Être un assistant virtuel qui fournit l'assistance à distance nécessaire peut être accablant, en particulier lorsque vous avez un ensemble de tâches différent ou similaire pour de nombreux clients. Et puisque vous travaillez à distance, il est essentiel d'automatiser la plupart de vos activités avec des outils logiciels pour augmenter la productivité et améliorer votre temps de réponse.
Dans cet article, nous allons passer en revue un ensemble d'outils et d'applications de base que chaque assistant virtuel de son kit devrait avoir. Ces outils simplifieront votre flux de travail et enrichiront votre expérience en tant qu'assistant virtuel en herbe ou avancé. Mais avant de le dévoiler, passons brièvement au concept d'assistance virtuelle. Vérifier Les meilleures façons de se démarquer en travaillant à distance.
Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?
Bien que ce domaine se développe très rapidement, beaucoup de gens ignorent ce qu'on entend par assistant virtuel et ce qu'il propose, et ils n'ont aucune idée de son rôle essentiel dans le domaine de la gestion et du développement des entreprises.
Un assistant virtuel est un individu qui est généralement indépendant et qui fournit des services administratifs et techniques aux entreprises. Puisque tout le travail se fait en ligne (d'où le terme « virtuel »), l'assistant virtuel peut effectuer ses tâches de n'importe où dans le monde.
La meilleure partie ici est que vous n'avez besoin d'aucun type de certificat ou de certification pour l'assistance virtuelle. Vous avez simplement besoin de perfectionner une compétence et d'avoir suffisamment d'expérience pour bien le faire pour différents clients.
De nombreux propriétaires de petites entreprises externalisent les assistants virtuels afin qu'ils puissent se concentrer sur la chose la plus importante de toute entreprise : la croissance. Voici un ensemble d'outils dont chaque assistant virtuel a besoin dans son arsenal.
1. Slack
Maintenir une communication efficace avec vos clients est essentiel en tant qu'assistant virtuel, et Slack fait du bon travail en fournissant tout ce dont vous avez besoin. C'des meilleures plateformes de messagerie instantanée pour les équipes distantes car elle vous permet de communiquer en temps réel avec les clients et les membres de l'équipe lorsque vous travaillez sur un projet.
Vous pouvez différencier les projets à l'aide de canaux et les rendre accessibles uniquement aux personnes autorisées. De plus, Slack dispose d'une fonction de communication intégrée à l'application et d'emojis personnalisés amusants pour des conversations plus relaxantes. Vous pouvez également partager différents fichiers avec une ou plusieurs personnes, y compris des enregistrements audio et des photos.
Télécharger : Slack pour le système d'exploitation Windows | Mac | iOS | Android (Gratuit, Achats in-app disponibles)
2. Espace de travail Google
Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G-Suite, est une collection de différentes applications avec des fonctionnalités et des styles de fonctionnement différents. Cependant, vous n'avez souvent besoin que de huit de ces outils en tant qu'assistant virtuel. Qui comprend:
- Google Docs: vous pouvez l'utiliser pour créer, modifier et formater des documents texte.
- Gmail: Un excellent service de messagerie et de marketing par e-mail.
- Présentations Google: Cette application gratuite répond à tous les besoins de présentation que vous êtes censé servir.
- Feuilles de calcul: Vous pouvez l'utiliser pour la saisie de données et la budgétisation.
- Google Meet: Idéal pour les vidéoconférences et rester en contact avec vos clients.
- Google Forms: Vous pouvez l'utiliser pour répondre à des sondages et obtenir des réponses en temps réel.
- Google DriveCe service est l'un des services de stockage en nuage les moins chers pour les fichiers personnels et professionnels.
- Google Agenda: vous aide à planifier des projets et à rester sur la bonne voie pour respecter les délais.
3. Cal amical
Cal Friendly est une application de planification de gestion d'événements. Cependant, il ne suffit pas comme calendrier autonome. Vous devez l'intégrer à une application de calendrier comme Google Calendar ou iCloud Calendar pour automatiser et simplifier vos réunions. Il dispose également de différentes périodes de temps prêtes à l'emploi : 15, 30 et 60 minutes.
Vous pouvez programmer une réunion à différentes dates et heures, et vos invités peuvent spécifier leur disponibilité sur le calendrier. Cependant, les clients peuvent toujours choisir l'heure exacte disponible, quelles que soient les périodes, mais dans la plage horaire que vous indiquez. Vérifier Quelques erreurs de communication courantes à éviter dans les équipes virtuelles (et quoi faire).
Télécharger : Cal Friendly pour iOS | Android (Gratuit, Achats in-app disponibles)
4. Canva
Dans la plupart des cas, une partie de vos responsabilités administratives en tant qu'assistant virtuel peut inclure la conception graphique. Par conséquent, il serait préférable d'avoir une application de conception dédiée. Canva sera votre application incontournable pour tout ce qui concerne la conception graphique. Vous pouvez l'utiliser pour concevoir des bannières de médias sociaux, des dépliants, des dépliants circulaires, des cartes, etc.
Plus important encore, vous pouvez manipuler les polices, les formulaires, les images et les éléments gratuits de Canva pour créer des designs époustouflants.
Télécharger : Canva pour le système d'exploitation Windows | Mac | iOS | Android (Gratuit, Achats in-app disponibles)
5. Hootsuite
Hootsuite est une application de gestion de réseau social communautaire qui vous permet de surveiller et de naviguer sur différents sites de médias sociaux à partir d'un seul endroit au lieu d'ouvrir plusieurs onglets. Il est compatible avec Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, etc.
