Les e-mails sont l'un des moyens de communication professionnelle les plus importants entre diverses personnes et entreprises du monde entier. Il vous permet d'envoyer un message à un grand nombre de destinataires en même temps.
Avez-vous déjà reçu un e-mail mal écrit dans votre boîte de réception ? Vous vous êtes peut-être demandé de quoi parlait cet e-mail, comment y répondre et pourquoi il était rédigé de la sorte. Pour éviter de recevoir un e-mail bâclé ou mauvais, consultez notre liste d'erreurs courantes dans les e-mails professionnels. Vérifier Les meilleurs outils de vérification des e-mails.
1. La ligne d'objet est manquante
Une erreur courante lors de la rédaction d'e-mails professionnels consiste à ne pas inclure la ligne d'objet. Le sujet est la première chose qu'une personne voit lorsqu'elle ouvre son compte de messagerie. Si quelqu'un reçoit un nombre écrasant d'e-mails, un e-mail sans objet descriptif et approprié sera probablement ignoré.
Apparaître Recherche sur le blog HubSpot Une ligne d'objet efficace et compréhensible doit susciter la curiosité et être personnalisée. Faites savoir au destinataire pourquoi votre e-mail est important via la ligne d'objet. L'objet « Newsletter 1 » est vague et n'intéresse personne. Mais le sujet "Newsletter 1 : Top performers of the month" est susceptible d'obtenir plus de vues.
2. Utiliser le mauvais ton
Le ton de l'e-mail peut refléter la façon dont vous voulez être vu. Votre choix de mots reflète un ton positif ou négatif. Par exemple, commenter que l'idée de quelqu'un est "étrange" a une connotation différente de dire que l'idée est "unique". Vous devriez essayer d'apprendre à distinguer les accents de sens et à choisir les bons mots.
Les e-mails professionnels doivent avoir un aspect professionnel. Le degré de formalité dépend de votre culture de travail et de vos relations professionnelles avec le destinataire. Si la culture de travail est conviviale ou si vous êtes un collègue de longue date, vous pouvez commencer votre e-mail professionnel par "Salut Khaled". Mais si vous communiquez avec quelqu'un que vous ne connaissez pas dans une autre entreprise, vous pouvez vous adresser à lui en toute sécurité en utilisant le format "Cher M. Mahmoud".
En cas de doute sur la pertinence de votre choix de mots, vous pouvez consulter un dictionnaire ou un glossaire en ligne. Comprend un assistant d'écriture en ligne gramaticalmente Également sur le détecteur de tonalité d'écriture dans ses caractéristiques. Vous pouvez modifier le ton dans les paramètres pour un son confiant et professionnel. Vérifier Les meilleures alternatives à Grammarly pour répondre à vos besoins.
3. Détails et pièces jointes manquants
Il peut être ennuyeux de recevoir un e-mail professionnel avec des détails incomplets. Envoyer constamment des e-mails pour obtenir des informations est une perte de temps. Pour éviter cela, décrivez tous les éléments essentiels : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Vous pouvez suivre le format suivant :
- le premier paragraphe: la salutation et le point principal de l'e-mail.
- la deuxième paragrapheTous les détails pertinents que le destinataire doit connaître sur le sujet.
- Troisième paragraphe: Un appel à l'action (par exemple avez-vous besoin d'obtenir une réponse, d'établir un lien, etc.).
- Quatrième paragraphe: Merci.
N'oubliez pas de joindre tout autre fichier dont votre destinataire a besoin. Une erreur courante consiste à dire que vous avez joint un fichier sans le faire ! Vous pouvez éviter cela en lisant votre e-mail avant de l'envoyer. Vérifier Les meilleurs moyens de nettoyage des e-mails pour organiser et gérer votre boîte de réception.
4. Négliger la modification et l'audit
Un e-mail plein d'erreurs grammaticales et de phrases incohérentes semble peu professionnel. Le destinataire peut penser que vous n'avez pas réfléchi à votre communication. Les erreurs se produisent généralement lorsque vous êtes pressé ou pensez plus vite que vous ne tapez. Mais il existe des moyens qui peuvent vous aider à les éviter ou à les réduire.
Vous pouvez commencer par un aperçu avant de remplir tous les détails. Après avoir rédigé votre e-mail, prenez le temps de le relire avant d'appuyer sur envoyer. Comme il est difficile de repérer les erreurs lorsque vous écrivez, vous pouvez utiliser des outils en ligne. Si vous n'aimez pas télécharger des applications et des extensions, allez-y Les meilleurs outils de vérification orthographique et grammaticale sans aucun téléchargement.
5. Une adresse e-mail non professionnelle
Imaginez comment un client ou un collègue réagirait s'il recevait un e-mail de spongebob@hotmail.com. Les adresses e-mail non professionnelles vous font paraître, eh bien, non professionnelles. Pour éviter ces erreurs stupides, utilisez votre e-mail professionnel.
