Comment créer un CRM simple dans Google Sheets

La gestion de la relation client (CRM) est une approche permettant de gérer l'interaction d'une entreprise avec les clients existants et d'acquérir plus rapidement de nouveaux clients. Cette approche analyse les données d'historique des clients avec l'entreprise afin de fournir et d'améliorer les meilleures relations commerciales avec les clients, avec un accent particulier sur la fidélisation des clients, afin de stimuler la croissance des ventes. Vérifier Les meilleurs outils de collaboration avec les membres de votre équipe.

Où gardez-vous des notes sur les clients actuels et potentiels ? Le mettez-vous sur votre bureau ou dans un document sur votre disque dur ? Cela peut créer des défis supplémentaires pour vous :

  1. Trouvez-le quand vous en avez besoin.
  2. Envoyez-le à vos collègues, qui devront également le retrouver.

Comment créer un CRM simple dans Google Sheets - Instructions

Pour ajouter à cela, la disparition des notes devient surtout le cas lorsque le client est déjà au téléphone. Mais il n'a pas à être de cette façon. Si vous êtes coincé à essayer de trouver l'application CRM parfaite, ou si vous n'êtes pas tout à fait prêt à investir dans l'option que vous souhaitez, pourquoi ne pas en créer une fonctionnelle dans Google Sheets ? Voici comment.

1. Ajoutez des titres et figez la ligne supérieure du CRM dans Google Sheets

Vous commencez par ajouter les noms des champs que vous souhaitez inclure en haut de la feuille de calcul. Le nom, le numéro de téléphone, l'e-mail, la date de l'appel, le statut et les notes sont quelques-unes des colonnes de base que vous voudrez peut-être utiliser.

Comment créer un CRM simple dans Google Sheets - Instructions

Vous devrez également tenir compte de certains des piliers propres à votre entreprise ou à votre cycle de vente. Quelles informations seront utiles au moment de reprendre la conversation ?

Cela peut être n'importe quoi : le budget du client potentiel, le produit ou le service souhaité, à qui il a déjà parlé, le lieu de travail, etc. Si vous avez un système existant, c'est un autre endroit pour chercher une référence.

Une fois que vous avez sélectionné et saisi vos adresses, vous pouvez figer la ligne supérieure de votre feuille Google. pour faire cela:

  1. Sélectionnez la ligne entière.
  2. Aller à Afficher Dans le coin supérieur gauche.
  3. Sélectionner gel.
  4. Choisissez une ligne.

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Maintenant, pendant que vous faites défiler, les titres resteront épinglés en haut.

2. Ajouter des listes déroulantes et un codage couleur conditionnel au CRM dans Google Sheets

Pour les réponses que vous pensez être répétitives, vous pouvez ajouter une liste déroulante d'options sous n'importe quel titre, ce qui vous sera utile. Quelques exemples sont les noms de produits ou de services ou une liste de vendeurs.

La création d'une liste déroulante est également un excellent moyen d'ajouter une colonne Statut de l'entreprise à votre feuille de calcul Google. Les cas vous donneront un aperçu rapide de la position du prospect dans le cycle de vente. Pour faire ça:

  1. Cliquez dans la cellule sous l'adresse indiquée.
  2. Aller à Les données dans le menu en haut à gauche.
  3. Sélectionner La validation des données.
  4. Dans les options à côté de Critères, choisissez Liste de portée.
  5. Dans le champ à côté, entrez les mots que vous souhaitez inclure, séparés par une virgule.
  6. Clique sur Sauvegarder Une fois votre liste prête.

Comment créer un CRM simple dans Google Sheets - Instructions

Votre liste d'options apparaîtra maintenant dans la cellule, et vous pouvez ajouter un code couleur conditionnel pour vous aider à naviguer dans votre CRM.

Vous trouverez mise en forme conditionnelle Dans une liste Format au sommet. Une fois que vous avez cliqué dessus, une barre d'outils s'ouvre sur le côté où vous pouvez personnaliser une plage de cellules. Cliquez sur la cellule contenant la liste déroulante et ajoutez vos couleurs en suivant ces étapes.

