Comment planifier facilement un projet avec Dropbox Paper

La planification du prochain projet peut être fastidieuse et stressante, en particulier lorsque toute votre équipe doit collaborer sur des tâches distinctes, des sessions de brainstorming récurrentes, etc.

Heureusement, il existe des outils techniques qui peuvent simplifier le processus de planification de projet. Mieux encore, certains d'entre eux sont entièrement gratuits. Dropbox Paper est un service gratuit de création, d'édition et de collaboration de documents proposé via Dropbox. Tout ce dont vous avez besoin est un compte Dropbox. Vérifier Qu'est-ce que Dropbox? Guide de l'utilisateur complet non officiel pour Dropbox.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Planifier des projets avec Dropbox Paper

En vedette papier dropbox Avec tous les outils dont vous avez besoin pour planifier des projets facilement et rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser l'outil de chronologie pour définir les dates de début et de fin de diverses tâches et visualiser l'ensemble de votre projet.

Vous pouvez également créer des listes de tâches et désigner certains membres de l'équipe désignés comme responsables de chaque tâche. La meilleure partie? Vous pouvez faire tout cela dans un seul document, ce qui facilite le suivi de tous les détails.

Dropbox Paper est facile à utiliser

Avant de plonger, nous voulons partager cette astuce : vous n'avez pas besoin de connaître l'intégralité de votre projet avant d'utiliser ces outils. Aussi, vous voudrez peut-être en savoir plus sur Ce qu'est réellement Dropbox Paper.

Il est facile de collaborer avec votre équipe pour réfléchir à des projets au fur et à mesure que vous les planifiez. Tous les membres de votre équipe peuvent afficher et modifier des documents Dropbox Paper en même temps.

Développer des échéanciers à l'aide de Project Timeline

Tout d'abord, créons une chronologie de projet de base. Ouvrez un nouveau document dans Dropbox Paper et nommez-le en fonction de votre projet. Ensuite, suivez ces étapes :

  • Au bas du document, vous verrez la barre d'outils Dropbox Paper. Sélectionnez l'icône "Planifier", qui ressemble à un mini calendrier.
  • Votre emploi du temps apparaîtra. Ensuite, sélectionnez la flèche à côté de XNUMX semaines pour choisir la durée de votre projet.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Marquage

L'étape suivante consiste à définir les jalons du projet que vous souhaitez que votre équipe réalise au cours du projet. Faisons cela:

  • Survolez la date et l'icône du drapeau apparaîtra. Sélectionnez-le.
  • Nommez votre professeur.

Les jalons sont les outils utilisés dans la gestion de projet pour identifier des points spécifiques le long d'un calendrier de projet. Ces points peuvent faire référence à des points d'ancrage tels qu'une date de début et de fin de projet, la nécessité d'un examen externe ou de vérifications des intrants et du budget. Certains contrats de produits incluent des « frais importants » qui peuvent être payés lorsque certains points sont atteints.

Si vous avez saisi une fonctionnalité de manière incorrecte ou si vous souhaitez simplement la supprimer, cliquez sur la fonctionnalité dans la chronologie et sélectionnez Supprimer (icône de la corbeille).

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Ajouter aux tâches

Avec tous vos jalons entrés, vous voudrez maintenant suivre les tâches définies et les ajouter avant la date d'échéance. Ce sont les tâches que vous devez accomplir pour atteindre chaque étape.

  • Survolez l'espace vide sous chaque date pour révéler une zone grise. Sélectionnez-le pour ouvrir une nouvelle fenêtre d'élément.
  • Entrez le nom de votre tâche et ajoutez une description de la tâche si nécessaire.
  • Attribuez la tâche en sélectionnant l'icône d'attribution (l'objet dans un cercle).

Si vous souhaitez attirer l'attention sur des tâches spécifiques, vous pouvez les colorier en sélectionnant l'icône de la palette de couleurs en haut à droite de la fenêtre. Par exemple, vous pouvez colorer en rouge les tâches hautement prioritaires. Vérifier Comment améliorer votre liste de choses à faire pour être plus efficace.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Organisez ce qui doit être fait avec la liste de tâches

Si vous souhaitez abandonner le calendrier, vous pouvez utiliser l'outil To Do List. Ou vous pouvez utiliser la liste des tâches avec l'outil Chronologie pour mieux organiser les tâches du projet.

