Has interrumpido un servicio Google Drive Ha recorrido un largo camino desde que se lanzó por primera vez en 2012. Hoy en día, tiene aproximadamente 1.5 millones de usuarios y aloja miles de millones de gigabytes de datos.
Si no es uno de los 1.5 millones de usuarios, o está buscando mejorar sus habilidades de Google Drive para ser más productivo, siga leyendo. Echaremos un vistazo a algunos de los mejores consejos y trucos de Google Drive que desearías haber sabido antes.
1. Aprovecha al máximo la opción de búsqueda
Tanto la versión móvil como la de escritorio de Google Drive tienen una función de búsqueda integrada. Si tiene cientos de archivos en su cuenta, será un verdadero ahorro de tiempo.
Pero, ¿sabía que la barra de búsqueda también admite filtros booleanos para que sea más fácil encontrar lo que está buscando? Que encontrará funciona exactamente de la misma manera que la búsqueda de Gmail. Esto significa que puede usar : , from: , :to , :subject , :label , has:attachment , :list , filename y más para mejorar rápidamente la lista de archivos mostrados.
2. Usa la extensión de Chrome
No faltan las aplicaciones que te permiten guardar contenido de la web. Servicios como Pocket y google Keep Gran trabajo.
Sin embargo, si está utilizando la extensión oficial de Google Drive para Chrome, puede mantener toda su información en un solo lugar para una fácil administración. La extensión le permite guardar la página actual en Drive, guardar hipervínculos y medios a través del menú contextual del botón derecho e incluso guardar archivos PDF de la página actual usando el menú de impresión de Chrome.
Se admiten archivos en línea como HTML, audio, documentos de Office, PDF e imágenes.
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3. Usa atajos
Si accede a los mismos archivos de Google Drive varias veces al día, puede Crear accesos directos Para permitirle abrirlo con un solo clic.
Para crear un acceso directo de Google Drive, simplemente navegue hasta el archivo respectivo, haga clic con el botón derecho en él y seleccione Añadir un acceso directo a Drive desde el menú contextual.
4. Configure el acceso sin conexión a sus archivos
Mucha gente lo está usando ahora. aplicaciones en la nube Como la opción de medio principal para almacenar archivos y varios datos. Claro, es posible que no esté satisfecho con él desde el punto de vista de la seguridad y la privacidad, pero si puede superar mentalmente estos problemas, tener acceso a todos sus archivos en todos sus dispositivos en todo momento es una gran ayuda.
Sin embargo, el proceso se vuelve intrascendente cuando está lejos de una conexión a Internet. Por eso es tan importante configurar el acceso sin conexión a sus archivos. Puedes hacer esto con el complemento Documentos sin conexión para cromo.
Una vez que esté en funcionamiento, diríjase a Google Drive -> Configuración -> Sin conexión Seleccione la casilla de verificación junto a Crear, abrir y modificar archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión.
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5. Sincroniza todos tus archivos
Incluso si prefiere continuar usando el almacenamiento local como su unidad principal, Google Drive sigue siendo un excelente servicio de respaldo.
Para comenzar a usar la función, debe obtener la aplicación de escritorio Google Backup and Sync. Una vez que esté en funcionamiento, elija los archivos y carpetas que desea mantener sincronizados desde el menú de configuración de la aplicación.
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6. Personaliza la interfaz de Drive
Cuando tiene un gran árbol de carpetas en su escritorio, tiene sentido personalizar los íconos para que sea fácil encontrar lo que está buscando en un santiamén.
Lo mismo se aplica a Google Drive. Si bien la aplicación no admite la codificación de colores de archivos de la misma manera que Windows, puede cambiar el color de las carpetas haciendo clic con el botón derecho en la carpeta que desea editar y eligiendo Cambiar color en el menú contextual.
7. Convierta todos los archivos sin conexión de Microsoft a formatos de Google Drive
Los archivos de Microsoft Office (como DOC, XLS y PPT) no son lo mismo que los archivos de Google Docs (como GDOC, GSLIDES, GSHEET). Y aunque Google Drive puede leer y abrir formatos de Office, el formato tiende a verse un poco extraño.
La solución es convertir automáticamente todos los documentos de Office al equivalente de Google en el momento en que se cargan. Puede hacerlo abriendo Drive y dirigiéndose a Configuración -> Convertir descargas y seleccione la casilla de verificación junto a Convertir archivos cargados al formato de Google Docs.
8. Configurar el acceso rápido
Cuando inicie Google Drive, verá una fila de archivos abiertos/editados recientemente en la parte superior de la pantalla. Estas son las sugerencias de Google basadas en su historial reciente.
Sin embargo, esta información puede volverse molesta rápidamente. No solo ocupa una gran cantidad de espacio en la pantalla, sino que también presenta un riesgo de privacidad debido a su gran tamaño y, por lo tanto, a la facilidad con la que otros pueden leerlo.
Si desea desactivarlo, vaya a Google Drive -> Configuración -> Sugerencias. Puede modificar la configuración individualmente para los archivos que posee y los archivos que se han compartido con usted.
9. Usa Gmail para enviar documentos grandes
Como sabe, el tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico está limitado a un máximo de 25 MB. Es una reliquia de la década de XNUMX, cuando el correo electrónico se generalizó por primera vez. Desafortunadamente, en el mundo de las fotos y presentaciones de varios gigabytes, esto ya no es adecuado para su propósito.
hay muchos servicios Para compartir archivos grandes Con otras personas, pero nada supera la simplicidad del grupo Drive-Gmail. Cuando esté escribiendo un mensaje de Gmail, simplemente haga clic en el ícono de Drive y elija el archivo. Puede compartir cualquier cosa de hasta 10 GB de tamaño.
10. Comparte directamente desde Google Drive
Si bien muchas personas estarán familiarizadas con el botón Compartir en Documentos, Presentaciones y Hojas de cálculo de Google, ¿sabía que puede compartir archivos directamente desde Drive sin tener que salir de la aplicación?
Para hacer esto, haga clic derecho en el archivo que desea distribuir y presione el botón compartir. Puede elegir compartirlo con personas específicas o ponerlo a disposición de todos.
Conviértete en un profesional con Google Drive
Si bien hay muchos otros consejos para Google Docs. Sin embargo, los consejos que hemos incluido en este artículo tienen que ver con la aplicación principal de Drive. Aprende y utilízalo, y serás más productivo en poco tiempo. Consulte ahora desde 5 consejos y trucos esenciales de Google Docs que debes saber para comenzar.
