Pros y contras de crear un presupuesto de gastos comerciales en Excel

La mayoría de las empresas, incluidas las organizaciones gubernamentales y las organizaciones sin fines de lucro, utilizan Microsoft Excel para preparar sus presupuestos. Excel les brinda la flexibilidad, la familiaridad y la facilidad para recopilar, clasificar, administrar y analizar datos para detalles de presupuestos y pronósticos.

Pero, ¿es Excel la aplicación adecuada para la elaboración de presupuestos empresariales? Averigüemos los pros y los contras de usar Excel como una aplicación de presupuesto para responder a esta importante pregunta. Verificar Cómo arreglar el bloqueo de Microsoft Excel al copiar y pegar: métodos efectivos.

Pros y contras de crear un presupuesto de gastos comerciales en Excel - Explicaciones

Ventajas de preparar un presupuesto empresarial en Excel

Microsoft lanzó Excel en 1985 como una opción para administrar hojas de cálculo. Según una encuesta realizada por la empresa Corporación de porcentaje Sin embargo, la mayoría de los CFO (casi el 88 %) aún utilizan hojas de cálculo para preparar sus presupuestos comerciales. Esto dice mucho sobre la utilidad que proporciona la aplicación. Pero, ¿por qué Excel es tan popular como opción de presupuesto de gastos comerciales? Vamos a averiguar.

1. Todos ya saben cómo usar Excel

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De una forma u otra, la mayoría de los graduados universitarios han utilizado Excel durante sus estudios. Lo que lleva a dejar en claro lo versátil que es la aplicación y que casi todos conocen los conceptos básicos para usarla. Dado que la mayoría de sus empleados están familiarizados con los conceptos básicos para manejar la interfaz de Excel, todo lo que necesitan es un simple empujón en la dirección correcta y administrarán las finanzas de su negocio sin problemas.

Al presupuestar en Excel, ahorrará tiempo y recursos que, de lo contrario, se gastarían en capacitación, lo que es especialmente útil si tiene una pequeña empresa o una empresa emergente con recursos limitados.

2. Excel es barato y accesible

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Casi todo el mundo tiene una copia de Microsoft Excel. Si su empresa requiere que más personas participen en el proceso de elaboración de presupuestos, puede compartir el acceso con cualquier persona que tenga una copia de Excel sin necesidad de adquirir licencias adicionales. Cuando sea posible, las pequeñas empresas deben evitar el asistente de presupuesto empresarial porque puede sumar muchos costos. Verificar Cómo crear un balance general en Microsoft Excel.

3. Puedes personalizar tus hojas de cálculo de Excel

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En las empresas, especialmente en las nuevas empresas, la capacidad de personalización es una característica muy útil y necesaria porque las diferentes etapas de desarrollo de un negocio requieren diferentes enfoques. Una de las mayores ventajas de las hojas de cálculo de Excel sobre otras aplicaciones de elaboración de presupuestos es que el poder está en manos de los usuarios.

Excel es una aplicación bastante compleja pero ofrece flexibilidad a sus usuarios en forma de muchas características y funciones. Una vez que comprenda las funciones de Excel, básicamente podrá hacer cualquier cosa, desde preparar un presupuesto comercial hasta realizar análisis financieros y mostrar gráficos. También puede crear funciones personalizadas, macros y modelos de presupuesto en Excel para cumplir con los requisitos únicos de su negocio.

Contras de preparar un presupuesto empresarial en Excel

Como cualquier otra cosa, Excel tiene una buena cantidad de limitaciones cuando se trata de la composición del presupuesto empresarial.

1. Consume mucho tiempo y es propenso a errores

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La preparación de un presupuesto de gastos comerciales en Excel requiere la entrada manual de datos. Dado que depende tanto del esfuerzo humano, los errores son prácticamente inevitables. La probabilidad de tales errores aumenta con el volumen y la complejidad de los datos que se ingresan, lo que genera proyecciones presupuestarias falsas y proyecciones de ingresos volátiles.

En empresas multimillonarias, un simple error tipográfico o de cálculo puede costar millones de dólares. toma un ejemplo TransAltaUn simple error de cortar y pegar le costó a la empresa 24 millones de dólares. Las empresas a menudo revisan y corrigen problemas en sus hojas de cálculo de Excel para evitar tales riesgos, que les cuestan tiempo, esfuerzo y costos valiosos.

2. Problemas de escalabilidad para conjuntos de datos más grandes

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Excel, al ser económico y accesible para cualquier usuario, brinda a las pequeñas empresas una barrera de entrada baja con una utilidad y funcionalidad impecables. Sin embargo, a medida que crece el negocio, los datos necesarios para la elaboración de presupuestos y previsiones aumentan exponencialmente. Excel a menudo no puede manejar grandes cantidades de datos que contienen muchas funciones y macros y es probable que se ralentice o incluso se bloquee. VerificarCómo convertirse en un especialista en entrada de datos.

3. Falta de acceso basado en roles y problemas de seguridad

Pros y contras de crear un presupuesto de gastos comerciales en Excel - Explicaciones

Los archivos de Excel se pueden compartir fácilmente con cualquier persona que tenga una copia de la aplicación, lo que pone en riesgo la información confidencial de la empresa. Si bien puede proteger los archivos de Excel con una contraseña, esta debe compartirse con las personas pertinentes mientras se prepara el presupuesto.

Excel no proporciona acceso basado en roles, por lo que cualquier persona con una contraseña puede acceder a toda la hoja de cálculo. Esto puede ser una gran preocupación de cumplimiento para la mayoría de las empresas.

¿Es Excel la aplicación adecuada para las necesidades presupuestarias de su empresa?

Excel tiene sus ventajas como una aplicación de presupuesto de gastos comerciales dedicada, pero es una buena idea invertir en una aplicación de presupuesto de la empresa si tiene problemas. Las empresas más grandes pueden tener dificultades para usar Excel como la única solución de presupuesto.

Los problemas de consolidación de datos, formateo, seguridad y colaboración son solo algunos de los problemas que pueden encontrar las grandes organizaciones al presupuestar en Excel. Sin embargo, si todavía tiene una pequeña empresa o una empresa nueva con partes móviles limitadas, Excel puede ser una opción de presupuesto versátil, económica y efectiva.

Si está utilizando Excel para preparar el presupuesto de su empresa, pero todavía está atascado con los conceptos básicos, considere aprender algunos cursos de nivel avanzado para mejorar el proceso de elaboración de presupuestos de su empresa. Puedes ver ahora Cómo aprender Microsoft Excel rápidamente: los mejores consejos.

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