PhraseExpress offre des services de productivité précieux. Son objectif principal est de fournir d'excellents outils d'extension de texte, qui permettent aux utilisateurs d'écrire plus rapidement et plus efficacement. Mais PhraseExpress est également une excellente application pour améliorer le flux de travail de votre équipe.
Si votre entreprise dépend d'un groupe de personnes Qui coopèrent en douceur Voici donc cinq façons dont PhraseExpress peut vous aider.
Qu'est-ce que PhraseExpress?
PhraseExpress est une application conçue pour vous aider à taper plus rapidement. Vous pouvez configurer des raccourcis clavier pour des mots ou des phrases spécifiques. Ensuite, lorsque vous utilisez ces abréviations, PhraseExpress remplit automatiquement les phrases complètes.
Explorez suffisamment en ligne et vous trouverez des dizaines de façons différentes d'agrandir le texte. Par exemple, il suffit de quelques étapes pour apprendre à créer des extensions de texte personnalisées dans Microsoft Word.
Ce qui distingue PhraseExpress, c'est qu'il fonctionne à plusieurs endroits. Que vous rédigiez un rapport ou un e-mail, vous pouvez faire apparaître les phrases couramment utilisées avec la moitié des frappes.
Lorsque vous rejoignez PhraseExpress, vous pouvez commencer à utiliser un essai gratuit de 30 jours pour tous les services. Après cela, votre compte reviendra à un compte personnel gratuit mais sans les grandes capacités commerciales.
Pour les récupérer, choisissez entre un abonnement Standard, Professionnel ou Entreprise. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, chaque package offre de plus en plus d'avantages.
Si vous êtes en équipe et que vous souhaitez bien travailler ensemble, l'édition Entreprise est la meilleure option. Ses fonctionnalités expliquent ce que peut faire PhraseExpress.
L'accès à plusieurs langues et l'ajout d'Outlook sont de grands avantages du package Entreprise, mais même un abonnement PhraseExpress standard peut aider votre équipe à améliorer son flux de travail.
1. Les membres de l'équipe suivent les mêmes règles de fabrication
PhraseExpress s'assure que tout le monde est sur la même piste lorsqu'il s'agit de choses comme les guides de motifs. Une fois que l'administrateur a configuré des raccourcis clavier pour différentes phrases, toute l'équipe peut y accéder et les utiliser. Tout le monde peut afficher, apprendre et appliquer des raccourcis d'extension de texte dans toutes les tâches courantes.
PhraseExpress est également très facile à mettre à jour, permettant à tout le monde de voir les modifications apportées aux règles.
Pour une organisation supplémentaire, vous obtenez un gestionnaire de client central dans le cadre de la configuration. Il contrôle tout, des paramètres des applications et des notifications du serveur aux statistiques d'utilisation et aux autorisations de compte.
Pour être plus précis, vous pouvez spécifier quelle personne ou quel groupe peut lire ou modifier des dossiers spécifiques. Pour ce faire, allez dans la barre d'outils Phrases en haut et cliquez sur "Droits d'accès". Sélectionnez ensuite les options appropriées dans les menus déroulants. Les options deviennent plus claires à mesure que l'équipe grandit et que le système se familiarise mieux avec elle.
«Restrictions d'application» est une autre fonctionnalité permettant de gérer les options. L'icône se trouve juste à côté de "Droits d'accès" et ouvre une fenêtre similaire qui vous permet de sélectionner l'application disponible à partir de laquelle le dossier ou la phrase peut être restreint ou exclu. Vous pouvez également choisir les conditions. Ensuite, seuls les membres de l'équipe qui utilisent ces applications dans ces conditions peuvent utiliser des extensions de texte.
2. Evolved LAN offre un bon flux de travail
Le réseau local est généralement le cœur de la communication dans tout bureau basé sur la technologie. Avec la prise en charge des serveurs Microsoft, Citrix et NAS, le système fourni par PhraseExpress devrait permettre à votre travail d'équipe de rester au mieux.
Vous pouvez installer PhraseExpress sur les ordinateurs Windows et Mac, mais chaque plate-forme principale doit télécharger un fichier différent et suivre le processus d'installation fourni. Une autre option est la version portable de PhraseExpress, qui fonctionne sur une clé USB et peut être déplacée entre les ordinateurs.
Ceci est utile, par exemple, si un membre de l'équipe travaille à partir d'un ordinateur portable avec un espace limité.
Choisissez la meilleure édition pour votre collection. Après avoir ajouté les applications nécessaires à tous vos ordinateurs et les avoir reliées au serveur principal, vous êtes prêt à partir. C'est ainsi que le réseau peut partager l'application.
