Google Workspace تُقدم مجموعة مُتكاملة من الأدوات المُصممة لتبسيط مهامك اليومية وزيادة كفاءتك. سواء كنت تعمل على كتابة التقارير، إدارة رسائل البريد الإلكتروني، أو إعداد العروض التقديمية، ستجد أنَّ هذه الميزات الذكية تُوفر الوقت وتُسهِل إنجاز المهام. في هذا المقال، سنستعرض أبرز هذه الميزات وكيف يُمكنها تعزيز إنتاجيتك في بيئة العمل أو أثناء الدراسة.
روابط سريعة
1. استخدام الكتابة الصوتية في مُستندات Google والعروض التقديمية
أفضل استخدام مُستندات Google على Microsoft Word وجداول بيانات Google على Excel. ومع ذلك، بغض النظر عن المنصة، لا يُمكن إنكار أنَّ كتابة المستندات الطويلة أو العروض التقديمية يُمكن أن تصبح مُملة ومُجهدة بسرعة، خاصةً إذا كنت تعمل على شيء ثقيل المحتوى إلى حد ما وتحت مواعيد نهائية ضيقة. في أوقات كهذه، اعتمدتُ على استخدام ميزة الكتابة الصوتية على كلتا المنصتين.
لاستخدام هذه الميزة، افتح مُستند Google وحدد الأدوات. ثم اختر الكتابة الصوتية من قائمة الخيارات التي تراها. تأكد من وضع المؤشر في المكان الذي تُريد ظهور النص فيه وانقر فوق رمز الميكروفون.
يُمكنك الآن البدء في التحدث وستقوم Google بنسخ المحتوى الصوتي الخاص بك إلى نص مكتوب. على نحو مُماثل، في العروض التقديمية، افتح عرضًا تقديميًا وحدد “أدوات”. ثم حدد “إملاء ملاحظات المُتحدث” وابدأ في الإملاء.
ملاحظة: لا تضع ميزة الكتابة الصوتية علامات الترقيم تلقائيًا بناءً على فترات التوقف. ومع ذلك، يُمكنك إضافة علامات الترقيم إلى النص باستخدام الأوامر الصوتية مثل “الفاصلة” أو “النقطة” أو “علامة الاستفهام”.
2. وفِّر الوقت باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح على “جداول بيانات Google”
بفضل دعمه للتعاون في الوقت الفعلي، يُعد “جداول بيانات Google” واحدًا من أفضل تطبيقات جداول البيانات. سواء كنت تعمل على البيانات المالية الرئيسية أو حتى المشاريع الشخصية فقط، فقد يُصبح إدارة جدول البيانات والتنقل فيه أمرًا صعبًا إذا كنت تفعل كل شيء بنفسك.
لهذا السبب، من المفيد معرفة اختصارات لوحة المفاتيح التي يُمكن أن تُساعد في تقليل الوقت المُستغرق لأداء المهام المُتكررة.
ضع في اعتبارك أن اختصارات “جداول بيانات Google” تختلف بالنسبة لنظامي التشغيل Windows و Mac، ولكن يُمكنك طباعة ورقة حيل إذا كنت تعمل على التطبيق بشكل مُتكرر. بدلاً من ذلك، احفظ أو دوِّن الصيغ التي تستخدمها كثيرًا، حتى تتمكن من استخدامها بسرعة دون الحاجة إلى الرجوع إلى مستند إضافي.
على الـ Mac الخاص بي، بعض الاختصارات التي أستخدمها كثيرًا هي ⌘ + D لملء البيانات في الخلايا أدناه، و Fn + السهم الأيسر للانتقال إلى بداية الصف، و ⌘ + Backspace للتمرير إلى الخلية النشطة، من بين أمور أخرى.
لقد حفظت هذه الاختصارات، وهي تُوفر لي الكثير من الوقت عند العمل على “جداول بيانات Google”. يُمكنك عرض مجموعة كاملة من اختصارات لوحة المفاتيح عن طريق فتح “جداول بيانات Google”، وتحديد “تعليمات”، والنقر فوق اختصارات لوحة المفاتيح.
3. استخدام “ساعدني في الكتابة” لإنشاء رسائل بريد إلكتروني وردود سريعة
“ساعدني في الكتابة” هي ميزة ذكاء اصطناعي تُتيح لك كتابة رسائل بريد إلكتروني أو ردود بسرعة باستخدام عدد قليل من المُطالبات. على عكس “الإنشاء الذكي”، التي تُقدم اقتراحات أثناء الكتابة، فإنَّ “ساعدني في الكتابة” تذهب خطوة أبعد وتُولد لك بريدًا إلكترونيًا كاملاً. لقد وجدت أنَّ هذه الرسائل الإلكترونية تُقرأ بشكل جيد حقًا. عادةً ما أكون قادرًا على إرسالها إلى المُستلم، بعد إجراء بعض التعديلات السريعة.
