بعد تغيير طريقة عمل مُؤسستك نحو العمل عن بُعد ، من الضروري أن تأخذ الوقت الكافي لتعزيز ثقافة التواصل الجيدة في مساحة عملك الافتراضية. وذلك لأنَّ الطريقة التي استخدمتها سابقًا للتفاعل مع الزملاء في بيئة مكتبية تقليدية لا تُترجم بالضرورة إلى العالم الافتراضي.
لذلك ، تُعد عملية إعادة كتابة دليلك للتواصل مفتاحًا للنجاح ضمن الفريق الافتراضي ، وإحدى طرق تحقيق ذلك هي معرفة ما لا يجب فعله. تحقق من أفضل الطرق التي يُمكن للمبدعين من خلالها التواصل بشكل احترافي.
1. استخدام البريد الإلكتروني كطريقة أساسية للتواصل
على الرغم من أنَّ البريد الإلكتروني لا يزال يلعب دورًا مُهمًا في مكان العمل عن بُعد اليوم ، إلا أنه لا ينبغي أن يكون هو الخيار الأساسي للتواصل. يُمكنك أن تفقد مسار الرسائل بسرعة عندما تكون مدفونة في بريدك الوارد ، مما يُؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.
لا يزال بإمكانك استخدام البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء الحاليين واستهداف العملاء المُحتملين. ومع ذلك ، هناك أدوات تواصل عملية أخرى مُناسبة بشكل أفضل للمراسلة والتعاون مع زملائك عن بُعد.
تُعد أدوات المراسلة الفورية مثل Slack جيدة لإجراء محادثات سريعة بشكل مُتبادل وإنشاء قنوات لموضوعات أو مشاريع مُحددة. يُمكنك أيضًا الاستفادة من تطبيقات المراسلة مثل Twist للتواصل بشكل غير مُتزامن ، بينما تُتيح لك أدوات إدارة المشروع مثل Trello أو Asana إنشاء المهام وتعيينها وتتبعها.
2. الفشل في التخطيط بسبب اختلافات المنطقة الزمنية
في بيئة المكتب التقليدية ، يعمل الأشخاص عادةً في نفس المكان وخلال ساعات العمل نفسها. ومع ذلك ، عندما يكون لديك أعضاء فريق افتراضي عبر مناطق زمنية مُختلفة ، يُمكن أن تُصبح الأمور أكثر تعقيدًا ما لم تُخطط لذلك.
يجب أن تكون على دراية بالاختلافات الزمنية والعثور على الساعات المُتداخلة لجدولة الاجتماعات. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى حفظ المناطق الزمنية أو أماكن تواجد زملائك لتحقيق ذلك. يُمكنك استخدام محولات المنطقة الزمنية مثل Timezone.io أو تطبيقات التقويم المُشتركة مثل Cal Friendly للمساعدة في تحديد أوقات الاجتماعات وإدارتها. هذا يسمح لك بتحديد الوقت المُناسب للجميع. تحقق من أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد.
3. الإفراط في الاعتماد على التواصل النصي فقط
غالبًا ما يخلو التواصل النصي من الإشارات غير اللفظية مثل لغة الجسد والتواصل البصري وتعبيرات الوجه ، والتي يُمكن أن تُؤدي بسهولة إلى التفسيرات الخاطئة والصراعات. في الإعداد الافتراضي ، من الضروري استخدام وسائط تواصل مُتنوعة لتوصيل وجهة نظرك ، بما في ذلك أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Google Meet أو Zoom.
نظرًا لأنك قد لا تكون قادرًا على الاجتماع جسديًا ، فإنَّ هذه الأدوات تُقدم أفضل شيء تالي من خلال السماح لك برؤية زملائك والاستماع إليهم. إلى جانب إنشاء المزيد من الاتصالات الشخصية ، تشرح مكالمات الفيديو أيضًا المهام المُعقَّدة بشكل أفضل.
ومع ذلك ، لا يُمكنك دائمًا إجراء مكالمة فيديو ، خاصةً عند العمل مع أشخاص في مناطق زمنية أخرى. في هذه الحالة ، يُمكنك استخدام أداة فيديو غير متزامنة مثل Voodle لتسجيل رسائل الفيديو وإرسالها. تحقق من كيفية استخدام التواصل النصي فقط لتحسين كفاءة العمل الافتراضي.
4. توقع أن يكون الجميع مُتاحًا في كل وقت
نتيجة لجميع أدوات التواصل الموجودة في متناول الكثير من المُستخدمين واعتماد سياسات العمل عن بُعد ، أصبحت الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية غير واضحة بشكل مُتزايد. وقد أدى ذلك إلى ظهور ثقافة “العمل المُستمر”: التوقعات غير الواقعية بأن كل شخص يجب أن يكون مُتاحًا للرد على الرسائل المُتعلقة بالعمل أو الاستجابة لمُتطلبات العمل في جميع الأوقات.