  1. Sous Règles de mise en forme, choisissez la condition que vous souhaitez utiliser pour déclencher la règle sous Formater les cellules si et sélectionnez Le texte contient.
  2. Un champ apparaîtra pour que vous saisissiez le mot que vous souhaitez colorier.
  3. Sous Style de mise en forme, modifiez la couleur d'arrière-plan selon la couleur souhaitée. Les couleurs pastel clair fonctionnent mieux avec du texte noir.
  4. Une fois que vous êtes prêt, appuyez sur Terminé.
  5. Répétez avec les options restantes.

Comment créer un CRM simple dans Google Sheets - Instructions

Lorsque vous cliquez sur les options du menu, la couleur de la cellule va maintenant changer. Pour ajouter cette mise en forme à toute la colonne, copiez la cellule et sélectionnez la colonne en cliquant sur sa lettre en haut. Avant de coller, désélectionnez la cellule de titre en maintenant CMD ou CTRL enfoncé et en cliquant dessus. Vérifier Quelques moyens simples de rechercher Google Sheets (avec des exemples).

3. Autres formats utiles pour créer un CRM dans Google Sheets

Pour vous assurer que vos entrées se ressemblent à chaque fois, vous pouvez ajouter une mise en forme supplémentaire aux colonnes de la feuille. Si votre CRM a une colonne de date, vous pouvez garder ces données cohérentes en ajoutant un format. Pour faire ça:

  1. Cliquez sur la lettre en haut de la colonne de date pour tout sélectionner.
  2. Aller à Format dans le menu du haut.
  3. Sélectionnez le numéro.
  4. Choisissez une date.

Désormais, chaque fois que vous saisissez une date, la feuille la formate de la même manière à chaque fois.

Vous pouvez également le faire pour conserver la cohérence de toutes les devises de votre CRM. Suivez les mêmes étapes, mais choisissez parmi une variété d'options disponibles ou accédez à Devise personnalisée pour plus d'options, y compris différents types.

Un autre avantage de la cohérence de vos données est que vous pouvez utiliser la fonction de tri de Google Sheets pour trouver rapidement des informations.

4. Ajouter des notes au CRM dans Google Sheets

Si vous souhaitez tout conserver au même endroit, vous pouvez ajouter des notes directement dans Google Sheet. Bien que cela puisse sembler imprécis au début, un peu de coordination peut vous aider à garder les choses propres et organisées.

Comment créer un CRM simple dans Google Sheets - Instructions

Voici quelques conseils pour vous aider à prendre des notes dans votre CRM :

  1. Double-cliquez sur la cellule pour la modifier.
  2. Vous pouvez ajouter un saut de ligne en appuyant sur Option + Entrée Sur un Mac ou Ctrl + Entrée Sous Windows.
  3. Vous pouvez ajouter un point en appuyant sur Variante + 8 Sur un Mac ou Alt + 0149 Sous Windows.
  4. Pour éviter d'utiliser l'abréviation de la puce à chaque fois, copiez-la et collez-la.
  5. Si vous préférez, vous pouvez utiliser des tirets comme des points pour faciliter les choses.
  6. Définissez votre habillage de texte sur Agrafe Pour garder le texte bien rangé au lieu de s'étirer.
  7. Le clip empêchera les cellules de devenir trop longues.
  8. Une fois que vous double-cliquez dessus, vous pouvez afficher l'intégralité de son contenu.

Alternativement, si vous souhaitez créer un document séparé pour chaque prospect, vous pouvez utiliser cette colonne pour confondre Google Docs.

Conservez toutes vos notes de relation client ensemble dans Sheets

Trouver le bon CRM pour vous et votre équipe est un projet en soi, surtout si vous êtes une petite équipe ou si vous débutez. Vous n'avez peut-être pas besoin de toutes les fonctionnalités fournies avec certains abonnements CRM, ou vous n'êtes pas encore prêt à investir dans un abonnement.

En attendant, vous pouvez suivre toutes vos notes de vente dans Sheets. La première étape consiste à décider du type d'informations que vous devez collecter pour faciliter le bon déroulement de la vente. À partir de là, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour faire exactement ce dont vous avez besoin. De cette façon, vous risquez moins de perdre des informations utiles sur des cahiers ou des bouts de papier. Vous pouvez désormais visualiser Meilleures applications pour créer des propositions de contrat et des conditions.

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