Depuis de nombreuses années, des entreprises et des organisations de toutes tailles dans le monde entier utilisent Excel comme application dédiée à la gestion des stocks. Mais avec autant d'applications de gestion des stocks dédiées offrant des solutions plus avancées, la viabilité d'Excel pour cette tâche est remise en question.
Bien qu'Excel soit très utile, est-ce que ce qu'il propose est suffisant pour la gestion des stocks ? Pour répondre à cette question, comparons la gestion des stocks dans Excel à une application de gestion des stocks. Vérifier Meilleures plateformes Sites de commerce électronique gratuits pour les petites entreprises.
Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent-elles Excel pour gérer leurs stocks ?
Excel est principalement une application de feuille de calcul qui utilise des grilles de cellules pour aider à consolider, organiser, calculer et manipuler rapidement les données. Cependant, cela va au-delà des mathématiques de base - Excel propose des modèles et des fonctionnalités pour la gestion de projet, la comptabilité, les prévisions et d'autres tâches professionnelles. C'est pourquoi c'est aussi l'application de gestion des stocks pour de nombreuses entreprises.
Excel a une faible barrière à l'entrée car il est peu coûteux. Il vous suffit d'acheter une licence pour Microsoft Office et vous êtes prêt à partir. C'est pourquoi vous trouverez tout le monde qui l'utilise, des start-ups aux grandes entreprises.
De plus, Excel est très polyvalent. Vous pouvez le personnaliser selon vos besoins uniques et ajouter des macros, des formules et des formulaires personnalisés. Avec Excel, vous n'êtes pas limité aux chiffres ennuyeux. Créez des graphiques et des diagrammes puissants pour présenter visuellement et analyser les données en un clin d'œil.
Inconvénients de la gestion des stocks dans Excel
Il ne fait aucun doute qu'Excel offre d'excellentes fonctionnalités que les startups et les petites entreprises utilisent pour gérer leurs inventaires. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, des problèmes surviennent en raison des limites d'Excel en tant qu'outil de gestion des stocks. Voici quelques-unes de ses limites.
1. Processus chronophage et manque d'automatisation
Les grandes entreprises gèrent des inventaires plus étendus, qui doivent être documentés manuellement dans Excel. De la saisie et de la mise à jour des données à l'organisation et à la révision, la gestion des stocks dans Excel coûte à une entreprise beaucoup de travail manuel et de temps.
Dans un monde idéal, vous voudriez qu'Excel vous invite à effectuer une action après que votre inventaire ait atteint un certain niveau afin que vous puissiez réorganiser. Malheureusement, ce n'est pas le cas en raison du manque d'automatisation dans Excel.
2. Possibilité accrue d'erreurs humaines
Un autre problème avec la saisie manuelle des données est le risque d'erreurs humaines. Bien que de telles erreurs soient souvent évitables à plus petite échelle, les erreurs humaines sont presque inévitables lorsqu'il s'agit d'un flux massif de données provenant de plusieurs sources.
Par exemple, une fonction incorrecte peut affecter plusieurs cellules, voire la feuille de calcul entière, entraînant de faux rapports. Ces erreurs apparemment inoffensives peuvent souvent conduire à de faux résultats qui coûtent des millions de dollars à une entreprise.
Trouver et corriger ces erreurs est un jeu assez délicat. Comment trouver une virgule ou un point décimal manquant dans des milliers de cellules de données ? Même si vous trouvez le problème, il doit souvent être corrigé sur plusieurs cellules, ce qui peut prendre plusieurs heures.
3. Manque de mises à jour en temps réel
Une gestion efficace des stocks nécessite des données en temps réel pour prendre des décisions rapides et précises. Cependant, cela est impossible avec Excel car vous devez mettre à jour manuellement la feuille de calcul après chaque expédition ou produit vendu. Même avec le personnel le plus engagé et les stocks et fournitures disponibles, vos données Excel seront souvent en retard.
En raison du manque de mises à jour en temps réel, les entreprises doivent souvent prendre des décisions basées sur des données obsolètes. Cela peut entraîner de nombreux problèmes, tels que le surstockage ou le sous-stockage.
4. Coopération limitée
Une collaboration efficace est essentielle à la gestion des stocks car elle traite des données provenant de plusieurs sources. Il existe quelques fonctionnalités de collaboration dans Excel en plus du partage de classeurs, des commentaires et des compléments tiers. Cependant, la mise à jour simultanée des données d'inventaire est problématique dans Excel. Vérifier Comment apprendre Microsoft Excel rapidement : meilleurs conseils.
5. Insécurité et journal des données
Dans toute entreprise, plusieurs parties prenantes ont besoin d'accéder à des sections spécifiques de données d'inventaire. Cela devient un problème lorsque vous travaillez avec Excel car il ne fournit pas d'accès basé sur les rôles. Toute personne ayant accès à la feuille de calcul d'inventaire peut y avoir accès en totalité ou pas du tout, ce qui rend difficile la protection des informations sensibles de l'entreprise.
Bien que vous puissiez suivre les modifications dans Excel, cela ne suffit pas pour les entreprises disposant d'ensembles de données d'inventaire plus volumineux et plus complexes. Il est difficile de savoir qui a apporté des modifications aux données d'inventaire, quelles modifications ont été apportées et quand elles ont été apportées.
Cette piste d'audit limitée permet à quiconque de modifier plus facilement les données d'inventaire pour masquer des activités frauduleuses, mettant ainsi en péril l'intégrité des données d'inventaire.
Pourquoi passer à une application de gestion des stocks ?
Si vous rencontrez des problèmes lors de la gestion de votre inventaire avec Excel, il est temps de vous tourner vers une application de gestion d'inventaire dédiée. Contrairement à Excel, ces applications sont spécifiquement conçues pour la gestion des stocks et combinent de manière transparente tous les aspects de la gestion des stocks, tels que les canaux de vente, le réapprovisionnement et les alertes.