Créez, modifiez, formatez et planifiez du contenu pour chaque plate-forme, validez les informations et gérez efficacement votre audience client. Bien que la version gratuite soit excellente, la version pro vous donne accès à des fonctionnalités plus complètes, surtout si vous avez une clientèle exigeante. Vérifier Les meilleures applications pour vous aider à automatiser les tâches répétitives.
6. Asana
Asana vous permet de collaborer et de gérer des projets de manière transparente. Si vous travaillez avec une équipe, vous pouvez ajouter des membres à votre lieu de travail sur Asana, où vous pouvez surveiller leur flux de travail. Vous pouvez également intégrer Google Agenda et Google Drive dans cette application pour vous permettre de définir des rappels pour les tâches et les événements.
De plus, Asana vous permet de distinguer des projets ou des informations spécifiques à l'aide d'un code couleur et d'ajouter des pièces jointes si nécessaire. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour indiquer les projets hautement prioritaires, le jaune pour les projets en cours, le bleu pour les projets en cours d'examen et le vert pour les projets terminés. Vérifier Comparaison d'Asana et de Jira : qu'est-ce qui est le mieux en méthodologie Agile ?
Télécharger : Asana pour le système iOS | Android | Mac (Gratuit, Achats in-app disponibles)
7. Time Doctor
La gestion du temps est une compétence très importante sur le marché du travail à distance que chaque assistant virtuel devrait posséder. Cependant, vous aurez besoin d'une application pour vous aider à rester concentré, surtout si votre salaire est horaire. TimeDoctor vous permet de suivre votre travail et votre temps libre et de voir vos réalisations quotidiennes. Génère des rapports sur le temps passé sur chaque projet et tâche.
TimeDoctor vous aide également à gérer les distractions. Il surveille la durée d'utilisation du Web et de l'application lorsque vous travaillez. Et lorsque vous dépassez le temps défini, il vous avertira avec une fenêtre contextuelle. Il vous avertit également lorsque votre ordinateur est resté inactif pendant plus longtemps que les heures normales de travail. Cependant, vous pouvez régler l'heure manuellement si nécessaire.
Télécharger : TimeDoctor pour Android | Mac | Windows | Linux/Unix (Gratuit, Achats in-app disponibles)
8 Mailchimp
MailChimp vous permet de gérer et de vous connecter avec les audiences de vos clients et clients. Lorsque vos clients lancent un nouveau produit ou service, vous pouvez utiliser MailChimp pour présenter ces produits à votre public cible à l'aide de newsletters ou de campagnes publicitaires.
L'application vous permet de segmenter les newsletters, d'envoyer des e-mails en masse et d'analyser les performances de chaque campagne publicitaire. Vous pouvez également intégrer d'autres outils, tels que Shopify et Stripe, à la plateforme. Vérifier Les meilleurs conseils que vous pouvez utiliser pour attirer plus de clients en tant que pigiste.
Télécharger : MailChimp pour le système iOS | Android (Gratuit, Achats in-app disponibles)
9. Transport
Sur les transports Il s'agit d'une autre plate-forme marketing et CRM qui vous aide à coordonner les activités commerciales de vos clients à partir d'une plate-forme unique. En d'autres termes, vous pouvez utiliser Ontraport pour présenter des produits au public cible d'un client et gérer simultanément les interactions avec les clients.
Vous pouvez importer et exporter des contacts, créer des entonnoirs de vente et automatiser des campagnes marketing pour améliorer vos affaires. De plus, l'interface n'est pas très intuitive pour les débutants. Cependant, il peut être contourné avec un peu de pratique. Il est également disponible sous forme de plateforme Web et d'application mobile.
10. Grammaire
En tant qu'assistant virtuel, vous devez toujours être au top du jeu pour le contenu que vous créez, et l'utilisation de cette application vous aidera à y parvenir. Grammarly est une plate-forme d'édition Web étendue qui examine le contenu du texte pour les erreurs grammaticales, la verbosité, l'orthographe, la ponctuation, le plagiat et la qualité du rendu.
L'application utilise l'intelligence artificielle pour garantir que votre contenu est pratiquement irréprochable et facile à comprendre. Vous pouvez vérifier si le contenu que vous avez créé est attrayant et à quelle catégorie de personnes il appartient. Cependant, la version gratuite est limitée et vous devrez vous inscrire à la version payante pour profiter de toutes les fonctionnalités intéressantes. Vérifier Les meilleures alternatives à Grammarly pour répondre à vos besoins.
Vous pouvez également enregistrer vos documents et y revenir si nécessaire.
Télécharger : Grammaire pour Android iOS | Mac | Windows (Gratuit, Achats in-app disponibles)
Démarquez-vous dans votre carrière en tant qu'assistant virtuel
L'assistance virtuelle est une industrie en croissance rapide; Ainsi, un bon niveau de saturation peut être attendu dans un proche avenir. Acquérir des compétences de base en assistant virtuel est essentiel pour rester pertinent dans l'industrie. Cependant, combiner ces outils que nous avons répertoriés avec vos compétences vous aidera à vous démarquer dans votre carrière.
Enfin, si vous êtes nouveau dans le domaine, vous devez d'abord apprendre à devenir un assistant virtuel avant de commencer à chercher des outils. Consommer des informations fondamentales sur un cheminement de carrière vous aide à ne pas abuser de ces outils à long terme. Vous pouvez désormais visualiser Les meilleurs sites de planification de carrière pour vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.
