Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs

Vous n'avez plus besoin d'envoyer alternativement un document Word par e-mail entre les membres de l'équipe pour faire avancer les choses et respecter les délais. Bien sûr, vous le pouvez, mais avec des applications de traitement de texte basées sur le Web comme Google Docs, la collaboration et la communication deviennent plus faciles et plus fluides.

Dans l'application Web, vous trouverez plusieurs outils et fonctionnalités qui vous aideront à rester à jour avec toutes les modifications des autres participants distants. Dans cet article, vous trouverez un guide complet sur l'utilisation de ces outils dans Google Docs. Vérifier Comment créer un calendrier de contenu simple et efficace dans Google Sheets.

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Comment marquer les participants et utiliser les commentaires dans Google Docs

Les membres de l'équipe peuvent apporter des modifications ensemble en temps réel avec un partage facile, utiliser des commentaires, des suggestions et des éléments d'action pour faire avancer les choses, ou étiqueter les personnes concernées et joindre des fichiers et des événements dans des documents en ligne pour mieux collaborer.

Pour simplifier les commentaires et la collaboration de votre équipe, voici comment marquer chaque membre de l'équipe et utiliser efficacement les commentaires dans Google Docs.

Taguer d'autres personnes dans Google Docs

Pour taguer un contact n'importe où dans un document Google, saisissez @ Il a ensuite saisi son adresse e-mail. Si vous les avez déjà enregistrés en tant que contact dans votre compte Google, leur nom apparaîtra dans la liste par défaut. Là, vous pouvez cliquer sur son nom pour finir de l'ajouter.

Mentionner quelqu'un dans le document ne lui envoie pas de notification, mais cela créera un indicateur sur lequel vous pouvez passer la souris pour voir une carte de contact avec des raccourcis vers un e-mail, créer ou planifier une réunion, ou afficher vos interactions récentes avec eux dans les produits Google .

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RemarqueSi vous n'avez pas encore accordé l'accès à votre collègue, il existe plusieurs façons de partager Google Docs, la plus rapide étant le bouton Partager dans le coin supérieur. Une fois que vous avez cliqué dessus, il vous sera demandé son adresse e-mail et un message facultatif. Puis appuyez Envoyer. Départ Meilleures extensions Chrome qui améliorent le partage de Google Docs.

Ajouter des commentaires dans Google Docs

Les commentaires aideront à se connecter avec vos collègues, les obligeant à porter leur attention sur le document partagé. Pour utiliser les commentaires :

  1. Sélectionnez le texte ou le média où vous souhaitez laisser un commentaire.
  2. Une barre d'outils apparaîtra sur le côté droit du document. Là, sélectionnez un symbole ajouter un commentaire Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels . Alternativement, vous pouvez trouver cette icône dans la barre d'outils supérieure ou cliquer avec le bouton droit pour un menu d'options supplémentaires.
  3. Un panneau de commentaires apparaîtra. Écrivez vos pensées dans le champ, entrez le "@" et le nom ou l'adresse e-mail n'importe où dans votre commentaire. Lorsque l'utilisateur approprié est suggéré, appuyez sur son nom.
  4. Lorsque vous êtes prêt à partager, appuyez sur Commentaire et votre note apparaîtra dans le document. Toute personne taguée recevra une notification. Toute personne ayant accès au document peut afficher et ajouter ses idées.

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Pour éviter que les commentaires ne s'accumulent dans votre document, vous pouvez les supprimer dès que vous les avez lus ou terminé les tâches associées. Pour ce faire, cliquez sur la coche dans l'en-tête du sujet. Cette action masquera la note, mais vous pouvez accéder aux commentaires résolus et les restaurer dans Google Docs en accédant à l'historique des commentaires. Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels dans le coin supérieur de votre écran.

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Comment utiliser les suggestions de modifications dans Google Docs

Parfois, il est utile de faire des suggestions plutôt que d'ajouter des modifications lorsque vous travaillez en collaboration. Au lieu de communiquer avec votre collègue via une fonctionnalité "jouer à un jeu" ou de vérifier l'historique des versions d'un document, vous pouvez suggérer des modifications à l'aide du mode "Suggérer" dans Google Docs. Vous pouvez suggérer des modifications à un document sans modifier le texte d'origine. Et si le propriétaire accepte vos suggestions, vous remplacerez le texte original. Faire cela:

  1. Sélectionnez le texte ou le média auquel vous faites référence.
  2. Une barre d'outils apparaîtra sur le côté droit du document. Cliquez sur Suggérer des modifications Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels . Alternativement, vous pouvez basculer entre les modes en cliquant sur l'icône d'édition Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels dans la barre d'outils ou cliquez avec le bouton droit pour afficher une liste d'options supplémentaires.
  3. Une fois que vous êtes en mode suggestion, toutes les modifications que vous apportez apparaîtront comme une suggestion, et le texte que vous remplacez apparaîtra toujours barré en vert. Des boîtes de commentaires apparaîtront sur le côté droit, reflétant les modifications suggérées.
  4. Lorsque vous êtes prêt, identifiez le collègue auquel vous souhaitez suggérer des modifications dans un ou plusieurs fils de commentaires et appuyez sur Demander l'autorisation de modifier le contenu pour envoyer un avis.
  5. Le propriétaire du fichier recevra un e-mail concernant vos suggestions et pourra choisir de les conserver.

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Lorsque vous êtes prêt à revenir en mode édition, faites un clic droit et sélectionnez l'option dans le menu, ou cliquez sur l'icône de suggestion  Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels sur le côté de la barre d'outils.

Si vous examinez les suggestions de quelqu'un d'autre, vous pouvez cliquer sur les zones de commentaires pour les examiner. Pendant que vous faites cela, cliquez sur l'icône d'acceptation  Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels  ​ ou code de rejet  Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels . Accepter les modifications placera les modifications de votre collègue dans le document. Vous pouvez également laisser des commentaires sur le sujet pour communiquer à tour de rôle sur des éléments spécifiques.

Paramètres de notification dans Google Docs

Un moyen rapide de trouver les paramètres de notification pour les documents consiste à utiliser l'icône d'historique des commentaires Un guide complet sur l'utilisation des outils collaboratifs dans Google Docs - Tutoriels dans le coin supérieur de votre écran. Une fois le panneau ouvert, appuyez sur l'icône des notifications pour ouvrir le menu Paramètres. Ici, vous pouvez ajuster les types de notifications que vous recevez pour les commentaires et les modifications.

En ce qui concerne les commentaires, vous pouvez vous abonner à tous, uniquement à ceux dans lesquels vous avez été identifié ou à aucun d'entre eux. Si vous n'en sélectionnez aucun, vous recevrez toujours un indicateur visuel, mais vous ne recevrez ni notification ni e-mail. Avec lui, vous devrez faire très attention pour vous assurer de ne pas manquer une mise à jour d'un collègue.

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Avec les modifications, vous pouvez choisir de recevoir des notifications chaque fois que quelqu'un apporte des modifications à votre document ou rien du tout. Mais vous pouvez toujours voir qui a changé quoi dans l'historique des versions d'un document.

Comment utiliser l'historique des versions dans Google Docs - et pourquoi il est utile

Puisque vous collaborez avec d'autres personnes, c'est une bonne idée d'avoir une copie de sauvegarde de votre document au cas où quelqu'un supprimerait des informations importantes ou les écraserait par erreur. En haut de votre écran, un lien indique la date de la dernière modification. Cliquez dessus et vous verrez des sauvegardes de vos sessions précédentes et les modifications qui se sont produites.

L'utilisation de l'historique des versions est utile car elle vous permet de voir les modifications apportées par quelqu'un d'autre si quelque chose n'est pas évident. De plus, vous pouvez revenir à une version précédente si vous n'êtes pas satisfait du document actuel ou si quelque chose ne va pas. Vérifier Comment utiliser Google Docs: un guide complet du débutant.

Comment vérifier si quelqu'un d'autre travaille sur un Google Doc

Heureusement, Google a fourni tous les détails pour savoir si oui ou non votre collègue est en train de modifier un document. S'il se trouve dans l'espace de travail avec vous, sa photo de profil apparaîtra en haut de votre écran avec une bordure colorée. S'il est là mais qu'il n'est pas actif, l'image sera grise.

Vous pouvez également savoir exactement où se trouve la modification en regardant son indicateur de couleur correspondant. De cette façon, vous pouvez éviter les chevauchements ou revenir plus tard si vous préférez travailler seul. Vérifier Les meilleurs plugins Google Docs pour en tirer le meilleur parti.

Collaborez efficacement avec Google Docs

Grâce à Google Docs, collaborer avec vos collègues est facile. Vous pouvez soit contribuer aux documents, soit suggérer des modifications. De plus, il existe de nombreuses fonctionnalités, telles que les paramètres de notification personnalisés, l'historique des versions et les mises à jour en temps réel, pour maintenir votre flux de travail fluide et stable. Vous pouvez voir maintenant Comment utiliser Google Docs hors ligne: le guide complet.

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