ما بين إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، والتوفيق بين مُختلف الأعمال المنزلية ، وتخصيص وقت للالتزامات العائلية ، قد يكون من الصعب مُواكبة مُتطلبات حياتنا الشخصية والمهنية. يُمكن أن تُساعدك إستراتيجية إدارة الوقت الجيدة على استعادة المزيد من الساعات في اليوم والإستفادة منها في أنشطة ترفيهية أو الراحة.
استمر في القراءة لمعرفة كيف تختلف منهجية مصفوفة أيزنهاور عن طريقة قائمة المهام ، ونقاط القوة والضعف في كل نهج ، والطريقة التي تُناسب احتياجاتك وأهدافك. تحقق من المساحات الرقمية التي يجب تنظيمها للتخلص من الفوضى لزيادة إنتاجيتك.
أساسيات مصفوفة أيزنهاور وقوائم المهام
أحد الأساليب الشائعة لإدارة الوقت هو قائمة المهام التقليدية. والذي يتضمن تدوين قائمة المهام بالترتيب حسب أولويتها والعمل عليها واحدة تلو الأخرى. في حين أنَّ هذا النهج يُمكن أن يكون مفيدًا ، إلا أنه لا يأخذ دائمًا في الاعتبار عامل الاستعجال.
من ناحية أخرى ، تُساعد مصفوفة أيزنهاور في تحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها. يُمكن أن تُساعدك هذه الطريقة على زيادة الإنتاجية والكفاءة من خلال التركيز على المهام العاجلة والأكثر أهمية مع مساعدتك في تحديد الأنشطة التي يُمكن تجاهلها والتي يُمكنك تفويضها أو تأخيرها.
تتكون هذه المصفوفة من أربعة مُكوِّنات (مجموعات) تُصنّف أنشطتك اليومية وفقاً لعاملين: مستوى الإلحاح ومستوى الأهمية ، والتي هي: عاجل وهام ، مُهم ولكن ليس عاجل ، عاجل ولكن ليس مُهم ، ليس عاجلاً وغير مُهم.
فيما يلي العوامل التي يجب مراعاتها أثناء الاختيار بين النهجين.
1. تحديد الأولويات
عادةً ما يتضمن تحديد الأولويات أثناء إعداد قائمة المهام تدوين جميع المهام بالترتيب من حيث الأهمية والعمل من خلالها بهذا الترتيب. يمكن أن تكون هذه الطريقة فعَّالة للمهام البسيطة أو المشاريع ذات الإطار الزمني القصير. ومع ذلك ، بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا أو طويلة الأجل ، فقد لا يكون هذا هو النهج الأكثر فعاليَّة.
تأخذ مصفوفة أيزنهاور نهجًا مختلفًا لتحديد الأولويات. يتضمن تصنيف المهام إلى أربعة أجزاء مُختلفة بناءً على إلحاحها وأهميتها:
- المهام العاجلة والمهمة ، مثل مشروع بموعد نهائي ضيق.
- مهام مُهمة ولكنها ليست عاجلة ، مثل التخطيط طويل الأجل أو تنمية المهارات.
- المهام العاجلة ولكنها ليست مُهمة ، مثل الواجبات أو الاجتماعات التي يمكن تفويضها أو تأجيلها.
- المهام التي ليست عاجلة ولا مُهمة ، مثل المهام ذات الأولوية المنخفضة.
من خلال تصنيف المهام بهذه الطريقة ، يُمكن أن تُساعدك مصفوفة أيزنهاور على زيادة تركيزك واهتمامك على المهام الأكثر أهمية أولاً وتجنب التباطؤ بسبب المهام الأقل أهمية.
2. مُقارنة بين المهام العاجلة والمهمة
قبل تصنيف مهامك في فئات ، يجب أن تفهمها وتفصل بينها على أساس إلحاحها وأهميتها. قم بتحليل كل مُهمة عليك القيام بها من خلال من يقوم بها ومتى يجب القيام بها. سيساعدك سؤال “من” على فهم مدى أهمية المُهمة. إذا تطلب الأمر اهتمامك الشخصي ، فاعتبرها ذا أهمية كبيرة.
سيساعدك سؤال “متى” في تحديد مدى إلحاح المُهمة ، حتى تتمكن من تحديد المدة المتبقية قبل الموعد النهائي. تَعلم كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمُهمة والفصل بينها طريقة أخرى لزيادة الإنتاجية من خلال القيام بالمزيد في وقت أقل.
بينما تعمل قائمة المهام بشكل أساسي كتذكير للمهام ، تُوفر مصفوفة أيزنهاور إطارًا لتحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها. تذكر أنه لا تتضمن بطبيعتها مُعلمات لتحديد “من” و “متى” القيام بالمهام داخل المصفوفة نفسها. ومع ذلك ، يُمكن استخدامها بشكل فعَّال لاتخاذ مثل هذه القرارات.
على سبيل المثال ، من خلال تقييم مدى إلحاح مُهمة ما ، يُمكنك تحديد ما إذا كانت تتطلب اهتمامًا فوريًا أو يمكن جدولتها في وقت لاحق. وبالمثل ، من خلال النظر في أهمية المُهمة ، يُمكنك تحديد ما إذا كان ينبغي التعامل معها شخصيًا أو تفويضها إلى شخص آخر.