S'assurer que votre connexion locale fonctionne bien crée une base solide pour les besoins de collaboration de votre groupe. À la fin de la journée, chaque utilisateur pourra travailler et écrire selon des normes internes sans rien manquer.
3. De nombreuses mesures de sécurité vous procurent une tranquillité d'esprit
Les phrases enregistrées peuvent inclure des noms et des adresses, la sécurité est donc une priorité majeure. Les capacités en ligne de PhraseExpress rendent cela d'autant plus important. Les outils de restriction que nous avons déjà mentionnés sont un moyen idéal pour garantir que votre équipe partage les ressources en toute sécurité pour protéger la confidentialité des clients.
Ne sous-estimez pas non plus le gestionnaire central des clients. Il peut surveiller l'utilisation globale ainsi que contrôler les droits d'accès.
De plus, vous pouvez prendre d'autres mesures telles que la création de mots de passe chiffrés AES entre les points de terminaison. Cela empêche les personnes non autorisées d'accéder aux données lors de leur passage d'un utilisateur à un autre.
Pour ajouter un cryptage, allez dans l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Définir le mot de passe». Une fenêtre apparaîtra. Tapez un mot de passe fort et spécifiez les conditions que vous souhaitez utiliser. Après avoir cliqué sur OK, seul le fichier sécurisé sera ouvert aux personnes disposant du mot de passe.
4. Prise en charge du cloud pour faire passer la collaboration au niveau supérieur
Si l'équipe est basée principalement dans un bureau, le réseau local fonctionnera correctement. Mais pour certains projets créatifs, les membres de l'équipe doivent être constamment en mouvement. En ce qui concerne ces conditions de travail à distance, la synchronisation cloud rend PhraseExpress plus utile pour l'équipe.
Vous pouvez partager des phrases et des dossiers en ligne, en utilisant tous les fournisseurs de services cloud populaires - OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. De toutes les fonctionnalités de PhraseExpress, celle-ci est la plus gagnante en raison de la facilité avec laquelle les collègues peuvent collaborer sur de grandes distances.
5. Compatibilité entre les principales plates-formes informatiques et mobiles
Pour améliorer encore la facilité d'utilisation de l'application, l'esprit derrière PhraseExpress est conçu pour fonctionner sur autant d'appareils que possible. Cependant, il existe des différences dans les services que chaque plate-forme peut utiliser.
Sous Windows, toutes les options sont ouvertes, que vous ayez un abonnement personnel ou professionnel.
Alors que les ordinateurs Mac peuvent accéder à un plus petit ensemble de fonctionnalités, le système client-serveur que vous obtenez n'est pas moins efficace. Tout ce que vous perdez, ce sont des outils Windows tels que le module complémentaire Outlook, des astuces de presse-papiers et la possibilité d'importer des extensions de texte à partir de MS Word. De plus, les performances et les capacités de partage restent les mêmes.
PhraseExpress est également disponible sur iPhone et iPad, avec des outils similaires à ceux des versions informatiques. La version mobile présente des inconvénients. Par exemple, vous ne pouvez pas créer et modifier des macros ou utiliser un clavier externe.
Cependant, PhraseExpress sur iOS n'en est pas moins capable. Même sur un appareil mobile, les utilisateurs peuvent accéder aux ressources partagées de l'équipe. Être coincé derrière un bureau n'est pas le seul moyen de tirer le meilleur parti de l'expansion de texte professionnelle.
Malheureusement, les utilisateurs d'Android reçoivent de mauvaises nouvelles. En raison de problèmes techniques entre la programmation Google Drive et PhraseExpress, l'application Google Play n'est plus disponible. Même dans ce cas, les membres de l'équipe en déplacement peuvent souhaiter investir dans un appareil iOS pour le travail.
Télécharger: Expanseur de texte PhraseExpress (Version professionnelle gratuite disponible)
Partagez des extensions de texte et travaillez mieux en équipe
Il existe de nombreux outils et astuces utiles à découvrir sur PhraseExpress qui peuvent accélérer votre écriture. Mais sa valeur pour un réseau d'utilisateurs est tout aussi grande.
Que ce soit localement ou via le cloud, vous pouvez partager des volumes pleins de phrases ou même de mots souvent mal orthographiés. Et vous pouvez le faire à partir d'un ordinateur et d'un appareil iOS rapidement et en toute sécurité.
De plus, c'est une application idéale pour commencer à personnaliser votre flux de travail et éventuellement l'associer à d'autres solutions Pour automatiser les messages sur un appareil Android. Tu peux voir Meilleures applications d'extension de texte pour Windows.