Si vous n'avez pas d'e-mail d'entreprise, lisez la suite Comment utiliser une adresse e-mail personnalisée avec Gmail Pour les e-mails professionnels. Disons que Gmail n'est pas votre service. Vous pouvez explorer les options de configuration d'un e-mail personnalisé avec les fournisseurs de messagerie les plus populaires, mieux que Gmail et Yahoo Mail. Vérifier Nos recommandations pour les meilleurs fournisseurs d'hébergement de messagerie.
6. Absence de bloc de signature
Considérez le bloc de signature comme votre carte de visite. Il est placé après votre signature et contient votre nom complet et vos coordonnées. Le bloc de signature aide le destinataire à identifier votre entreprise et le poste que vous occupez. Il permet également aux destinataires de trouver rapidement vos informations s'ils ont besoin de vous joindre par des canaux autres que le courrier électronique.
Demandez à votre entreprise si elle dispose du format de bloc de signature requis. Sinon, vous pouvez ajouter les éléments suivants :
- nom et prénom.
- Rôle de l'emploi.
- équipe/service.
- Nom de l'entreprise.
- numéro de contact.
- Emplacement de la société.
- Comptes de médias sociaux de l'entreprise.
Vous pouvez personnaliser le bloc de signature dans les paramètres de messagerie. N'oubliez pas de modifier et de relire également cette partie. Une fois enregistré, le bloc de signature sera inclus dans votre e-mail sortant.
7. Ne pas connaître la différence entre "cc" et "bcc"
Cc et Bcc sont les champs après la partie "à". Une erreur courante est de ne pas savoir quand utiliser lesquels. Cc signifie "copier vers". Lorsque vous ajoutez l'adresse e-mail de quelqu'un en CC :
- Il recevra également une copie de l'e-mail
- Son adresse e-mail s'affiche sous le destinataire principal dans le champ À.
- Informé du contact mais pas obligé d'agir ou de répondre à l'e-mail.
Vous pouvez utiliser CC pour faire savoir au destinataire principal que vous tenez les autres au courant. Par exemple, vous souhaitez informer votre responsable de l'avancement du projet de votre équipe. Ainsi, les adresses de vos coéquipiers doivent figurer dans le champ À, tandis que l'adresse de votre responsable doit figurer dans le champ Cc.
Cci signifie Cci. Lors de l'ajout de l'adresse e-mail de quelqu'un en Cci :
- Recevez une copie de l'e-mail.
- Son adresse e-mail ne sera pas révélée aux autres destinataires.
Vous pouvez utiliser bcc pour empêcher les gens de contourner les boîtes de réception. Si quelqu'un des champs À ou Cc appuie sur Répondre à tous, les destinataires en Cci ne recevront pas d'e-mail. Vous pouvez également utiliser Cci pour empêcher les autres destinataires de savoir que quelqu'un d'autre est inclus dans l'e-mail. Par exemple, si vous envoyez la même newsletter à tous vos clients, vous ne voudrez pas exposer leurs adresses e-mail les unes aux autres. Vérifier Comment les gens savent-ils que vous avez ouvert des e-mails (et comment les arrêter).
8. Envoyez un e-mail en dehors des heures d'ouverture
Il est facile de se laisser emporter par l'excitation d'un nouveau projet et d'envoyer un e-mail à votre patron ou à vos collègues à XNUMXh du matin. Cependant, cela peut devenir un problème. Votre patron ou vos collègues peuvent penser que vous ne respectez pas leur temps.
S'il ne s'agit pas d'une urgence, envoyez-le dans les heures ouvrables et laissez aux autres le temps de répondre. De plus, si votre problème est urgent, il est préférable d'envoyer un SMS, un appel ou un message instantané. Une bonne solution serait de programmer des e-mails. aidera Les meilleurs outils de planification d'e-mails Ce que vous devriez essayer pour envoyer votre e-mail dans la boîte de réception de quelqu'un au bon moment de la journée.
9. Réponse tardive
Lorsque vous répondez tardivement aux e-mails, cela peut refléter votre manque d'engagement dans votre travail. Une règle simple consiste à répondre dans les 24 heures ou dans le délai spécifié par l'expéditeur. Communiquez rapidement et clairement si vous avez besoin de plus de temps pour formuler une réponse.
C'est une bonne pratique d'activer les fonctions de réponse automatique de vos e-mails si vous êtes occupé ou absent du bureau. Par exemple, vous pouvez vérifier comment Configurer une réponse automatique récurrente dans Gmail. Le service de messagerie contient également divers formulaires qui vous permettent d'enregistrer des réponses prédéfinies.
Évitez les erreurs courantes dans les e-mails et faites bonne impression
Les e-mails que vous créez peuvent laisser une impression positive ou négative auprès de vos collègues. Pour améliorer l'étiquette professionnelle des e-mails, évitez ces erreurs courantes dans les e-mails professionnels. Et rappelez-vous, en cas de doute, ne l'envoyez pas !
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour composer des e-mails, essayez les modèles d'e-mail. Leur utilisation garantit que votre communication avec le destinataire semble professionnelle. Commencez à explorer les plates-formes qui vous permettent de télécharger des packs de modèles gratuits que vous pouvez utiliser dans votre application de messagerie. Vous pouvez voir maintenant La meilleure façon de terminer les e-mails de manière professionnelle.
