المساحات الرقمية التي يجب تنظيمها للتخلص من الفوضى لزيادة إنتاجيتك

في هذه الأيام ، مع تزايد الوقت الذي تقضيه على الإنترنت ، من السهل أن تنتشر الفوضى في مساحاتك الرقمية. حيث تتسبب هذه المُهملات الرقمية في ملء مساحة التخزين التي تستخدمها ، مما يُؤدي إلى الكثير من الإكتظاظ  على شاشاتك ، ويسوء أداء أجهزتك. تعمل الفوضى الرقمية أيضًا على تشتيت مدى انتباهك واستنزاف إنتاجيتك.

ومع ذلك ، على غرار ترتيب مساحات العمل الفعلية المُخصصة للمهام الإعتيادية ، فإنَّ تنظيم المساحات الرقمية سيُؤثر بشكل كبير على رفاهيتك وإنتاجيتك. هنا ، سنغطي بعض المساحات الرقمية التي يُمكن أن تستفيد من بعض التنظيم. تحقق من أفضل النصائح لإدارة فضاءك الرقمي لتحقيق كفاءة أعلى.

1. ترتيب سطح مكتب الكمبيوتر

لنبدأ بالمساحة الرقمية التي من المُحتمل أن تقضي فيها معظم الوقت والتي تحتوي غالبًا على جميع اختصاراتك وملفاتك  — سطح المكتب. هذه هي المساحة الأولى التي تراها عند بدء تشغيل الكمبيوتر الخاص بك ، كما أنها تضم ملفات العمل المُهمة ولقطات الشاشة والألعاب وتطبيقات العمل وكل شيء بخلافها.

سطح المكتب المُزدحم يجعل من الصعب العثور على ما تبحث عنه ، لذلك خصص بعض الوقت لإدارة وتنظيم ملفات الكمبيوتر. يُمكنك البدء باتباع هذه النصائح:

1. تجنب جعل سطح المكتب وجهة التنزيلات ، لأنَّ هذا سيتسبب في نشر الملفات بشكل عشوائي ويخلق فوضى. بدلاً من ذلك ، أنشئ مجلدات مخُصصة لكل نوع ملف في مجلد التنزيلات.
2. احذف أو أزل جميع الإصدارات غير المُستخدمة أو المُتعددة من نفس التطبيقات والملفات والصور والمستندات الموجودة على سطح المكتب لديك.
3. انسخ أي ملفات مُهمة لا تستخدمها بشكل مُتكرر إلى محرك أقراص خارجي أو وحدة تخزين سحابية لتفريغ مساحة.
4. نظِّم الملفات المُتبقية على سطح المكتب في مجلدات وامنح كل مجلد اسمًا ذا مغزى ، مثل “مشروعات العمل” أو “الصور”.
5. أضف التطبيقات المُستخدمة بشكل متكرر إلى شريط المهام الموجود أسفل الشاشة.
6. أضف خلفية سطح مكتب بسيطة للحصول على مظهر نظيف وخالي من الفوضى.

يضبط سطح مكتب الكمبيوتر نغمة يوم عملك ، لذا تأكد من أنه مكان نظيف ومُنظَّم. تحقق من أفضل تطبيقات تنظيم الملفات والمجلدات على Windows.

2. تنظيم متصفح الويب

متصفح الويب الذي تستخدمه هو مساحة رقمية أخرى يُمكن أن تصبح مزدحمة بسرعة عند فتح علامات تبويب مُتعددة. حيث يستهلك هذا الفعل جزءًا كبيرًا من ذاكرة الوصول العشوائي ويُمكن أن يتسبب في إبطاء الكمبيوتر أو تعطله ، ناهيك عن أنه مُشتت للغاية.

بينما قد ترغب في تطوير عادة التركيز على علامة تبويب واحدة في كل مرة ، فهذا ليس بالأمر السهل دائمًا. ومع ذلك ، هناك طرق أخرى لتنظيم علامات تبويب المتُصفح وزيادة إنتاجيتك ، بما في ذلك:

1. وضع إشارة مرجعية على مواقع الويب والصفحات للوصول إليها في المستقبل. قد ترغب أيضًا في مراجعة إشاراتك المرجعية من وقت لآخر وحذف أي إشارات لم تعد بحاجة إليها.
2. استخدام إضافة مُخصصة مثل OneTab والتي تجمع كل علامات التبويب المفتوحة في علامة تبويب واحدة تحفظ الذاكرة وتمنع عوامل التشتيت. تحقق من أفضل إضافات Google Chrome لإدارة علامات التبويب.
3. الاستفادة من مجموعات علامات التبويب في Google Chrome لإنشاء فئات لعلامات تبويب مُتنوعة والتبديل بينها بسرعة.
4. حذف إضافات المُتصفح غير المُستخدمة التي تُبطئ التصفح.

