Si vous craignez que les phrases de début d'e-mail que vous avez entrées semblent faibles et ne parlent pas bien de votre contenu, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul. Même un écrivain qualifié passe parfois des heures à rédiger l'introduction parfaite. Tout le monde sait qu'il doit attirer l'attention du lecteur, mais seuls quelques-uns peuvent le faire.
Pour maîtriser les phrases de démarrage des e-mails, vous devez d'abord étudier à quoi ressemblent les mauvaises. Voici quelques erreurs préjudiciables souvent négligées à éviter lors de la rédaction d'e-mails professionnels. Vérifier Erreurs courantes à surveiller dans les e-mails professionnels.
1. Utilisation excessive d'emoji et de ponctuation
Les emojis sont devenus si populaires que même un adulte non féru de technologie les utilise dans ses conversations quotidiennes. Après tout, exprimer des sentiments par le texte est difficile. Plutôt que de décrire avec précision les nuances de la communication non verbale, il vous sera plus facile de cliquer sur des images numériques. Pour le rendre encore plus personnel, vous pouvez même créer des emojis personnalisés à l'aide des applications.
Bien que les emojis soient appropriés, vous ne devez pas les utiliser dans vos e-mails professionnels. Ils ont l'air peu professionnels. Certains lecteurs peuvent vous associer au marketing ennuyeux qui commence souvent des e-mails avec de gros emojis.
La même règle s'applique à la ponctuation excessive. Alors que plusieurs points d'exclamation et points indiquent une vague d'émotion, ils apparaissent parfois comme du spam. Ne l'utilisez qu'avec des amis proches et des pairs. Sinon, vous risquez de ressembler à des commerçants louches qui abusent de "!!!!" pour créer une urgence imaginaire.
2. Utilisation du langage commercial
Les tactiques de messagerie agressives fonctionnent rarement. Les e-mails contenant des présentations commerciales sont automatiquement fermés par le destinataire, quel que soit le but du message. Une fois qu'il le fait, il ne les rouvre souvent pas. Certaines personnes bloqueront même complètement l'expéditeur si elles ne le connaissent pas personnellement.
Pour éviter de subir le même sort :
- Inclure les phrases d'ouverture de l'e-mail.
- Utilisez les premières phrases pour vous concentrer sur votre marque personnelle plutôt que de promouvoir un appel à l'action.
- Vous devez gagner la confiance du lecteur avant toute autre chose. Que vous vouliez une augmentation de votre employeur ou que vous planifiez un rendez-vous avec les officiels, vous devez d'abord vous établir comme une personne fiable.
3. Rédaction de la longue introduction
Ironiquement, les gens ont tendance à trop expliquer quand les mots sont perdus. Ils essaient de compenser l'incertitude en errant et en transformant les lecteurs en éléments connexes mais non essentiels. C'est une réponse normale. Si vous êtes négligent, vous risquez de vous retrouver à écrire plusieurs paragraphes avant d'aller au cœur de votre lettre.
Bien que l'écrasement et l'explication semblent utiles, la vérité est que cela affecte négativement l'attention des lecteurs. Votre destinataire a généralement une courte durée d'attention - il ne donnera aucune chance à votre lettre si vous commencez par une introduction longue et ennuyeuse. Gardez l'ouverture dégagée. Indiquez les informations d'identification, expliquez pourquoi vous le contactez, puis piquez sa curiosité avec un point d'influence.
Rappelez-vous: Les introductions doivent donner le ton à votre lettre, pas la résumer. Essayez de rédiger une introduction informative et accrocheuse qui fournit un contexte et engage le lecteur. Aussi, présentez-vous en deux ou trois phrases.
4. Introduire beaucoup de jargon
Le jargon professionnel fait référence aux mots techniques utilisés dans certaines sociétés. qui transmettent rapidement des concepts complexes qui nécessiteraient autrement des explications longues et redondantes. Ces termes n'ont pas de synonymes. Vous vous y fierez le plus lorsque vous discuterez de questions de l'industrie avec d'autres professionnels.
Bien que les termes soient nécessaires, ils semblent également exclusifs. Vous ne devez pas présumer négligemment que le destinataire comprendra immédiatement des idées techniques complexes qui vous semblent simples. Sinon, vous risquez de le faire fuir. Commencez toujours les e-mails par des phrases générales et un langage succinct. N'utilisez les termes avancés qu'après vous être présenté et avoir établi l'objet de la lettre.
Conseils professionnelsÉvitez le jargon technique et le jargon lorsque vous écrivez à des personnes extérieures au domaine. Si vous devez clarifier des questions très complexes, téléchargez plutôt les ressources pertinentes sous forme de pièces jointes volumineuses.
