تُعد الإجتماعات التحضيرية لمشروع ما فرصة مثالية لوضع جميع أعضاء الفريق في نفس الصفحة والعمل من أجل تحقيق هدف مشترك أين يُتيح لمدير المشروع التواصل مع كافة المعنيين بالمشروع وأصحاب المصلحة. لهذا السبب يجب أن يكون الجميع مُستعدًا جيدًا ومُتفهمًا لطبيعة المشروع وكافة جوانبه، حيث سيُساعدك كل فرد في تحقيق أقصى استفادة من مناقشتك مع عميلك.
في هذه المقالة ، سوف نشارك بعض النصائح والأدوات لمساعدتك على عقد اجتماع تحضيري ناجح مع فريقك. تحقق من أهم السمات الشخصية لتُصبح مدير مشروع ناجحًا.
ما هو اجتماع تحضير المشروع؟
اجتماع بدء المشروع هو المكان الذي يلتقي فيه مدير المشروع بالفريق ، وأحيانًا مع العميل ، لتقديم أهداف المشروع ، وشرح كيفية الوصول إليها ، ومراجعة أدوار كل فردٍ. عادة ما يتم عقده في بداية المشروع الجديد ، على الرغم من أنه قد يكون من المُناسب أن يكون لديك اجتماع آخر في وقت لاحق في العملية إذا ظهرت حواجز أو أسئلة جديدة.
يُساعدك هذا النوع من الاجتماعات على بدء مشروعك الجديد على أساس متين من خلال توصيل ما هو متوقع بوضوح وكيفية قياس التقدم والعقبات التي قد تنتظر المشروع. بشكل عام ، فإنه يُحدد مسار التعاون السلس للمشروع مع جميع أصحاب المصلحة. تحقق من أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد.
إذا أديرت هذه الإجتماعات بالشكل الصحيح فإنها تُساعد مدير المشروع على تنفيذ المشروع باقل قدر مُمكن من المُعوقات واستكمال المشروع حتي النهاية بنجاح . أين تختلف الاجتماعات التحضيرية وعددها على مستوي حجم ونوع المشروع.
ربما يُطلق على الاجتماع التحضيري اسم الجلسة التعريفية بين فريق العمل ، حيث أنَّ أغلب المشاريع يكون فيها أغلب فريق العمل من إدارات مُختلفه لدى المؤسسة أو عضو جديد أين لا يعرف الجميع بعضهم بعض فيكون الاجتماع التحضيري وسيلة تعريفية بأعضاء الفريق , وهي واحده من أهداف الاجتماع التحضيري.
فوائد إجراء اجتماع تحضيري للمشروع
كما ذكرنا أعلاه ، تُعد اجتماعات تحضير المشروع فرصة لجعل الجميع يتماشى مع رؤية مشروعك وأدوارهم فيه. فيما يلي بعض الفوائد الملحوظة الأخرى لاجتماع تحضيري ناجح:
- تعمل المشاريع بكفاءة أكبر عندما يفهم جميع أعضاء الفريق مسؤولياتهم.
- تُظهر لك الاجتماعات التحضيرية مدى طول فريقك في فهم ما سيترتب على المشروع. يُمكن أن يساعدك هذا في تحديد أي مشكلات محتملة قد تظهر على طول الطريق.
- تُساعد الاجتماعات التحضيرية في بناء علاقة بينك وبين عميلك من خلال جعل الجميع على قدم المساواة من المعرفة في بداية العملية.
- إن تخطيط كل شيء مُبكرًا يُقلل من احتمالية حدوث تغييرات يمكن أن تسبب تأخيرات محتملة في وقت لاحق أثناء المشروع.
- ستُتاح لعميلك الفرصة لتقديم ملاحظات وأفكار قيمة قبل الذهاب بعيدًا في دورة حياة المشروع.
- يزيد الاجتماع الناجح لبدء المشروع من احتمالية الالتزام بالميزانية والجدول الزمني.
بعض النصائح لإدارة اجتماع تحضيري لمشروع ناجح
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتخاذها عند التحضير لاجتماع بدء المشروع:
1. إنشاء جدول الأعمال
يُعطي جدول أعمالك للاجتماع اتجاهًا واضحًا لاتباعه ، ولهذا السبب من الأهمية بمكان التخطيط للاجتماع وتوزيعه قبل الاجتماع التحضيري. سيُساعدك التخطيط المُسبق لجدول الأعمال على الاستمرار في التركيز وعلى المهمة.
يُمكنك استخدام تطبيق تدوين الملاحظات مثل Evernote لإنشاء خطة اجتماع يُمكن لجميع الأعضاء الوصول إليها. يُمكنك البدء من الصفر أو توفير الوقت باستخدام أحد نماذج الاجتماعات الخاصة به.
أضف جميع التفاصيل ذات الصلة بالمشروع بمجرد التعامل مع الأساسيات ، بما في ذلك مدة الاجتماع والرئيس (مدير المشروع). على الرغم من أنَّ ذلك سيعتمد على المشروع المُحدد الذي تعمل عليه ، فإليك بعض الأفكار العامة التي يجب مراعاتها:
- التحيات والمقدمة.
- شرح واضح لما تنوي تحقيقه خلال الاجتماع الافتتاحي.
- الغرض من المشروع.
- نطاق المشروع.
- القيود المتعلقة بالوقت والميزانية.
- المخاطر المعروفة الحالية.
- قائمة المُخرجات.
- فتح المناقشة والأسئلة.