Par exemple, vous pouvez mettre des jalons dans votre chronologie et des tâches avec des dates dans votre liste de tâches. Lorsque les tâches sont terminées, cochez simplement la case à côté de la tâche.

Pour configurer une liste de tâches :

  • Sélectionnez l'icône de la liste des tâches (qui ressemble à une coche) dans la barre d'outils en bas de l'écran.
  • Entrez le nom de votre tâche.
  • Sélectionnez "Date" et entrez les détails de la date.
  • Si vous souhaitez attribuer la tâche à un membre de votre équipe, sélectionnez l'icône d'attribution et saisissez son nom ou son adresse e-mail.

c'est ça! Si vous souhaitez faire des commentaires sur certaines tâches, vous pouvez le faire en sélectionnant l'icône de commentaire (qui ressemble à une bulle de dialogue) à côté de la tâche.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Fonctionnalités supplémentaires pour la planification de projet

Après avoir rempli votre calendrier de projet et votre liste de tâches, vous êtes sur la bonne voie pour planifier le projet parfait. Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la planification de votre projet, voici quelques fonctionnalités supplémentaires qui pourraient vous être utiles.

Classement des documents

Avez-vous plusieurs documents pour chaque projet sur lequel vous travaillez ? Apprendre à les connaître peut rapidement devenir déroutant et frustrant pour votre équipe. La façon la plus simple d'organiser vos documents de projet est de les classer et de les étiqueter.

Le marquage (#) vous permet d'ajouter une étiquette personnalisée à vos documents et fichiers, afin que vous puissiez les retrouver facilement lors d'une recherche. Pour marquer vos documents :

  • Recherchez et sélectionnez le document ou le fichier que vous souhaitez baliser dans Dropbox.
  • Dans la fenêtre de droite, ajouter une case à cocher ajouter une étiquette.
  • Utilisez des balises META pour votre projet. Par exemple, #March2022MarketingCampaign fonctionnera dans cet exemple.

Lorsque vous souhaitez rechercher des documents avec vos balises, saisissez la balise dans la barre de recherche Dropbox.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

modèle de planification de projet

Vous ne souhaitez pas créer un projet dans Dropbox à partir de rien ? Dropbox simplifie les choses avec un modèle de planification de projet que vous pouvez Trouvez-le ici.

Sélectionnez simplement Utiliser le modèle et il s'ouvrira dans votre compte Dropbox Paper. Ce formulaire comprend à la fois une liste de tâches et un calendrier, ainsi que d'autres informations telles que des informations sur le projet.

Remplissez vos informations et vous serez prêt à partir. Il est également entièrement réglable, vous pouvez donc apporter des modifications en fonction de vos besoins spécifiques. Vérifier Comparaison détaillée de Dropbox et OwnCloud : quel stockage en nuage vous convient le mieux.

Comment planifier facilement un projet à l'aide de Dropbox Paper - Instructions

Lier d'autres fichiers Dropbox

Un autre excellent moyen de conserver vos fichiers de projet ensemble est de les lier à votre document de projet principal.

Pour utiliser cette fonction, ouvrez votre document de planification de projet. Ensuite, suivez ces étapes :

  • Dans la barre d'outils, sélectionnez l'icône d'insertion de fichiers Dropbox, qui ressemble à une boîte ouverte.
  • À l'aide de la barre de recherche, sélectionnez le fichier que vous souhaitez inclure dans votre document. Il peut s'agir de n'importe quoi, des contrats aux présentations. Vous pouvez également télécharger des documents en sélectionnant Importer des fichiers.
  • Sélectionnez le document et sélectionnez اختيار.
  • Le fichier, le document ou l'image sera inséré dans votre document. Vous pouvez également cliquer sur le fichier pour l'ouvrir davantage et l'afficher en mode plein écran.

Que pouvez-vous faire avec votre compte Dropbox ?

Dropbox Paper est un excellent service pour tout, de la planification de projets à la création de documents complets avec des visuels. Alors, que pouvez-vous faire avec votre compte Dropbox ? Juste vos aspirations dans l'intervalle. Vous pouvez désormais visualiser Meilleures façons de réparer les fichiers Dropbox qui ne se synchronisent pas correctement sous Windows.

source
Aller au bouton supérieur