يُعتبر مُستندات Google أكثر من مجرد تطبيق ويب لإنشاء المُستندات الأساسية، فهو يحتوي على مجموعة واسعة من الميزات القوية التي غالبًا ما تمر دون ملاحظة. سواء كنت ترغب في تتبع التعديلات باستخدام سجل الإصدارات، إنشاء مسودات احترافية للبريد الإلكتروني، أو حتى الكتابة باستخدام الأوامر الصوتية، فإنَّ هذه الأداة تُقدم حلولًا مُتقدمة لتحسين إنتاجيتك وتنظيم عملك. في هذا المقال، سنكشف عن ميزات خفية تجعل مُستندات Google خيارًا لا غنى عنه للمُحترفين والطلاب على حد سواء.
روابط سريعة
1. أداة تعديل الصور
قد تكون قد قمت بالفعل بإضافة صور إلى مُستند في “مُحرِّر مُستندات Google”، ولكن هل تعلم أنه يُمكنك أيضًا تعديلها مباشرةً باستخدام أداة تعديل الصور المُضمَّنة؟ كل ما عليك فعله هو تحديد الصورة والنقر فوق زر خيارات الصورة في شريط الأدوات.
يُمكنك بعد ذلك استخدام الخيارات التي تظهر على اليمين لقص الصور أو تغيير حجمها أو تدويرها بسهولة. يُمكنك حتى إعادة تلوينها وضبط عناصر مثل التعتيم والسطوع والتباين. تُتيح لك أدوات تعديل الصور المُضمَّنة هذه إمكانية إجراء تعديلات سريعة دون مغادرة مستندك وتُزيل الحاجة إلى إعادة تحميل الصور عدة مرات.
2. علامات تبويب المستندات
لن ألومك على تفويت هذه الميزة — فقد أصدرتها Google مُؤخرًا فقط. تظهر علامات تبويب المُستندات على الجانب من واجهة مُستندات Google وتعمل مثل الأوراق في “جداول بيانات Google”.
باستخدام علامات تبويب المستندات، يُمكنك تقسيم المحتوى إلى أقسام مُميزة داخل مستند واحد. وهذا يلغي الحاجة إلى الاعتماد فقط على جدول المحتويات، مما يجعل التنقل بسيطًا مثل النقر فوق علامة تبويب. بالإضافة إلى ذلك، يُمكنك إنشاء روابط فريدة لتوجيه المتعاونين مباشرة إلى أقسام مُعينة من المستند.
3. سجل الإصدارات
باستخدام ميزة سجل الإصدارات في مُستندات Google، يُمكنك الرجوع بالزمن إلى الوراء لمراجعة أو استعادة الإصدارات الأقدم من المستند. إنها مثالية لتتبع التغييرات، أو إصلاح التعديلات العرضية، أو استرداد المحتوى من المسودات السابقة. هذه الميزة قوية بشكل خاص عند التعاون، حيث تتيح لك معرفة من أجرى تغييرات مُعينة ومتى تم إجراؤها.
للوصول إلى سجل الإصدارات، انتقل إلى ملف -> سجل الإصدارات -> عرض سجل الإصدارات. تعرض لوحة على اليمين جدولًا زمنيًا للتعديلات. يُمكنك النقر فوق أي إدخال لعرض أو تسمية أو حتى استعادة هذا الإصدار.
4. ردود الفعل التعبيرية
تقدم ردود الفعل التعبيرية في مُستندات Google طريقة مُمتعة وفعَّالة لتقديم الملاحظات أو التعبير عن الآراء. بدلاً من إرباك المُستند بالتعليقات، يمكنك استخدام رمز تعبيري ينقل رد فعلك — سواء كان إبهامًا للموافقة، أو مصباحًا كهربائيًا لفكرة رائعة، أو وجهًا ضاحكًا للفكاهة.
لاستخدامها، قم بتحديد النص، وانقر فوق الرمز التعبيري في شريط الأدوات أو قائمة النقر بزر الماوس الأيمن، واختر من لوحة الرموز التعبيرية الشاملة.
5. الكتابة الصوتية
لا يتعين عليك الاعتماد فقط على لوحة المفاتيح عند العمل على مُستند. يتضمن مُستندات Google ميزة الكتابة الصوتية التي يُمكنها تحويل الكلمات المنطوقة إلى نص مكتوب وتمنحك استراحة ضرورية للغاية من الكتابة.
يُمكنك الوصول إلى ميزة الكتابة الصوتية بالضغط على اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + Shift + S أو التوجه إلى أدوات -> الكتابة الصوتية. يُمكنك بعد ذلك النقر فوق رمز الميكروفون الذي يظهر والبدء في التحدث.
أفضل جزء في الكتابة الصوتية هو أنه يمكنك إضافة علامات الترقيم وتنسيق النص باستخدام الأوامر الصوتية. بالإضافة إلى ذلك، تدعم الكتابة الصوتية أكثر من 100 لغة، لذا لا تقتصر على اللغات الرئيسية فقط.
