Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar tareas de proyectos mediante la aplicación de procesos comerciales específicos a documentos y objetos. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a comprometerse con procesos comerciales coherentes y también mejoran la eficacia y la productividad de la organización al administrar las tareas y los pasos de las transacciones comerciales. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en hacer el trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.
Si usa Slack para la comunicación en grupo, hay una forma sencilla de automatizar esas tareas pequeñas y aburridas que le quitan mucho tiempo.
Con el generador de flujo de trabajo integrado de Slack, puede crear procesos automatizados que se produzcan cada vez que se realice una acción en particular dentro de Slack. Verificar Los mejores consejos y trucos de Slack para aumentar su eficiencia y productividad.
Y en esta guía, le enseñaremos cómo usar una plantilla de flujo de trabajo para crear un flujo de trabajo simple para dar la bienvenida a los miembros del equipo.
Generador de flujos de trabajo de Slack: resumen rápido
¿Qué es un generador de flujos de trabajo en Slack? Proporciona una forma sencilla de crear flujos de trabajo para tareas regulares y rutinarias.
"Flujo de trabajo" en el interior Flojo Una serie de actividades requeridas para completar una tarea. Todo lo que tiene que hacer es tomar el iniciador requerido en Slack para iniciar el flujo de trabajo. Como en el caso de dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo, la acción que hace que se inicie el flujo de trabajo es agregar a alguien a un canal en particular.
Si el administrador de la empresa lo permite, puede crear un modelo de flujo de trabajo que se puede usar varias veces. Y cada vez que se usa un formulario, se le llama instancia. Cuando envía una copia del formulario a los usuarios para que lo completen, está enviando una instancia del formulario de flujo de trabajo original. Cada flujo de trabajo tiene un formulario, pero puede tener varias instancias.
Workflow Builder contiene una variedad de herramientas (que no requieren conocimientos de programación) para automatizar los flujos de trabajo de rutina dentro de su espacio de trabajo de Slack. Según sus necesidades, los flujos de trabajo pueden ser simples o más complejos e incluso estar vinculados a otras aplicaciones y servicios que usa para trabajar a diario.
Los flujos de trabajo pueden administrar el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos comerciales comunes, como la aprobación de un proyecto o la revisión de un documento, mediante la administración y el seguimiento de las tareas humanas involucradas en esos procesos. Verificar Las mejores aplicaciones de Slack que mejoran sus comunicaciones.
Terminología de "Generador de flujo de trabajo"
- Operador: El componente que ejecuta su flujo de trabajo. Puede seleccionar un activador de tipo de acceso directo para iniciar el flujo de trabajo desde su lista de canales, u otro tipo de activador que lo iniciará automáticamente si se realiza una determinada acción.
- escenario: La forma en que las personas interactúan con su flujo de trabajo. Puede agregar pasos que envíen mensajes o formularios personalizados, o usar pasos de las aplicaciones de Slack para conectar su flujo de trabajo con otras herramientas.
- variable: La información enviada a su flujo de trabajo, que se muestra en los pasos. Habrá más variables disponibles para elegir a medida que agregue pasos a su flujo de trabajo.
- Colaborador: Un miembro de su espacio de trabajo con permiso para administrar su flujo de trabajo. Todos los colaboradores pueden editar o eliminar pasos, administrar a otros colaboradores y anular la publicación o eliminar un flujo de trabajo.
Cómo crear un flujo de trabajo de bienvenida simple en Slack
Al igual que las otras funciones útiles dentro de Slack, crear un flujo de trabajo de "hola" personalizado simple y rápido utilizando el formulario integrado de Slack. Primero, abra Slack y vayamos al grano.
Encuentre una plantilla de flujo de trabajo de "Bienvenida" de Slack
- En la esquina superior derecha de su pantalla, seleccione el nombre de su espacio de trabajo. luego seleccione Generador de herramientas y flujos de trabajo.
- Una vez que Workflow Builder esté abierto, seleccione modelos de la barra de herramientas.
- El formulario que desea utilizar se llama Una cálida bienvenida a los nuevos compañeros de equipo. Es el primero de la lista.
Crear un flujo de trabajo
- Seleccione Configuración para usar el modelo de flujo de trabajo.
- En la lista desplegable, seleccione el canal que desea que active el flujo de trabajo cuando se le agregue un nuevo miembro. luego seleccione Próximo.
- Ahora agregaremos un mensaje de bienvenida simple para dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo. Para hacer esto, seleccione Editar junto a Enviar un mensaje a la persona que se unió al canal.
- En el cuadro de texto del mensaje, agregue al mensaje lo que desee y edítelo a su gusto, asegurándose de no eliminar las frases resaltadas en azul. Estos son esenciales para el flujo de trabajo.
- Una vez hecho esto, seleccione Guardar Para guardar el flujo de trabajo. Luego, para publicar su flujo de trabajo, seleccione نشر En la parte superior de la ventana.
En el cuadro de mensaje, puede agregar todo, desde un simple mensaje de "hola" hasta enlaces a documentos importantes como paquetes de bienvenida y guías.
De esta manera, no tiene que enviar manualmente todo a un nuevo usuario cada vez. El flujo de trabajo se ejecutará cada vez que se agregue un nuevo miembro al canal que seleccionó. Maravilloso. ¿correcto?
Es importante tener en cuenta que Workflow Builder solo está disponible para aquellos con planes pagos. Si desea usarlo y no tiene acceso, hable con el administrador de su espacio de trabajo.
Otros flujos de trabajo de Slack que puede crear
Dar la bienvenida a los nuevos miembros es solo el comienzo. Slack ofrece múltiples formularios para automatizar registros diarios, mensajes automáticos cuando se usa un emoji específico y más.
O puede omitir las plantillas disponibles y crear flujos de trabajo totalmente personalizados para satisfacer las necesidades de su equipo. Verificar Slack vs. Teams: qué herramienta de comunicación y colaboración usar.
¿Qué flujos de trabajo creará dentro de Slack?
Ahora que ha creado un flujo de trabajo dentro de Slack, debe tener una comprensión lo suficientemente buena de la herramienta para intentar crear más. ¿Qué vas a automatizar dentro de Slack? Ahora puedes ver Las mejores herramientas de comunicación interna en tu lugar de trabajo.