على الرغم من أنَّ مصفوفة أيزنهاور لا تشمل صراحة هذه الجوانب ، إلا أنها تُقدم منهجية عملية لدمجها في إدارة المهام. لذلك ، يمكن تمديد حالة استخدام مصفوفة أيزنهاور إلى ما بعد مجرد تحديد الأولويات والمساعدة في اتخاذ القرار في وقت لاحق فيما يتعلق بتفويض المهام والجدولة ، وهي المجالات التي قد تقصر فيها قوائم المهام التقليدية. تحقق من العادات التي يجب إضافتها إلى قائمة عدم القيام بالمهام لزيادة الإنتاجية.
3. المرونة
عندما تستخدم قائمة مهام ، فإنك تتعرض باستمرار لضغوط القيام بجميع المهام الوشيكة بترتيب مُعين. إنَّ تنظيم قائمة مهام باستخدام عناصر العمل يعني أيضًا تحديثها باستمرار وإعادة ترتيب المهام بناءً على تغيير الإلحاح أو الأهمية.
علاوة على ذلك ، عندما يكون لديك موعد نهائي ضيق ، لا يتوفر لديك الوقت لتحليل مهامك بهذه الطريقة وقد ينتهي بك الأمر بالعمل عليها جميعًا مرة واحدة ، مُتجاهلًا فوائد قائمة المهام الفعلية.
عندما تُحدد أولويات المهام للإنتاجية باستخدام مصفوفة أيزنهاور ، فإنها تمنحك المرونة للاختيار بناءً على أهميتها وإلحاحها. عندما يكون لديك الحرية في اختيار الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بشكل عاجل ، فإنك تحصل على المرونة للقيام بمهام أخرى غير عاجلة بشروطك الخاصة.
من خلال تصنيف مهامك إلى أربع مجموعات مُختلفة حسب الإلحاح والأهمية ، يُمكنك التخطيط لجميع مهامك مسبقًا. يُساعدك هذا أيضًا على تخصيص الوقت لجميع مهامك ، مما يضمن عدم وجود أي شيء مُهم ينزلق من خلال الثغرات.
4. الالتزام بالوقت
باستخدام قائمة المهام ، يُمكنك التحقق من المهام خارج قائمتك أثناء إكمالها. بينما لا يزال لديك مهام أخرى أكثر أهمية في عقلك (والتي يمكن أن تُسهم في نقص التركيز) ، فإنَّ المهمة التي تعمل عليها حاليًا ستتطلب انتباهك الكامل.
يمكن أن تُساعدك مصفوفة أيزنهاور في تركيز وقتك واهتمامك على المهام التي تقع ضمن المربع الأول. يساعد هذا في تحديد المهام الحرجة والمهام ذات القيمة المضافة ضمن سير عملك وإكمالها في الوقت المناسب ، مما يساعدك على تجنب أخطاء إدارة الوقت أيضًا. تحقق من هل قُمت بتحديد الأهداف للعام الجديد؟ نصائح ذكية للمساعدة في تحقيقها.
اختيار طريقة إدارة الوقت الصحيحة
لنأخذ مثالًا على إكمال مشروع بموعد نهائي ضيق. في قائمة المهام ، سيتم ترتيب مهامك بترتيب زمني بسيط. ومع ذلك ، مع مصفوفة أيزنهاور ، تقع المهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية في الربع الأول ، مما يُشير إلى إلحاحها وأهميتها.
بعد ذلك ، لديك الربع الثاني ، أين قد يكون لديك تخطيط طويل الأجل أو تنمية مهارات. يُمكن القيام بهذه المهام تدريجيًا لأنها تستغرق وقتًا أطول. في حين أنَّ هذه المهام قد لا يكون لها موعد نهائي فوري ، إلا أنها ضرورية للنجاح على المدى الطويل.
يُمكن تفويض المهام التي تقع في الربع الثالث إلى فريقك للتأكد من إكمالها في الموعد النهائي. على سبيل المثال ، قد ترغب في تسليم بعض المُستندات إلى العميل قبل نهاية اليوم. يُمكنك تفويض المهمة إلى الساعي ، والتأكد من أنَّ المهمة تتم في الوقت المناسب دون مشاركتك النشطة.
يمكن تفويض المهام التي تندرج تحت الربع الرابع وتأخيرها لأنها ليست أولوية ولا مُهمة ضرورية. على سبيل المثال ، شراء قرطاسية مكتبية جديدة. في حين أنَّ قائمة المهام التقليدية تذكرك فقط بجميع مهامك ، فإنَّ مصفوفة أيزنهاور تُساعدك على التركيز على المهام المُهمة والعاجلة أولاً. تحقق من أفضل التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لتحديد أولويات المهام في العمل.
حقق مهامك العاجلة باستخدام مصفوفة أيزنهاور
يُمكن أن تساعدك قائمة المهام على توفير الوقت في المهام قصيرة المدى التي لا تتكرر ، مثل قائمة التحقق أو قائمة البقالة. ومع ذلك ، فإنَّ مصفوفة أيزنهاور ستُساعدك في المهام التي تتكرر أو تستمر خلال فترة تدريجية.
يمكنك اختيار وتحديد ماذا ومتى وكيف يتم تنفيذ المهام والتأكد من إنجاز المهام في الوقت المُناسب دون تأخير. يُمكنك الإطلاع الآن على أهم الأسباب التي تُؤدي إلى التأخير في إنجاز المشاريع وكيفية تجنبها.
