Vous remarquerez peut-être que votre productivité semble être à la traîne parce que vous avez constamment du mal à trouver le temps d'accomplir plus de tâches. C'est un peu parce que vous pouvez passer beaucoup de temps sur des tâches répétitives comme répondre à des e-mails ou sauvegarder des données.
Cependant, le temps est une ressource limitée, car vous n'avez que 24 heures à passer chaque jour. La meilleure façon d'augmenter votre temps et votre productivité est d'automatiser les tâches banales et répétitives.
Qu'est-ce que l'automatisation et quels sont ses avantages ?
L'automatisation ou l'automatisation est décrite comme l'utilisation de la technologie pour gérer des tâches fastidieuses ou pour effectuer des travaux répétitifs afin de réduire les efforts manuels. En automatisant les tâches redondantes, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur d'autres activités génératrices de revenus.
L'automatisation réduit également les erreurs humaines, améliore l'efficacité opérationnelle, augmente l'évolutivité et permet d'économiser de l'argent. Alors, comment tirer parti du potentiel de l'automatisation dans vos activités quotidiennes ? Voici quelques idées d'automatisation de workflow que vous pouvez utiliser dès maintenant.
1. Accélérez le traitement des e-mails
Traiter les e-mails peut être fastidieux et prendre du temps si vous ne trouvez pas de système pour bien les gérer. En effet, vous recevez très probablement un grand nombre d'e-mails qui nécessitent votre attention chaque jour. De plus, si vous souhaitez développer votre entreprise, vous devez répondre rapidement aux demandes de renseignements par courrier électronique de clients potentiels.
Réponses automatiques par e-mail
La bonne nouvelle est que vous pouvez automatiser certains processus afin de passer moins de temps à vous occuper de votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire à l'aide des données d'un formulaire de contact Web ou utiliser Ces constructeurs de formulaires de courrier électronique gratuits , vous n'avez donc pas à l'écrire à partir de zéro tout le temps. Vous pouvez également profiter des fonctionnalités de réponse automatique intégrées aux services de messagerie, par exemple, l'option Continuer dans Outlook pour suivre et répondre aux e-mails.
Alternativement, vous pouvez utiliser un service de fusion d'e-mails comme GMasse Personnalisez, planifiez ou envoyez automatiquement de superbes e-mails et campagnes marketing aux clients et abonnés potentiels.
Organiser vos emails
Nous veillons à ce que vous receviez quotidiennement d'innombrables e-mails de collègues, de famille et d'amis, d'autres entreprises, etc. Et lorsque cela se produit, il peut être difficile de trier les e-mails importants du courrier indésirable. Mais vous pouvez automatiser le déplacement des e-mails d'un dossier à un autre pour gérer l'encombrement. vous pouvez utiliser "Filtres" de Gmail ou "Règles" d'Outlook pour gérer votre boîte de réception de courrier électronique.
Ces fonctionnalités intégrées vous permettent de supprimer automatiquement les messages contenant un message spécifique, de trier les e-mails avec un texte spécifique ou de contacts spécifiques dans un dossier, etc. Consultez également Les meilleurs moyens de nettoyage des e-mails pour organiser et gérer votre boîte de réception.
extraction de données
Vous passez probablement beaucoup de temps à parcourir les contacts dans votre boîte de réception pour obtenir des informations qui peuvent vous aider à commercialiser ou à vendre vos articles. à l'aide de Analyseur de courrier , vous pouvez automatiser ce processus en fonction de vos propres règles d'analyse.
2. Améliorer la communication avec les chatbots
Les chatbots ont révolutionné le service client ces dernières années en améliorant la communication et l'expérience client. Comme la FAQ, les chatbots introduisent l'automatisation grâce à l'intelligence artificielle. Ainsi, il peut effectuer lui-même diverses tâches en fonction de l'offre du client.