2. دعوة الأشخاص المُناسبين
في هذه المرحلة ، تُريد التركيز على دعوة جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ومع ذلك ، في شغفك بتدوير الكرة ، قد تميل إلى دعوة كل من لديه أي شيء مُتعلق بالمشروع عن بُعد. يمكن أن يؤثر ذلك على اجتماعك ، حيث ستكون إدارة حشد كبير أكثر صعوبة. يجب عليك فقط تضمين أعضاء الفريق الذين لديهم دور مُهم يلعبونه في المشروع (ويُمكنهم تقديم مدخلات قيمة).
يُمكنك دعوة الحاضرين في الاجتماع عبر البريد الإلكتروني ، أو الأفضل من ذلك ، من خلال أداة تواصل داخلية مثل Slack. يُمكنك استخدام هذه الأداة لإنشاء قناة (مجموعة) ستستخدمها لمشاركة جدول أعمال الاجتماع والمستندات الأخرى ذات الصلة حتى يتمكن الجميع من الاطلاع عليها قبل بدء الاجتماع. تحقق من أفضل أدوات التواصل الداخلي في مكان عملك.
3. اجعل الاجتماع تفاعليًا
اجعل اجتماعك الافتتاحي تفاعليًا من خلال توفير منصة مفتوحة للتعبير عن الأفكار أو الاقتراحات. الهدف هنا هو ضمان مشاركة الجميع بنشاط خلال الاجتماع. إليك بعض الأفكار حول ما يُمكنك فعله:
- العصف الذهني الجماعي: يعمل هذا الحل بشكل أفضل إذا كان لدى العديد من أعضاء الفريق نفس مجال الخبرة. من خلال تبادل الأفكار معًا ، يُمكنك البناء بسرعة على معرفة الأفراد وتطوير الحلول الإبداعية التي تُمهد الطريق للنجاح.
- التناوب على رئاسة الاجتماع: على الرغم من أنه من المثالي أن يقوم مدير المشروع بتيسير الاجتماع الافتتاحي ، يُمكنك تبديل الرؤساء لتجنب فقدان انتباه الأعضاء. يسمح للجميع بأخذ دورهم في قيادة جوانب مُحددة من جدول أعمال الاجتماع أو تقديم عروض تقديمية ، والتي يُمكن أن تُساعد الفريق أيضًا على الشعور بمزيد من المشاركة في المشروع.
- طلب التقييمات: عندما تُقدم شيئًا جديدًا ، اسأل الحاضرين عما إذا كانت لديهم أي أسئلة حوله حتى يتمكن الجميع من التعبير عن آرائهم في الاجتماع. يُمكنك أيضًا الاستفادة من هذه الفرصة لاكتشاف الأفكار أو الاهتمامات الأخرى التي قد تكون لديهم حتى لا تتراكم الشكوك بمرور الوقت — وهو سبب أساسي للإحباط بين الأشخاص المشاركين في المشروع.
ستضمن هذه التقنيات التفاعلية مشاركة جميع أصحاب المصلحة بنشاط في الاجتماع الافتتاحي.
4. توضيح الأدوار والمسؤوليات
بافتراض أنَّ الجميع يفهم المشروع بأكمله ومدى ملاءمته ، ستكون الخطوة التالية هي تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم. اغتنم هذه الفرصة لتكرار المناقشات السابقة حول ما يتوقعه الجميع من بعضهم البعض. يُمكنك استخدام أداة عبر الإنترنت مثل Asana لإنشاء قوائم تحقق حتى يتمكن الجميع من معرفة المهام التي يتحملون مسؤوليتها.
يُمكنك البدء بتعيين عناصر العمل التي يجب استكمالها في موعد نهائي مُتفق عليه ، ثم توزيعها على أعضاء الفريق. رتّب هذه الأنشطة حسب الأولوية ، مع إدراج أهم المهام أولاً. بهذه الطريقة ، يُمكنك التأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية دون الاضطرار إلى بذل الكثير من الجهد. تحقق من مقارنة بين Asana و Jira: أيهما أفضل في منهجية Agile؟
5. أضف مُلخص الاجتماع إلى قاعدة المعرفة الداخلية
بمجرد الانتهاء من الاجتماع ، قم بتحويل ملاحظاتك إلى مُستند جيد التنظيم لتسهيل الرجوع إليه في المستقبل. يُمكنك استخدام موقع قاعدة المعرفة الداخلية كمستودع عبر الإنترنت يمكن لأي شخص في المشروع الوصول إليه بسهولة.
بهذه الطريقة ، يُمكنك دائمًا الرجوع إلى ملاحظات الاجتماع كلما كانت هناك أسئلة حول شيء ما تم تغطيته أثناء الجلسة الافتتاحية. يُمكنك أيضًا استخدام wiki الخاص بك لإضافة تحديثات أثناء تقدمك طوال دورة حياة المشروع. تحقق من أفضل تطبيقات قاعدة المعرفة لمؤسستك.
اضبط النغمة المُناسبة للمشروع بأكمله باجتماع تحضيري
يُعد الاجتماع التحضيري خطوة حيوية في أي مشروع ، حيث إنه يُحدد نغمة دورة حياة المشروع بأكملها ويُوجه جميع المشاركين في نفس الاتجاه.
يُمكنك الاستفادة من النصائح والأدوات المذكورة أعلاه لوضع جميع أصحاب المصلحة لديك على نفس الصفحة وتمهيد الطريق لسير عمل مُنتج. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل النصائح لجعل تقارير مشروعك مُميزة.
