Puede notar que su productividad parece estar rezagada porque constantemente tiene dificultades para encontrar tiempo para completar más tareas. Esto se debe en parte a que puede pasar mucho tiempo en tareas repetitivas como responder correos electrónicos o hacer una copia de seguridad de los datos.
Sin embargo, el tiempo es un recurso limitado, ya que solo tiene 24 horas para gastar cada día. La mejor manera de aumentar su tiempo y aumentar su productividad es automatizar las tareas mundanas y repetitivas.
¿Qué es la automatización y cuáles son sus beneficios?
La automatización o automatización se describe como el uso de tecnología para manejar tareas que consumen mucho tiempo o para realizar trabajos repetitivos para reducir los esfuerzos manuales. Al automatizar tareas redundantes, puede ahorrar tiempo y concentrarse en otras actividades generadoras de ingresos.
La automatización también reduce el error humano, mejora la eficiencia operativa, aumenta la escalabilidad y ahorra dinero. Entonces, ¿cómo puedes aprovechar el potencial de la automatización en tus actividades diarias? Aquí hay algunas ideas de automatización del flujo de trabajo que puede usar ahora mismo.
1. Acelera el procesamiento de correos electrónicos
Manejar correos electrónicos puede ser engorroso y llevar mucho tiempo si no encuentra un sistema para administrarlos bien. Esto se debe a que lo más probable es que recibas una gran cantidad de correos electrónicos que requieren tu atención todos los días. Además, si desea hacer crecer su negocio, debe responder con prontitud a las consultas por correo electrónico de los clientes potenciales.
Respuestas automáticas por correo electrónico
La buena noticia es que puedes automatizar algunos de los procesos para que pases menos tiempo cuidando tu bandeja de entrada. Por ejemplo, puede crear un formulario usando datos de un formulario de contacto basado en la web, o usar Estos creadores de formularios de correo electrónico gratuitos , para que no tengas que escribirlo desde cero todo el tiempo. También puede aprovechar las funciones de respuesta automática integradas en los servicios de correo electrónico, por ejemplo, la opción Continuar en Outlook para rastrear y responder correos electrónicos.
Alternativamente, puede usar un servicio de combinación de correo electrónico como GMasa Personalice, programe o envíe automáticamente excelentes correos electrónicos y campañas de marketing a clientes y seguidores potenciales.
Organizar correos electrónicos
Nos aseguramos de que reciba innumerables correos electrónicos diariamente de colegas, familiares y amigos, otras empresas, etc. Y cuando eso sucede, puede ser difícil clasificar los correos electrónicos importantes de la basura. Pero puede automatizar el movimiento de correos electrónicos de una carpeta a otra para solucionar el desorden. puedes usar "filtros” de Gmail o “Reglas” de Outlook para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico.
Estas funciones integradas le permiten eliminar automáticamente los mensajes que contienen un mensaje específico, ordenar los correos electrónicos con un texto específico o de contactos específicos en una carpeta, etc. también echa un vistazo Las mejores formas de limpieza de correo electrónico para organizar y administrar su bandeja de entrada.
extracción de datos
Probablemente pase mucho tiempo buscando en los contactos de su bandeja de entrada información que pueda ayudarlo a comercializar o vender sus artículos. utilizando analizador de correo , puede automatizar este proceso en función de sus propias reglas de análisis.
2. Mejora la comunicación con chatbots
Los bots de chat han revolucionado el servicio al cliente en los últimos años al mejorar la comunicación y la experiencia del cliente. Al igual que las preguntas frecuentes, los chatbots introducen la automatización a través de la inteligencia artificial. Por lo tanto, puede realizar una variedad de tareas por sí mismo dependiendo de la oferta del cliente.
Algunas de las ventajas de usar chatbots son que funcionan las XNUMX horas, los XNUMX días de la semana, algunos son multilingües, brindan respuestas consistentes al instante, lo ayudan a obtener información valiosa sobre el comportamiento del cliente, etc. Puede usar estos chatbots para mejorar sus comunicaciones en su sitio web de WordPress y mejorar su productividad. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que debe invertir tiempo y esfuerzo para configurar su chatbot para disfrutar de los beneficios que ofrece. también echa un vistazo Las mejores aplicaciones de chatbot para iOS y Android.
3. Copia de seguridad de datos
A medida que la tecnología continúa avanzando, dependemos cada vez más de los discos duros de las computadoras para almacenar muchas partes de nuestras vidas, como documentos académicos y de trabajo, o fotos familiares. En su mayor parte, no es una cuestión de si, sino cuándo, porque los discos duros se desgastan, son robados y expuestos a subidas de tensión que finalmente los dañan.
La pregunta es, ¿qué significa esto para usted, o mejor aún, qué puede hacer para reducir la pérdida en la que podría incurrir en un momento inesperado? Puede hacer una copia de seguridad de sus datos.
Pero es probable que se olvide de hacerlo usted mismo de vez en cuando. Por lo tanto, su mejor opción será automatizar las copias de seguridad periódicas. Además de garantizar la seguridad de sus datos, la programación automática de copias de seguridad le permitirá trabajar en su computadora sin interrupciones.
puedes usar CrashPlan Para hacer una copia de seguridad de sus datos en un disco duro externo, otra computadora en su red local o sus servidores. Después de instalar la aplicación, escaneará su sistema y sugerirá qué puede respaldar. También le permite elegir lo que desea respaldar. Puede programar sus copias de seguridad cada 15 minutos, XNUMX hora o cuando no esté usando su computadora; Todo depende de sus requisitos.
4. Plan de publicaciones en redes sociales
Las redes sociales se han convertido en una parte integral de nuestras vidas. Por lo tanto, estas plataformas se han convertido en una mina de oro para todos los que intentan promocionar sus marcas y vender productos/servicios.
Pero mantenerse en contacto con todos sus clientes y seguidores potenciales en sus plataformas de redes sociales es una tarea que fácilmente puede exigir su atención todo el tiempo. Sin embargo, aprovechar la magia de la automatización a través de herramientas como Hootsuite و Buffer Te permite programar todas tus publicaciones en las redes sociales con anticipación. Puede usar estas herramientas para hacer más en las redes sociales en menos tiempo. también echa un vistazo Las mejores aplicaciones gratuitas para administrar todas sus cuentas sociales.
5. Programar reuniones
el éxito en programar una reunión O programar una cita a menudo requiere mucho juicio y referencia, especialmente cuando se trata de tanta gente. Es posible que deba enviar un correo electrónico a todos para ver la disponibilidad de cada persona antes de la reserva y correr el riesgo de repetir el proceso si algún participante lo cancela.
Afortunadamente, puede automatizar este proceso para automatizar el flujo de trabajo de su reunión rápidamente para que pueda concentrarse en otra cosa. Permitirle herramientas como Calendario Preautomatice sus reuniones u otros eventos con cualquier persona a través de un enlace. Puede establecer diferentes períodos de tiempo en los que estará disponible y enviar solicitudes de reunión a través del enlace.
Además, esta herramienta se integra a la perfección con su calendario. Por lo tanto, cuando cada uno elige un momento adecuado, puede Calendario Graba la reunión en tu calendario y te envía una notificación. Si está ocupado durante ese tiempo, la reprogramación es fácil.
Automatice sus tareas repetitivas para aumentar su productividad
La automatización es especialmente útil para las pequeñas empresas donde unos pocos empleados desempeñan muchas funciones. Dejar que la tecnología aborde algunas de las tareas aquí y allá lo ayudará a hacer más en menos tiempo. Puedes ver Las mejores herramientas de automatización para que el freelancer ahorre tiempo.