Certains des avantages de l'utilisation des chatbots sont comme s'ils fonctionnent XNUMXh/XNUMX et XNUMXj/XNUMX, certains sont multilingues, fournissent des réponses cohérentes instantanément, vous aident à obtenir des informations précieuses sur le comportement des clients, etc. Vous pouvez utiliser ces chatbots pour améliorer vos communications sur votre site WordPress et améliorer votre productivité. Cependant, il convient de noter que vous devez investir du temps et des efforts pour configurer votre chatbot afin de profiter des avantages qu'il offre. Consultez également Meilleures applications de chatbot pour iOS et Android.
3. Sauvegarder les données
À mesure que la technologie continue de progresser, nous comptons de plus en plus sur les disques durs des ordinateurs pour stocker de nombreuses parties de notre vie, telles que les documents de travail et académiques, ou les photos de famille. Pour la plupart, il ne s'agit pas de savoir si, mais quand, car les disques durs sont usés, volés et exposés à des surtensions qui finissent par les endommager.
La question est, qu'est-ce que cela signifie pour vous, ou mieux encore, que pouvez-vous faire pour réduire la perte que vous pourriez subir à un moment inattendu ? Vous pouvez sauvegarder vos données.
Mais vous oublierez probablement de le faire vous-même de temps en temps. Par conséquent, votre meilleur pari sera d'automatiser les sauvegardes régulières. En plus d'assurer la sécurité de vos données, la planification automatique des sauvegardes vous permettra de travailler sur votre ordinateur sans interruption.
vous pouvez utiliser CrashPlan Pour sauvegarder vos données sur un disque dur externe, un autre ordinateur de votre réseau local ou ses serveurs. Après avoir installé l'application, elle analysera votre système et suggérera ce que vous pouvez sauvegarder. Il vous permet également de choisir ce que vous souhaitez sauvegarder. Vous pouvez planifier vos sauvegardes toutes les 15 minutes, XNUMX heure ou lorsque vous n'utilisez pas votre ordinateur ; Tout dépend de vos exigences.
4. Plan de publication sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont devenus une partie intégrante de nos vies. Ainsi, ces plateformes sont devenues une mine d'or pour tous ceux qui essaient de promouvoir leurs marques et de vendre des produits/services.
Mais rester en contact avec tous vos clients et abonnés potentiels sur vos plateformes de réseaux sociaux est une tâche qui peut facilement exiger votre attention tout le temps. Cependant, profiter de la magie de l'automatisation grâce à des outils tels que Hootsuite et Buffer Il vous permet de programmer à l'avance toutes vos publications sur les réseaux sociaux. Vous pouvez utiliser ces outils pour faire plus sur les réseaux sociaux en moins de temps. Consultez également Meilleures applications gratuites pour gérer tous vos comptes sociaux.
5. Programmer des réunions
Le succès en Planifier une réunion Ou prendre rendez-vous nécessite souvent beaucoup de jugement et de référencement, surtout lorsqu'il s'agit de plusieurs personnes. Vous devrez peut-être envoyer un e-mail à tout le monde pour voir la disponibilité de chacun avant de réserver et risquer de répéter le processus en cas d'annulation par un participant.
Heureusement, vous pouvez automatiser ce processus pour automatiser rapidement le flux de travail de votre réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur autre chose. Vous permettre des outils comme Calendly Pré-automatisez vos réunions ou autres événements avec n'importe qui via un lien. Vous pouvez définir différentes périodes de disponibilité et envoyer des demandes de réunion via le lien.
De plus, cet outil s'intègre parfaitement à votre calendrier. Par conséquent, lorsque chacun choisit un moment approprié, . peut Calendly Enregistrez la réunion dans votre calendrier et envoyez-vous une notification. Si vous êtes occupé pendant cette période, le rééchelonnement est facile.
Automatisez vos tâches répétitives pour augmenter votre productivité
L'automatisation est particulièrement utile pour les petites entreprises où quelques employés portent plusieurs chapeaux. Laisser la technologie gérer certaines des tâches ici et là vous aidera à en faire plus en moins de temps. Tu peux voir Meilleurs outils d'automatisation pour permettre au pigiste de gagner du temps.