إذا لم ترَ رمز “ساعدني في الكتابة” في نافذة “إنشاء” داخل تطبيق Gmail، فمن المحتمل أنك لم تقم بالتسجيل للحصول عليها. لاستخدام ميزة “ساعدني في الكتابة” في Gmail، كل ما عليك فعله هو الاشتراك في Google Workspace Labs. بمجرد الانتهاء من ذلك، يجب أن ترى رمز تعديل مع نجمة فوقه، في الشريط السفلي من نافذة “الإنشاء”.
4. استخدام النماذج على الشرائح لإنشاء عروض تقديمية مُحسَّنة
قد يتطلب إنشاء عرض تقديمي ذو مظهر احترافي الكثير من التفكير والجهد. إذا كنت تُريد تخطي المتاعب، فحاول استخدام أحد النماذج المُصممة مُسبقًا والمُتوفرة ضمن “العروض التقديمية من Google”.
لاستخدام نموذج، افتح “العروض التقديمية من Google”، وحدد “إدراج”، وانقر فوق “نماذج”. سيتم ملء النماذج على الجانب الأيمن من النافذة. مرر لأسفل لعرض خياراتك واختر الخيار الذي تشعر أنه الأنسب.
عادةً ما يعمل النموذج كنقطة بداية جيدة جدًا، ويُمكنك تعديله بشكل أكبر لتحويل الشرائح المُملة على “العروض التقديمية من Google” إلى عرض جذَّاب.
5. إعداد تذكيرات مُتكررة باستخدام Google Keep
إذا كان عليك إعداد تذكيرات مُتكررة حول المهام المتكررة مثل اجتماعات الفريق أو تحديثات المشروع أو حتى المهام الشخصية، فقد ترغب في تسهيل الأمور على نفسك قليلاً من خلال إعداد تذكيرات متكررة. يمكنك القيام بذلك باستخدام Google Keep، وأفضل جزء هو أنه يمكنك إعداد تذكيرات مخصصة إذا لم تكن بحاجة إلى تذكيرات يومية.
لإعداد تذكيرات متكررة، انتقل إلى Google Keep وأنشئ ملاحظة/تذكيرًا. ثم حددها وانقر على رمز الجرس/تذكيرني. يُمكنك الآن تحديد التاريخ والوقت للتذكير واختيار التردد الذي يُناسبك. يحتوي Google Keep على العديد من الميزات الرائعة الأخرى أيضًا، لذا تأكد من استكشاف المنصة لتحقيق أقصى استفادة من إمكانياتها.
6. احصل على أجندة التقويم اليومي عبر البريد الإلكتروني
عندما يكون لديك أيام مليئة بالاجتماعات والالتزامات الشخصية، فقد يصبح من الصعب تتبع كل ما تحتاج إلى القيام به. وبينما يُمكنك بالطبع التحقق من تقويمك على Google من حين لآخر، فقد وجدتُ أنَّ أسهل طريقة للبقاء على اطلاع بجدولي هي الحصول على أجندة التقويم اليومي الخاصة بي عبر البريد الإلكتروني كل صباح.
لتمكين هذه الميزة، افتح تقويم Google على سطح المكتب. مرر الماوس فوق التقويم الذي يظهر في الجزء الأيسر وحدد رمز المزيد. ثم حدد الإعدادات والمشاركة وانقر فوق إشعارات أخرى. أخيرًا، حدد البريد الإلكتروني بجوار الأجندة اليومية.
بمجرد إعداده، ستبدأ في تلقي ملخص مفصل لجميع الأحداث المجدولة لليوم كل صباح. يُمكنك تعطيل هذا الإعداد في أي وقت إذا وجدت أنَّ التذكيرات اليومية غير ضرورية.
7. استخدام إضافة “حفظ إلى Google Drive” لحفظ محتوى الويب على Drive
إذا كنت تستخدم Chrome بانتظام وتجد نفسك تقوم بتنزيل الملفات ثم تحميلها على Google Drive للوصول إليها على أجهزة ومتصفحات أخرى، فحاول تنزيل إضافة “حفظ إلى Google Drive” واستخدامها من متجر Chrome الإلكتروني.
بمجرد تثبيتها على Chrome، يُمكنك التمرير فوق أي ملف أو صورة والنقر بزر الماوس الأيمن فوقها. من القائمة التي تظهر، حدد “حفظ إلى Google Drive”. سيتم بعد ذلك حفظ الملف على Drive مباشرةً، مما يُلغي الحاجة إلى أي عمليات تحميل يدوية.
يمكن أن يُساعدك الاستفادة من هذه النصائح عند استخدام تطبيقات Google Workspace في تحقيق أقصى استفادة من المنصة وإمكانياتها العديدة. يُمكنك الإطلاع الآن على مقارنة بين Google Workspace و Microsoft 365: أيهما أفضل للإنتاجية؟