En plus d'offrir une solution complète, les applications de gestion des stocks telles que Cin7, Zoho Inventaire Il automatise le processus par le biais de notifications et d'alertes. Ils fournissent des fonctionnalités de création de rapports spécialisées qui aident à prévoir les tendances des ventes et à prendre des décisions appuyées par des données d'inventaire en temps réel. Vérifier Un moyen simple de démarrer une entreprise de dropshipping avec les meilleurs conseils et outils.
Avantages des applications de gestion des stocks par rapport à Excel
La dernière application de gestion des stocks offre d'énormes avantages par rapport à Excel. Cela rend les problèmes d'automatisation et d'évolutivité rencontrés par les utilisateurs d'Excel devenus redondants avec les applications de gestion des stocks.
Jetons un coup d'œil aux avantages des applications de gestion des stocks pour voir comment elles surpassent Excel.
1. L'automatisation fait gagner du temps et des ressources à l'entreprise
L'application de gestion des stocks automatise la gestion des stocks à l'aide de la technologie RFID ou des lecteurs de codes-barres. Comment il automatise la réorganisation. Une fois que vos niveaux de stock atteignent un certain seuil, des bons de commande sont automatiquement créés, évitant les surstocks ou les sous-stocks.
L'automatisation des processus rend les choses gérables, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps et des ressources. C'est un pas en avant par rapport à Excel, ce qui facilite grandement la mise à l'échelle de votre entreprise en allouant stratégiquement le temps et les ressources économisés à des efforts rentables.
2. Des données plus fiables
En automatisant la plupart des aspects de la gestion des stocks, une application de gestion des stocks réduit les risques d'erreurs humaines. Non seulement cela rend les données acquises plus fiables, mais cela réduit également le temps et les ressources consacrés à l'audit et à la correction des erreurs.
Des données fiables se traduisent par des prévisions précises qui sont essentielles à la croissance de toute entreprise. Une analyse minutieuse des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant la réorganisation et l'allocation des ressources, l'amélioration de la rentabilité et l'évolutivité.
3. L'intégration du système en un clin d'œil
L'application de gestion des stocks peut s'intégrer à d'autres départements de votre entreprise, tels que les achats, les ventes, les comptes, etc. Cette intégration transparente évite aux entreprises de collecter manuellement les données de différents services et de les fusionner dans un classeur Excel.
L'expansion implique souvent de faire des affaires simultanément sur plusieurs marchés de vente. Avec Excel, vous devrez créer et gérer plusieurs classeurs d'inventaire pour différents canaux de vente et vous efforcer de les maintenir fiables et à jour.
L'application de gestion des stocks facilite le processus en intégrant tous les canaux. Vous n'aurez pas à vous soucier de la gestion de données aussi complètes avec une application de gestion des stocks, car elle collectera automatiquement les données et fournira un suivi des stocks en temps réel.
4. La prévision et la planification sont plus faciles
La gestion des stocks dans Excel est à la traîne en raison de la nature de la saisie manuelle. Cet écart entre l'inventaire des feuilles de calcul et l'inventaire des entrepôts devient un obstacle majeur à l'efficacité des prévisions, de la planification et de la prise de décision. En fin de compte, les entreprises ont du mal à répondre aux demandes toujours croissantes du marché et ne parviennent pas à concurrencer les entreprises qui utilisent des solutions automatisées.
L'utilisation d'une application de gestion des stocks élimine cet écart avec des données d'inventaire en temps réel. À tout moment, vous êtes au courant des niveaux de stock dans plusieurs emplacements, des bons de commande, etc. Les prévisions et la planification deviennent plus faciles et plus précises à l'aide de données accessibles en temps réel.
5. Augmentez la sécurité des données avec un accès basé sur les rôles
Contrairement à Excel, l'application de gestion des stocks fournit un accès basé sur les rôles. Les administrateurs peuvent attribuer des rôles avec différentes autorisations et niveaux d'accès.
Un responsable d'entrepôt, par exemple, peut avoir un accès complet à l'application avec l'autorisation d'accéder aux données disponibles, de générer des rapports, de passer des commandes, etc. En même temps, l'employé de saisie de données ne peut accéder qu'aux écrans de saisie de données.
L'accès basé sur les rôles permet d'établir et de maintenir la hiérarchie de l'entreprise et d'améliorer la sécurité des informations sensibles de l'entreprise. De plus, cela aide à garder une trace des modifications apportées au système, qui les a faites et quand. Cela augmente la responsabilité et réduit les possibilités d'atteintes à la vie privée et de fraude. Vérifier Qu'est-ce que le contrôle d'accès et pourquoi en avez-vous besoin ?
Les applications de gestion des stocks vous aident à développer votre entreprise
Excel est généralement suffisant pour une petite entreprise, surtout si elle n'a pas l'argent à dépenser pour des applications et des services spécialisés. Cependant, cela constitue un obstacle à l'évolutivité lorsque votre entreprise se développe. Par conséquent, il viendra un moment où des problèmes notables surgiront. Le moment venu, une application spécialisée de gestion des stocks fait partie de la solution.
Avec une application de gestion des stocks, les entreprises peuvent mieux gérer leur stock en automatisant le processus, en supprimant les erreurs humaines et en améliorant la collaboration. Cependant, l'automatisation ne doit pas se limiter à la gestion des stocks. Les entreprises doivent toujours s'efforcer d'améliorer leur efficacité et leur rentabilité en automatisant divers aspects du travail. Vous pouvez voir maintenant L'automatisation peut-elle remplacer les personnes ? Les principaux rôles que jouent les humains dans la cybersécurité.
