Comment créer un modèle Google Docs personnalisé sans GSuite

Si vous utilisez Google Documents pour la majeure partie de votre travail, vous remarquerez peut-être que vous utilisez le même format de document, encore et encore. Au lieu de copier le formatage et les styles d'anciens documents, il est beaucoup plus facile de créer un modèle pour ce type de document. Ainsi, lorsque vous souhaitez créer un nouveau document de ce type, vous pouvez télécharger le formulaire Google Docs et effectuer le travail à votre place.

Comment créer un modèle Google Docs personnalisé sans GSuite - Tutoriels Google

À un moment donné, Google Docs utilise une fonctionnalité avec laquelle vous pouvez créer un modèle et le soumettre à la galerie de modèles. Cela a rendu très facile la configuration d'un modèle à utiliser encore et encore pour les nouveaux documents. Cependant, Google a depuis supprimé les formulaires personnalisés des documents Google classiques et les a transférés vers le service G Suite, qui nécessite l'utilisation de paiements réguliers. Les utilisateurs réguliers peuvent toujours utiliser des formulaires Google prédéfinis, mais ne peuvent pas télécharger les leurs. Pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas payer uniquement pour un modèle, voyons comment vous pouvez créer un modèle manuellement par vous-même.

Mettre en place le modèle

Pour ce faire, nous allons créer un document qui nous servira de modèle. Si vous souhaitez créer un formulaire à partir de rien, créez un document vide en cliquant sur le bouton "Nouveau document" de la page d'accueil de Google Documents.

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Si vous avez déjà un document qui utilise le format que vous voulez utiliser, n'hésitez pas à l'utiliser à la place. Bien sûr, vous devrez en supprimer toutes les données afin de pouvoir l'utiliser pour de futurs documents. Pour éviter de perdre un travail, vous pouvez faire une copie du document en l'ouvrant, puis en cliquant sur "Fichier", suivi de "Créer une copie ...". Cela créera un fichier dupliqué que vous pourrez modifier librement pour votre modèle.

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Nous allons maintenant construire ce document en tant que modèle. Pour ce faire, configurez le document de sorte que toute la mise en forme soit basique, mais qu'aucune donnée ne se trouve dans les champs. Ainsi, lorsque nous utiliserons le modèle à l’avenir, nous n’aurons plus qu’à saisir les données nécessaires. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, nous avons mis un exemple de document qui nécessite vos informations personnelles. Nous y mettons tous les champs sont présents mais ne contiennent aucune donnée, nous pouvons donc les remplir chaque fois que nous utilisons le modèle.

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Si cela facilite les choses, n'hésitez pas à laisser le texte donné pour vous rappeler ce qui est écrit partout. Par exemple, si vous disposez d'un formulaire électronique, vous devrez peut-être inclure un texte tel que " " Et le " «Pour vous rappeler ce que vous voulez insérer dans ces sections. Vous pouvez également mettre en forme le texte de l'espace réservé en fonction du style dans lequel vous souhaitez que vos réponses soient.Ainsi, sans GSuite, vous ne pourriez pas apporter de modifications manuellement à chaque fois.

Une fois que vous avez préparé votre formulaire comme vous le souhaitez, placez le nom du document dans un élément que vous n'oublierez pas. Maintenant que vous l'avez configuré, vous avez un modèle à utiliser pour les futurs documents.

Trouver le modèle

Cependant, il y a un gros problème: ce document est presque identique à tous les autres documents de Google Drive. Si vous créez beaucoup de documents, votre modèle risque d'être perdu parmi eux. Il peut être frustrant de faire une recherche dans Google Docs chaque fois que vous souhaitez utiliser le formulaire. Faisons un peu plus facile de trouver notre modèle quand nous en avons besoin.

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Créer un dossier

Une façon de faire est de créer un dossier appelé "Templates" et vous y mettrez le document. Tout d'abord, allez sur Google Drive. Puis cliquez avec le bouton droit sur une zone que le fichier ou le dossier n'occupe pas et cliquez sur Nouveau dossier.

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Appelez ce dossier "Templates", puis cliquez sur "Create".

Maintenant, déplacez le modèle dans le dossier. Vous pouvez le faire en cliquant dessus et en le faisant glisser dans le dossier ou en faisant un clic droit sur le fichier, en sélectionnant "Déplacer vers ...", puis en sélectionnant le dossier du modèle.

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Les dossiers étant généralement placés au-dessus des documents, nous avons toujours un accès clair aux formulaires, quel que soit le nombre de documents créés.

Mettez en surbrillance le modèle

Au lieu de cela, vous pouvez mettre en évidence le document pour le rendre plus facile à trouver plus tard. Pour démarrer un document, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris dans Google Drive, puis cliquez sur "Ajouter une étoile".

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Lorsque vous cliquez sur la catégorie "Favoris" à droite de Google Drive, seuls les documents que vous avez affichés sont affichés. C'est un excellent moyen d'accéder rapidement et facilement aux fichiers importants.

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Utilisez le modèle

Maintenant que vous avez un moule préparé et qu’il est facile de le trouver, vous pouvez l’utiliser pour faciliter la création de documents. Pour l'utiliser, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier dans Google Drive et de cliquer sur "Créer une copie". Si vous êtes dans Google Documents, vous pouvez fournir une copie du document de la même manière que celle utilisée précédemment dans cet article.

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Donnez à la version un nom mémorable.

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Cela créera une nouvelle version du modèle que vous pouvez remplir comme bon vous semble. Vous pouvez maintenant remplir les champs que vous avez configurés précédemment tout en conservant le modèle sain d'origine pour les futurs documents.

Modèles durs

Une fois que Google a supprimé les formulaires générés par l'utilisateur de Google Basic Docs, les utilisateurs doivent désormais utiliser leurs modèles et les utiliser manuellement. Maintenant, vous savez comment on fonctionne, comment le retrouver facilement et comment l’utiliser pour faciliter la création de documents.

Les modèles sont-ils importants pour le flux de travail? S'il vous plaît laissez-nous savoir ci-dessous.

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