لتجنب هذا ، تحتاج إلى وضع بعض الحدود. يتضمن ذلك إنشاء جدول عمل مُخصص عن بُعد ، وتعيين مدى توفرك في أدوات التواصل في مكان العمل ، وإيقاف تشغيل الإشعارات للرسائل غير العاجلة خارج ساعات العمل.
5. عدم الانتباه للاختلافات الثقافية / الدينية
نظرًا لحقيقة أنَّ العمل عن بُعد يسمح لك بتوظيف المواهب من مختلف أنحاء العالم ، يجب أن تكون على دراية بالاختلافات الثقافية والدينية التي يُمكن أن تُؤثر سلبًا على ديناميكيات التواصل والفريق.
على سبيل المثال ، قد يحتفل الأشخاص من ثقافات وديانات مُختلفة بأعياد مُعينة ، وقد لا يكونوا مُتواجدين للعمل أو يكون لديهم ساعات عمل مُختلفة خلال هذه الأوقات. لذلك ، قد تحتاج إلى تتبع هذه الأيام وتعديل المواعيد النهائية أو خطط التواصل وفقًا لذلك.
6. عدم خلق مساحة للمُحادثات العرضية
في بيئة العمل من المنزل ، قد يكون من السهل التغاضي عن الحاجة إلى التفاعل الاجتماعي بين الزملاء. ومع ذلك ، فإنَّ الشعور بالوحدة في العمل عن بُعد هو مصدر قلق خطير يُمكن أن يُقلل من الإنتاجية والرضا الوظيفي.
لمكافحة هذا ، تحتاج إلى إيجاد طرق لتشجيع المحادثات غير الرسمية. يُمكنك تحقيق ذلك من خلال خلق فرص افتراضية للمُحادثات العشوائية. على سبيل المثال ، إنشاء مجموعة مُميزة للمُحادثات غير الرسمية في أداة الدردشة في مكان العمل. هذا هو المكان الذي تتحدث فيه عن الموضوعات غير المتعلقة بالعمل ، مثل خطط عطلة نهاية الأسبوع أو برنامجك التلفزيوني المُفضل أو الهوايات.
يُمكنك زيادة المشاركة داخل فريقك من خلال أفكار استراحة القهوة هذه.
7. وجود اجتماعات كثيرة جدًا
في حين أنه من المهم إجراء تسجيلات وصول مُنتظمة مع فريقك ، إلا أنك لا تُريد المبالغة في الاجتماعات. الحقيقة هي أنَّ بعض الاجتماعات لا تستحق وقتك ، بل إنها قد تضر إنتاجيتك.
لذا ، قبل تحديد موعد لاجتماع آخر ، اسأل نفسك عما إذا كان ذلك ضروريًا حقًا وما إذا كانت هناك طرق أخرى لإيصال رسالتك. عندما تختار عقد اجتماع ، حاول التأكد من أنه مُثمر قدر الإمكان من خلال إنشاء جدول أعمال ومشاركته مُسبقًا ، وإبقائه مُوجزًا ، وحضور الأشخاص الضروريين فقط.
بالإضافة إلى ذلك ، قم بتعيين شخص ما لتوثيق محاضر الاجتماع بشكل صحيح وحفظها في مكان مركزي أين يُمكن للجميع الوصول إليها. سيُساعد هذا في تقليل الحاجة إلى اجتماعات مستقبلية لمناقشة ما حدث في الجلسات السابقة. تحقق من أفضل التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لكتابة ملخصات اجتماعات فعّالة.
8. عدم الاعتراف بالإنجازات والاحتفال بالنجاحات
يُعد الاعتراف بنجاحات فريقك والاحتفال بها أمرًا ضروريًا لرفع الروح المعنوية والمشاركة الإجتماعية. العمل من المنزل ليس سببًا للتغاضي عن نشاط بناء الفريق الحيوي هذا.
يُمكنك الاعتماد على أدوات التعرف على الموظف مثل Bonusly للاحتفال بنجاح فريقك والتعرف على الإنجازات الفردية. يُمكنك أيضًا دمجها في مساحة عمل Slack الخاصة بك ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق منح وتلقي التنويهات بسهولة أكبر. تحقق من أفضل الأدوات لتحسين تجربة مكان العمل عن بُعد.
تجنب هذه الأخطاء لتحسين الاتصال بالفريق عن بُعد
في حين أنَّ بيئة العمل عن بُعد لها تحدياتها ، إلا أنها تُوفر أيضًا العديد من الفرص للنمو والنجاح. بالنسبة للجزء الأكبر ، ما زلنا نتعلم أفضل السبل للتنقل في طريقة العمل الجديدة هذه.
يمكن أن تُساعدك معرفة هذه المخاطر الشائعة على تجنبها وإنشاء بيئة عمل عن بُعد ناجحة لك ولفريقك. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل النصائح لإدارة أفراد الفريق عن بُعد بكفاءة.
