Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides

Si le Microsoft Outlook C'est votre application chérie et l'option idéale pour gérer les e-mails et les événements du calendrier, vous pourriez penser que certaines de ses fonctionnalités peuvent vous distraire complètement de son objectif principal. Bien sûr, Outlook est déjà configuré pour vous aider à gérer votre charge de travail, mais cela pourrait être mieux avec quelques ajustements simples.

Examinons quelques-unes des façons dont vous pouvez améliorer le fonctionnement d'Outlook.

Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides - Instructions

1. Créez des règles personnalisées pour les e-mails entrants

Lorsque vous recevez un e-mail, il ira automatiquement dans le dossier Boîte de réception. Il peut être difficile de suivre si vous recevez plusieurs e-mails de nombreuses personnes différentes, et ils peuvent s'accumuler rapidement. Outlook vous permet de définir des règles de courrier entrant afin que les e-mails de personnes spécifiques soient directement dirigés vers un sous-dossier, vous aidant ainsi à savoir qui envoie quoi. Pour créer une nouvelle règle, procédez comme suit :

  • Aller à Fichier -> Gérer les règles et les alertes Et cliquez Nouvelle règle. Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec diverses options.
  • Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, appuyez sur Déplacer les messages de quelqu'un vers un dossier.
  • Ensuite, sous Étape 2 : Modifier la description de la règle, vous devez cliquer sur les liens hypertexte pour sélectionner les personnes ou le groupe public dont vous souhaitez transférer les e-mails vers le dossier donné.
  • Cliquez sur Terminer pour appliquer la règle.

La vidéo officielle de Microsoft l'explique en détail.

Les règles de la boîte de réception peuvent empêcher l'accumulation de messages et seuls les messages importants restent bloqués dans votre boîte de réception. De plus, si vous avez besoin de suivre des personnes spécifiques ou des e-mails professionnels, c'est une méthode vraiment parfaite pour vous.

2. Désactiver les notifications par e-mail

À présent, vous avez peut-être remarqué le bip émis par Outlook lors de la réception d'un e-mail. Vous avez peut-être également remarqué l'icône d'enveloppe jaune qui apparaît sur l'icône Outlook dans la barre des tâches. Cela peut être utile si vous souhaitez être averti, mais cela peut être distrait si ces e-mails continuent d'arriver. Heureusement, Outlook vous offre également la possibilité de désactiver ces notifications.

Aller à Fichier -> Options -> Courrier , et sous l'adresse d'arrivée du message, vous pouvez choisir les alertes que vous souhaitez désactiver. Une fois que vous êtes satisfait de votre choix, cliquez sur OK.

Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides - Instructions

3. Définir des rappels de calendrier

Tout comme les notifications par e-mail, le calendrier Outlook est configuré pour vous rappeler les rendez-vous 15 minutes avant leur début. Il le fait en affichant les rendez-vous suivants, et vous devez cliquer sur Refusé Pour fermer la fenêtre.

Ces rappels peuvent être utiles si vous en avez besoin. Par exemple, si vous êtes profondément dans votre travail et qu'un rappel s'affiche, vous pouvez terminer ce que vous êtes en train de faire et vous préparer pour le rendez-vous.

Cependant, si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité, cela peut affecter votre flux de travail. Pour désactiver ces rappels, accédez à Fichier -> Options -> Avancé , et sous Rappels, décochez Afficher les rappels.

Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides - Instructions

Alternativement, vous pouvez également aller à Fichier -> Options -> Calendrier , et sous Options du calendrier, vous verrez une option pour les rappels par défaut. Pour le modifier, procédez comme suit :

  • Cliquez sur la case à côté de Rappels par défaut, il y a donc une coche dans la case.
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez 0 min.
  • Cliquez à nouveau sur la case à côté de Rappels par défaut jusqu'à ce que la coche disparaisse ; Si vous ne le faites pas, cela n'enregistrera pas votre sélection.
  • Cliquez Ok.

Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides - Instructions

Vous pouvez maintenant continuer votre travail sans que ces rappels n'apparaissent. Si vous voulez toujours un moyen de garder une trace de vos tâches importantes, consultez Les avantages de Microsoft To-Do aussi.

4. Colorisez les événements du calendrier dans Outlook

Il n'y a rien de mal à colorier les rendez-vous du calendrier Outlook dans une seule couleur. Cependant, le codage couleur peut aider à simplifier l'affichage de votre calendrier et à obtenir plus facilement un aperçu de votre journée ou de votre semaine de travail sans vérifier le sujet de chaque rendez-vous ou réunion.

Par exemple, si vous avez plusieurs types de tâches programmées, y compris des réunions au sein de votre entreprise, des réunions avec des entreprises externes, des clients, des tâches administratives, des formations réservées dans votre calendrier, etc., ces informations peuvent devenir si floues que vous devez dépenser plus. temps en se concentrant sur eux.

Si vous utilisez Code couleur , vous pouvez parcourir rapidement le calendrier et obtenir un aperçu des types de travaux auxquels vous devez vous préparer. Vous pouvez également utiliser un code couleur pour hiérarchiser les rendez-vous par ordre d'importance. Par exemple, vous pouvez choisir le rouge pour les réunions « urgentes », l'ambre pour « importants » et le vert pour « de routine ».

L'important ici est de choisir des couleurs différentes pour les différents types de travail que vous effectuez et de choisir des couleurs qui ne se ressemblent pas beaucoup pour voir la différence. Pour commencer, procédez comme suit :

  • Cliquez sur un rendez-vous ou une réunion dans votre calendrier pour afficher l'onglet Série de rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône de la fenêtre colorée qui dit Classification.
  • Dans le menu déroulant, appuyez sur toutes catégories.
  • Une nouvelle fenêtre apparaîtra; Sur le côté droit, cliquez Nouveau.
  • Tapez le nom de votre classe. Par exemple, « Réunions intérieures » et choisissez la couleur que vous voulez pour cela.
  • Cliquez sur OK dans les deux fenêtres jusqu'à ce que vous voyiez le nouveau rendez-vous de calendrier codé par couleur.

Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides - Instructions

Répétez ce processus pour autant de catégories que vous souhaitez créer.

Débarrassez-vous des distractions Outlook

Maintenant que vous savez comment rendre Outlook moins distrayant, vous pouvez le personnaliser pour qu'il fonctionne mieux pour vous. Bien que cela ne semble pas être un processus important, faire de petits ajustements peut faire une différence dans votre journée de travail.

Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, et vous voudrez peut-être l'essayer avant de vous y engager. Vous pouvez également jouer avec vos paramètres Outlook et voir si vous avez découvert d'autres choses qui vous aident à améliorer votre concentration. Donc tu devrais vérifier Les meilleures façons dont l'automatisation peut augmenter votre productivité.

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