Al administrar un proyecto, es importante asegurarse de que su equipo trabaje de manera eficiente y cumpla con los plazos para cada tarea. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Fomentar la productividad entre el equipo puede ser un poco desalentador. Afortunadamente, aplicaciones como Microsoft Lists pueden hacer que este proceso sea más manejable.
Microsoft Lists es parte del ecosistema de Microsoft 365. Mientras lo mira, puede parecer una simple aplicación de lista de tareas pendientes, pero le permite hacer mucho más gracias a sus plantillas flexibles y múltiples. Echaremos un vistazo a lo que es posible con esta aplicación y cómo puede usarla para aumentar su productividad. Verificar Cómo iniciar su propio negocio mientras trabaja a tiempo completo.
1. Programación de contenido
Microsoft Lists le permite administrar rápida y fácilmente cuando publica contenido en múltiples plataformas. La programación de contenido es una de las muchas plantillas disponibles en la aplicación. Puede programar publicaciones en redes sociales, blogs o sitios web e incluso realizar un seguimiento del rendimiento de estas publicaciones.
Es similar a crear un calendario de contenido en Google Calendar, pero aquí obtienes una plantilla que es fácil de editar. Esta plantilla le permite concentrarse en crear contenido de alta calidad y agilizar el proceso de creación/distribución al compartir el calendario con su equipo. La lista también le permite asignar proyectos a diferentes miembros del equipo y le permite realizar un seguimiento de los plazos fácilmente.
2. Seguimiento del progreso del trabajo
La plantilla Work Progress Tracker lo ayudará a organizar y administrar su trabajo y proyectos. Le permite ver todas sus tareas y proyectos en un solo lugar, lo que le permite priorizar y estar al tanto de lo que debe hacerse.
Puede asignar tareas a los miembros de su equipo y verificar su progreso en tiempo real. Esto también es útil para juzgar cuánto tiempo suele llevar una tarea determinada, por lo que puede tener esto en cuenta para la planificación futura. La aplicación también facilita la categorización de tareas, el establecimiento de prioridades y el establecimiento de una fecha de inicio/fecha de vencimiento.
Algunas de estas características son similares a las mejores aplicaciones de gestión de tareas Y eso es un gran elogio para lo que es esencialmente una aplicación simple similar a una hoja de cálculo en la interfaz.
3. Seguimiento de errores
Ya sea que trabaje solo o con un equipo, los problemas y errores aparecerán en proyectos de cualquier tamaño. Esto puede incluir errores de software, problemas técnicos, revisiones de diseño, etc. Afortunadamente, puede usar la plantilla de "seguimiento de errores" dentro de las Listas de Microsoft para administrar cualquier problema que surja durante el proyecto.
El formulario incluye detalles sobre cada problema, como su prioridad, estado y quién es responsable de abordarlo. Puede usar esta información para asegurarse de que los problemas importantes se resuelvan con prontitud, ayudando a los miembros del equipo a mantenerse organizados y al día con su trabajo. Incluso le dice cuándo se informa un problema, para que pueda volver a consultarlo en el futuro.
4. Haga un seguimiento de las nuevas contrataciones y entreviste a los candidatos
Si una parte importante de su trabajo implica reclutar, entrevistar e incorporar nuevos empleados, sabe muy bien lo estresante que puede ser toda esta profesión. La plantilla de seguimiento de contratación en las listas de Microsoft facilita la gestión del proceso de contratación de nuevos empleados.
Puede realizar un seguimiento de los detalles de cada candidato, como el título del trabajo, el tiempo de la entrevista, el reclutador y más. Este formulario también le permite ver el perfil de LinkedIn de cada candidato y ver su currículum directamente desde la aplicación. También facilita el seguimiento del progreso de cada solicitante a lo largo de todo el proceso de contratación. Verificar Las mejores herramientas de seguimiento de asistencia de empleados en su lugar de trabajo.
5. Mejorar los procedimientos de trabajo
Microsoft Lists también lo ayuda a crear procesos comerciales efectivos para flujos de trabajo productivos. Esto hace que administrar su negocio sea más fácil. Esta plantilla lo ayuda a identificar cuellos de botella y deficiencias en su proceso actual y encontrar formas de solucionarlos.
Si bien no existe una plantilla específica para esto, una combinación de plantillas de progreso de trabajo, programación de contenido e itinerario resulta útil. Puede ver fácilmente qué tareas toman más tiempo, por lo que puede encontrar formas de optimizar el proceso durante la fase de planificación.
Cada lista también le permite ver qué miembros del equipo tardan más en completar una tarea en particular, lo que le permite abordar rápidamente los problemas de productividad/eficiencia con el equipo. Verificar Consejos esenciales para mejorar el rendimiento de su equipo remoto.
6. Seguimiento de gastos
Administrar el flujo de efectivo es fundamental para lograr el éxito financiero, y realizar un seguimiento de sus gastos es fundamental para cualquier negocio. Afortunadamente, hay una plantilla dedicada llamada Seguimiento de gastos en las listas de Microsoft. Le permite realizar un seguimiento y control de todos los ingresos o gastos que genera su negocio.
Puede ingresar cargos individuales ingresando el monto, la fecha y la categoría de compra o cargo. La clasificación simplifica un poco este modelo, lo que le permite ordenar y administrar rápidamente las diferentes categorías.
Incluso le permite agregar recibos para calcular el flujo de caja mensual o anualmente. Esto funciona de manera similar Rastreador de presupuesto de Notion Ayuda en la gestión de presupuestos de proyectos.
7. Gestión de activos
El módulo de gestión de activos integrado en la aplicación le permite realizar un seguimiento de todos los dispositivos de su organización. Con esta plantilla, puede ver fácilmente cuándo se registran y devuelven los dispositivos. Puede asignar una etiqueta de propiedad a cada producto y ver fácilmente la condición, el modelo, el número de serie y el propietario actual de cada dispositivo.
Además, puede agregar rápidamente una foto, fecha de compra, precio de compra y número de pedido a cada dispositivo que se escanea o se registra en el sistema. También puede agregar notas que le indiquen el estado del dispositivo de cada activo.
Microsoft Lists: una app infravalorada para gestionar tu negocio
Es posible que se sorprenda de lo que se ofrece en las Listas de Microsoft. Si ya es suscriptor de Microsoft 365, el uso de Listas debería tener sentido para usted. También se compara bien con otras aplicaciones de productividad, considerando que sus plantillas están a la par con algunas de las mejores de Notion.
Lo único que le falta a Microsoft Lists es tomar notas. Si bien puede crear notas en la aplicación, una plantilla conveniente para hacerlo la convertirá en una de las mejores aplicaciones de productividad que existen. Incluso así, la cantidad de cosas que puedes hacer con él es increíble. Puedes ver ahora Las mejores aplicaciones de Bullet Journal para crear Bullet Journal sin esfuerzo.