6. البحث والاستبدال باستخدام RegEx
ربما تكون على دراية بأداة البحث والاستبدال في مُستندات Google، والتي يُمكن الوصول إليها عبر Ctrl + H على Windows أو Cmd + Shift + H على الـ Mac. ولكن إليك جوهرة مخفية: ميزة التعبيرات العادية (RegEx). فهي تأخذ الأداة إلى المستوى التالي من خلال تمكينك من البحث عن الأنماط، وليس فقط الكلمات أو العبارات المحددة.
باستخدام RegEx، يُمكنك العثور على تسلسلات مُعقَّدة مثل أرقام الهواتف أو عناوين البريد الإلكتروني أو أي نص يناسب تنسيقًا معينًا. لاستخدامها، افتح أداة البحث والاستبدال، وحدد مربع استخدام التعبيرات العادية، وأدخل النمط المطلوب. للحصول على دليل مفصل، راجع مقالتنا حول كيفية تعزيز التعبيرات العادية لأداة البحث والاستبدال.
7. مسودات البريد الإلكتروني
إذا كان عملك يتضمن كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل مُتكرر، فيُمكنك الاستفادة من ميزة مسودات البريد الإلكتروني في مُستندات Google. بدلاً من صياغة رسائل بريد إلكتروني طويلة في Gmail، يُمكنك تأليفها مباشرة في مُستندات Google. للقيام بذلك، انتقل إلى إدراج -> الوحدات الأساسية -> مسودة رسالة إلكترونية في مستندك. من هناك، يُمكنك إضافة المُستلم والموضوع ومحتوى البريد الإلكتروني.
هذه الميزة مُفيدة بشكل خاص إذا كنت بحاجة إلى إرسال نفس البريد الإلكتروني عدة مرات، حيث يُمكنك حفظ المسودة وإعادة استخدامها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التعاون مع الآخرين تمامًا كما تفعل مع أي مستند آخر في مُستندات Google.
بمجرد رضاك عن المسودة، ما عليك سوى النقر فوق رمز Gmail، وسيقوم مُستندات Google تلقائيًا بنقل مسودتك إلى Gmail لإرسالها بسهولة.
8. إدراج قوائم مُنسدلة
عند إنشاء نماذج أو استبيانات أو مُستندات سيتم استخدامها بشكل مُتكرر، فإنَّ إضافة قائمة منسدلة في مُستندات Google يمكن أن يوفر قدرًا كبيرًا من الوقت. هذه الميزة مُفيدة بشكل خاص في المُستندات التعاونية لأنها تضمن أن يختار الجميع من نفس مجموعة الخيارات. يساعد هذا أيضًا في تقليل الأخطاء، حيث لا توجد حاجة إلى كتابة الردود يدويًا.
لإنشاء قائمة منسدلة، ما عليك سوى الانتقال إلى القائمة إدراج وتحديد قائمة منسدلة. ستظهر رسالة حيث يمكنك تسمية النموذج وإدراج الخيارات المتاحة.
9. استبدال النص
تُعتبر ميزة استبدال النص من الجواهر المخفية في مُستندات Google والتي قد تستخدمها بالفعل دون أن تدرك ذلك. على سبيل المثال، عندما تكتب شرطة مزدوجة ( – ) وتتحول تلقائيًا إلى شرطة طويلة ( — )، فأنت تستخدم هذه الميزة. ومع ذلك، لا تقتصر على الاستبدالات الافتراضية التي يُوفرها مُستندات Google، بل يمكنك أيضًا إضافة اختصارات مُخصصة.
ما عليك سوى الانتقال إلى الأدوات -> التفضيلات والتبديل إلى علامة التبويب الاستبدالات. هنا، يُمكنك إنشاء اختصارات للكلمات أو العبارات المُستخدمة بشكل متكرر، مما يُوفر لك الوقت والجهد أثناء الكتابة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء اختصار مثل “addr” الذي يتوسع تلقائيًا إلى عنوانك الكامل كلما كتبته. وهذا لا يسرع الكتابة فحسب، بل يضمن أيضًا الاتساق عبر مستنداتك.
10. تنسيق بلا صفحات
ما لم تكن تُخطط لطباعة مستندك، فإنَّ مستندك في مُستندات Google لا يحتاج إلى وجود صفحات. يؤدي التبديل إلى تنسيق بلا صفحات إلى إزالة فواصل الصفحات التقليدية من مستندك ويُوفر لك مساحة عمل غير متقطعة. وهذا مفيد بشكل خاص عندما تريد التخلص من عوامل التشتيت مثل أرقام الصفحات والتركيز فقط على المحتوى.
لجعل مستندك في مُستندات Google بلا صفحات، انقر فوق ملف -> إعداد الصفحة. ثم حدد بلا صفحات واضغط على موافق. يُمكنك حتى تعيينه كتخطيط افتراضي في مُستندات Google.
قد يكون لـ مُستندات Google سمعة كمعالج كلمات بسيط به ميزات أقل، ولكن في الواقع، فهو مليء بأدوات قوية يسهل تجاهلها. بمجرد البدء في استخدامها، ستتساءل كيف تمكنت من إدارة عملك بدونها. لذا، لا تدع هذه الميزات تمر دون رادارك — ابدأ في استخدامها اليوم! يُمكنك الإطلاع الآن على مُقارنة بين Microsoft Word و”مُحرِّر مُستندات Google”: من يفوز؟