من خلال الحفاظ على متصفحك منظمًا وخاليًا من عوامل التشتيت ، يُمكنك العمل بشكل أكثر كفاءة مع منعه من التعطل أو الإبطاء.

3. إزالة الفوضى المُتراكمة في صندوق البريد الإلكتروني

لماذا لا تزال تتلقى رسائل بريد إلكتروني من الخدمات التي توقفت عن استخدامها منذ مدة كبيرة؟ إذا كان بريدك الإلكتروني يبدو وكأنه قائمة لا حصر لها من الرسائل الإلكترونية غير المفتوحة ، فقد حان الوقت لاتخاذ إجراء. صندوق البريد الإلكتروني ليس وحدة تخزين لصفقات التسوق أو الرسائل الإخبارية المُزعجة ، لذلك من المهم أن ترفض وتنظم رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها لزيادة الإنتاجية.

سيُساعدك هذا في البقاء مطلعًا على رسائل البريد الإلكتروني المُهمة وتقليل التوتر عند تصفحها. فيما يلي بعض النصائح حول تنظيم البريد الوارد التي يُمكن الإستفادة منها:

1. إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية أو رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي لم تعد بحاجة إليها. اعتد على إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني التي لا تُخطط لقراءتها فور ورودها.
2. إنشاء حساب بريد إلكتروني آخر لرسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. والذي يُمكنك استخدامه للتسجيل في الخدمات عبر الإنترنت ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية والنشرات الإخبارية.
3. إذا كنت من مُستخدمي Gmail ، فيمكنك فرز البريد الوارد في Gmail حسب المرسل والموضوع والتصنيف للعثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة.
4. تخصيص إشعارات البريد الإلكتروني وحظر الوقت للأنشطة المُتعلقة بالبريد الإلكتروني لتجنب الانحرافات.

غالبًا ما يبدو قضاء الكثير من الوقت في بريدك الوارد وكأنه مسعى مثمر ، ولكن ليس هذا هو الحال بالضرورة. من خلال تنظيم البريد الوارد لديك ، يُمكنك التركيز على المهام الأكثر أهمية والبقاء منظمًا. تحقق من أفضل طرق تنظيف البريد الإلكتروني لتنظيم وإدارة صندوق الوارد الخاص بك.

4. تنظيف هاتفك الذكي

هاتفك الذكي هو رفيقك اليومي ، لذلك من السهل أن يزدحم بالتطبيقات والملفات والصور والإشعارات غير الضرورية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت عاملاً عن بُعد ، فمن المحتمل أنك تعتمد أكثر على هاتفك الذكي في العمل. ومع ذلك ، من الضروري تنظيف هاتفك الذكي وتنظيمه ليظل أكثر إنتاجيةً. إليك بعض النصائح لمساعدتك في تحقيق ذلك:

1. حذف التطبيقات غير المستخدمة من شاشتك الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان يتم تشتيت انتباهك غالبًا بسبب تطبيقات الشبكات الاجتماعية على هاتفك الذكي ، ففكر في حذفها واستخدام إصداراتها المُستندة إلى الويب بدلاً مها. يُضيف القيام بهذا خطوة إضافية ، مما يجعل الوصول إليها أكثر صعوبة.
2. نظِّم التطبيقات المُتشابهة في مجلدات وامنح كل مجلد اسمًا مُحددًا. قد يكون لديك تطبيقات إنتاجية وترفيه وتواصل في مجلدات منفصلة.
3. استخدم حلول التخزين السحابي لإجراء نسخ احتياطي للملفات والمُستندات المهمة. سيؤدي ذلك إلى تحرير بعض مساحة التخزين على جهازك وتسهيل الوصول إلى الملفات من أي مكان.
4. خصص إشعاراتك لتعكس ساعات عملك وتجنب التشتيت. على سبيل المثال ، لن ترغب في تلقي إشعارات TikTok أو Instagram أثناء ساعات العمل ، حيث سيؤدي ذلك إلى تشتيت انتباهك وفوضى في مركز الإشعارات.

