في استخدام برمجيات أو تطبيقات إدارة تتبع وقت المُوظف ، مثل DeskTime أو Hours Time Tracking أو Toggle. هناك العشرات من تطبيقات تتبع الوقت المُختلفة ، وسيعتمد التطبيق المُناسب لك على ميزانيتك ومدى التفاصيل التي تُريد أن تكون نتائجك عليها.
إذا بدت جميع تطبيقات تتبع الوقت مُعقدة بعض الشيء ، فيُمكنك أيضًا تتبع وقتك باستخدام مؤقت هاتف بسيط وقلم وورقة.
من خلال عرض واضح لكيفية قضاء يومك حاليًا ، ستتمكن من إعادة تنظيم أولوياتك للتأكد من أنَّ سير العمل الخاص بك يُعطي الأولوية للمهام التي تُساهم في معظم مخرجاتك. تحقق من ما هي المهام الفردية ، وهل يُمكن أن تجعلك أكثر إنتاجية؟
استخدام قاعدة 80/20 لتحقيق أرباح أكبر
في حين أنَّ زيادة الإنتاجية ستُؤدي عادةً إلى زيادة أرباحك عن غير قصد ، يُمكنك أيضًا استخدام قاعدة 80/20 لمساعدتك في تحديد أولويات العملاء أو المنتجات التي تجلب أكبر قدر من الدخل المُباشر إلى عملك.
ألق نظرة على منتجاتك الأكثر مبيعًا أو العملاء الأكثر إنفاقًا. الاحتمالات هي أنَّ 20٪ من عملائك أو منتجاتك تُساهم في نصيب الأسد من أرباحك. ألقِ نظرة الآن على مقدار الوقت الذي تقضيه على العناصر أو العملاء ذات الربح المُرتفع مقابل مقدار الوقت الذي تقضيه في عميل أو عنصر منخفض الربح. انظر الى اين ستذهب هذه؟
من خلال رؤية أوضح لمن يجلب أكبر قدر من المال إلى عملك وما الذي يجلبه ، يمكنك تنظيم وقتك بشكل أفضل والتأكد من تخصيص الموارد الكافية لهذه المناطق ذات الدخل المرتفع. تحقق من كيفية تحديد وتتبع أهدافك باستخدام Notion.
في النهاية يمكن تطبيق قاعدة 80/20 على أي جزء من حياتك
بينما يتم تطبيق قاعدة 80/20 بشكل شائع في بيئة العمل ، يُمكن أيضًا استخدامها في أي مجال آخر من حياتك تقريبًا.
في علاقاتك ، يُمكن استخدام قاعدة 80/20 لتقديم تنازلات وإسعاد جميع الأطراف. في نظامك الغذائي ، يُمكن استخدام قاعدة 80/20 لضمان تناول الأطعمة الصحية بنسبة 80٪ من الوقت مع السماح بنسبة 20٪ للأطعمة الأقل صحة.
وعند الدراسة ، يُمكن لقاعدة 80/20 أن تُساعد الطلاب في الحصول على درجات أفضل من خلال التركيز على الأسئلة التي ستجلب غالبية علاماتهم. يُمكنك الآن الإطلاع على أفضل الأدوات لجعل التعلم في المنزل أكثر فعاليَّة