5. Soyez plus à la mode
La communication en milieu de travail n'exige pas toujours une attitude amicale et agréable. Les histoires personnelles, les phrases de remplissage et les peluches brouilleraient les phrases d'ouverture si elles étaient sorties de leur contexte. Avant de choisir le ton de votre introduction, considérez votre niveau de proximité avec le destinataire. Respectez leurs limites professionnelles.
Les termes inutilement formels semblent impersonnels, mais une attitude tranchante et inappropriée peut être offensante. Soyez gentil sans paraître trop familier. Et si vous n'êtes pas sûr de votre style, jouez la sécurité et optez pour le style formel. Évitez les phrases qui pourraient être mal interprétées. N'adoptez pas une position moins formelle jusqu'à ce que l'autre personne se soit réchauffée à vous.
6. Ajouter des blagues et des phrases contradictoires
De nombreux spécialistes du marketing font souvent la promotion d'introductions par e-mail humoristiques. Ils prétendent que les notes spirituelles créent l'harmonie et attirent l'attention du lecteur. Des présentations amusantes peuvent rendre vos e-mails plus attrayants, mais les risques l'emportent sur les avantages. Les blagues sont difficiles à transmettre par e-mail.
Même un joli jeu de mots peut se transformer en une insulte offensante si vous utilisez le mauvais ton, la mauvaise formulation et le mauvais contexte. Pensez simplement à utiliser des blagues dans des conversations informelles avec des collègues que vous connaissez personnellement. Sinon, gardez vos e-mails professionnels professionnels.
7. Suivez des formats inhabituels
Les serveurs de messagerie offrent des capacités de personnalisation avec les mêmes styles de police, tailles et couleurs que ceux des traitements de texte. Vous pouvez même télécharger de nouveaux fichiers à partir de sites Web de polices gratuites. Bien que les polices expriment la créativité, choisissez avec soin celles que vous utilisez dans les lettres professionnelles. Tout le monde n'apprécie pas les formats inhabituels.
Pour jouer en toute sécurité, utilisez le style par défaut lors de la rédaction d'e-mails professionnels. Les conceptions ornées ne sont pas seulement non professionnelles, mais compromettent également la lisibilité. Par exemple, les arrière-plans blancs affectent les couleurs claires, tandis que les grandes tailles de police détournent les lecteurs des textes plus petits.
Il existe des moyens plus professionnels d'exprimer sa créativité. Au lieu de jouer avec les lignes, mettez en valeur votre talent en créant un site Web à partir de zéro, en téléchargeant des ressources pertinentes ou en créant un portfolio d'écriture. Vérifier Comment créer votre portfolio d'écriture (avec exemples).
8. Émettre des avertissements sévères
Les messages marketing comme celui illustré ci-dessus commencent par proposer un délai inventé. Bien qu'il attire l'attention, il est également ennuyeux. Même les banques commerciales et les prêteurs se présentent avant de se mettre au travail. Si votre message est ouvert avec un avertissement fort, les lecteurs le rejetteront et le classeront comme spam.
Trouvez d'autres façons de créer de l'urgence. Au lieu de vous heurter à des délais de présentation, qui affectent rarement les achats, mettez l'accent sur la valeur d'une offre à durée limitée. Les gens ne réagissent pas bien aux approches agressives.
Mais si vous pouvez éviter d'ajouter des délais à vos déclarations liminaires, faites-le. Apporter de la valeur avant de créer l'urgence. Conclure un accord sans expliquer votre proposition vous fera paraître insistant et désespéré. Enregistrez l'invitation à interagir pour l'autre. Vérifier La messagerie de votre entreprise est-elle sécurisée et qui peut lire vos messages ?
Commencez vos e-mails avec des phrases fortes et professionnelles
La phrase d'ouverture "idéale" n'existe pas. Au lieu de vous fier aux modèles disponibles, créez des intros uniques qui correspondent à l'intention de votre message et résonnent avec le destinataire. N'oubliez pas : les introductions générales surutilisées ne donnent pas de résultats.
Bien que votre ligne d'ouverture donne le ton à votre e-mail, ne passez pas tout votre temps à la chercher. Les e-mails professionnels se composent de plusieurs parties. Vous devriez vérifier votre brouillon pour d'autres erreurs négligentes, telles que des lignes d'objet vides, des erreurs grammaticales et des pièces jointes manquantes. Vous pouvez voir maintenant Les meilleurs outils de vérification des e-mails.