5. تنظيم قائمة جهات اتصالك

إذا قمت بالاطلاع على قائمة جهات الاتصال لديك ، فمن المحتمل أنك لن تتعرف على معظم جهات الاتصال. قد تمتلئ هذه القائمة بجهات الاتصال التي ربما أضفتها منذ سنوات ولكن لا تحتاج بالضرورة إلى البقاء على تواصل معها بعد الآن ، أو جهات الاتصال الحديثة التي لم تقم بحفظها بشكل صحيح. سيُساعدك الحفاظ على جهات اتصالك منظمة في العثور على الأشخاص المناسبين بسرعة وتجنب المواقف المحرجة. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تنظيم قائمة جهات الاتصال لديك:

1. عمل نسخة احتياطية من جهات الاتصال لديك في حسابك على iCloud أو Google. سيضمن ذلك أنَّ جهات الاتصال آمنة دائمًا ويُمكن الوصول إليها من أي جهاز.
2. تسمية جهات الاتصال بناءً على سياق علاقتك. على سبيل المثال ، إذا اتصلت بشخص ما في حدث شبكة ، فأضف اسمه متبوعًا بـ “حدث الشبكة”.
3. إضافة تفاصيل أخرى ، مثل عناوين البريد الإلكتروني ، إلى جهات اتصالك.
4. دمج جهات الاتصال المُكررة وحذف جهات الاتصال التي لم تعد بحاجة إليها.
5. إضافة جهات الاتصال المُستخدمة بشكل مُتكرر إلى قائمة المفضلة لديك. سيُساعدك هذا في العثور عليها بسرعة عند الحاجة.

6. رعاية مواجز الوسائط الاجتماعية

يمكن أن تصبح مواقع التواصل الاجتماعي مصدر إزعاج ومُضيعةً للوقت وقاتلةً للإنتاجية ، حيث تقوم بالتمرير عبر موجزات لا تنتهي من المحتوى غير ذي الصلة. هذه ليست محاولة لشن حرب على الشبكات الاجتماعية ، بل محاولة لتحسين الخلاصة التي تتلقاها، حتى تتمكن من التواصل مع الأشخاص والعلامات التجارية التي تهتم بها حقًا.

سيُساعد ترتيب هذه المساحة الرقمية في التخلص من الضوضاء ، والحفاظ على تركيزك على ما يُهم حقًا ، والحفاظ على الصحة العقلية الإيجابية. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في التخلص من خلاصات حساباتك على الشبكات الاجتماعية:

1. إلغاء متابعة الأشخاص والعلامات التجارية التي لم تعد تُهمك.
2. تابع الأصدقاء المُقربين وأفراد الأسرة والأشخاص الذين يُشاركون المحتوى ذي الصلة.
3. الإعجاب والتعليق والمشاركة في المنشورات التي تتوافق مع اهتماماتك. سيُساعد هذا الخوارزميات في إظهار محتوى أكثر صلة.
4. تجاهل الحسابات التي تنشر كثيرًا أو ليست ذات صلة بك.
5. إزالة المُشغِّلات التي تُعطل إنتاجيتك. على سبيل المثال ، إذا كنت غالبًا ما تُشتت انتباهك بواسطة شارات الإشعارات الموجودة على أيقونات التطبيق ، فقم بتعطيلها.

تحقق من تطبيقات CRM الشخصية المجانية التي تساعد في الحفاظ على علاقات صحية.

7. إعداد وتنظيم نظام إدارة المهام

هذه مساحة رقمية حيوية أخرى تحتاج إلى اهتمام خاص. أفضل طريقة لتحقيق أهدافك والحفاظ على إنتاجيتك هي أن يكون لديك خطة وتنظيم لمهامك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. يمكن أن تكون قائمة المهام المُزدحمة مُربكة وتجعل من الصعب التركيز. إليك بعض النصائح لمساعدتك على البدء:

1. استخدم تطبيقات إدارة المهام لسرد وتنظيم المهام التي تُخطط لإنهائها. يُمكنك استخدام تطبيقات مثل Trello أو Asana للحفاظ على مهامك منظمة.
2. حدد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح. يُمكنك تحقيق ذلك من خلال إعداد قوائم المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور.
3. قسّم المهام الأكبر إلى أجزاء أصغر.
4. مراجعة قائمة المهام الخاصة بك بانتظام وقم بإلغاء المهام المُكتملة.
5. حدد المواعيد النهائية وتأكد من الالتزام بها.

تحقق من أفضل نصائح Asana التي تحتاج إلى معرفتها.

إزالة الفوضى وتنظيم المساحات الرقمية لتبقى أكثر إنتاجيةً

سيُسهل عليك تنظيم مساحاتك الرقمية إمكانية الحفاظ على إنتاجيتك. من خلال قضاء بعض الوقت في تنظيف وتنظيم المساحات الرقمية التي تستخدمها ، ستتمكن من الاستمرار في التركيز على الأمور المُهمة والقضاء على عوامل التشتيت. سيساعدك القيام بذلك بانتظام على إدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة وتحقيق المزيد من التقدم نحو أهدافك. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل الطرق للتركيز أثناء العمل من المنزل وتجنب عوامل التشتيت.