عندما يتعلق الأمر بتقدير الوقت وإدارة المشاريع المُستقلة ، فإنَّ أهم شيء هو تتبع ساعات عملك بدقة. من المُهم أن تعرف مشروعك جيدًا حتى تمنح عملائك بثقة تقديرًا واقعيًا للمدة التي ستستغرقها مهمة مُعينة.
بعد كل شيء ، لا تُريد أن تجد نفسك تُفرط في التكلفة أو تُخفض منها لعملائك. دعنا نلقي نظرة على بعض المؤشرات التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء القيام بذلك. تحقق من كيفية تحقيق التوازن بين وظيفة بدوام كامل والعمل الجانبي دون إرهاق.
1. تحديد نطاق مشروعك
الخطوة الأولى هي التأكد من أنَّ لديك فهمًا راسخًا لما سيترتب على المشروع. اكتشف بالضبط المهام والمواعيد النهائية والميزانيات التي ستتعامل معها. سيُساعدك وجود فهم ملموس للنطاق والمهام المعنية على الابتعاد عن أي نفقات غير ضرورية.
احذر من زحف النطاق. إذا لم تكن حريصًا ، فمن المحتمل أن يمتد مشروعك لفترة أطول مما كنت تتوقعه في البداية. أفضل طريقة لتجنبه هي من خلال وجود هيكل تقسيم العمل (WBS) لتخطيط جميع المهام بالتفصيل ، وتبسيط سير العمل الخاص بك مع عميلك بشكل فعَّال. يمكنك أيضًا استخدام نموذج نطاق المشروع لهذا الغرض.
تنزيل: Smartsheet (متاح كملف Excel)
2. استخدام أسلوب تقدير الوقت المُناسب
مهما كان السعر المُتفق عليه ، يجب أن تُحاول تجنب التقليل والمبالغة في التقدير. يميل العديد من العمال المُستقلين إلى عرض أسعارهم بالساعة عند تحديد تكلفة العمل المُنجز ، ولكن هذا قد يؤدي إما إلى فواتير متضخمة أو حتى تقليل تكلفة وقتك — خاصةً إذا لم تأخذ في الاعتبار الحالات الطارئة وقيود الموارد وعوامل أخرى. فيما يلي بعض الطرق لتقدير ساعات المشروع بدقة:
- حكم الخبير: هذا ضروري في الحالات التي يصعب فيها قياس البيانات أو يستحيل قياسها ، أو عندما لا تتوفر المواصفات التفصيلية بالضبط. مفتاح استخدام هذه التقنية هو الحصول على أكبر قدر مُمكن من المعلومات والتحليلات قبل اتخاذ القرار. يجب عليك استخدام هذه الطريقة لتحديد المهام الفرعية ومدتها في تقدير الجهود ومرحلة التنبؤ بالوقت.
- التقدير المماثل: التقدير المماثل هو ممارسة شائعة تتضمن استخدام مشروع (مشروعات) بميزات مماثلة كأساس لتقديرك. يُمكنك استخدام الخبرة السابقة أو متوسطات الصناعة أو موارد أخرى لمساعدتك في هذه العملية. بشكل أساسي ، يستخدم التقدير المماثل البيانات التاريخية من مشاريع مماثلة من أجل عمل تقدير.
- تقدير النقاط الثلاث: تتضمن هذه الطريقة تحديد جميع السيناريوهات المُمكنة (المتفائل ، المتشائم ، والأكثر ترجيحًا) ، بالإضافة إلى احتمالات حدوثها ، ثم الخروج بتقدير نهائي. يتم حسابه بشكل شائع باستخدام تقنية التوزيع المثلث أو تقدير PERT.
عند استخدام طريقة التوزيع المثلث ، يمكنك أخذ متوسط التقديرات التالية — التقدير المتفائل (O) والتقدير المتشائم (P) والتقدير الأكثر احتمالا (M). لذلك ، ستبدو معادلة التوزيع المثلث كما يلي:
E= (O+P+M)/3
تُشير كلمة PERT إلى “أسلوب تقييم ومراجعة المشروع”. إنه نموذج لصنع القرار يُساعد المجموعات على تحديد أولويات عملهم من خلال تحديد مقدار الوقت الذي يحتاجون إليه لإكمال المهام المختلفة.
تعتبر طريقة توزيع PERT أكثر من المتوسط المرجح. حيث تُعطي وزنا أكبر للنتيجة الأكثر احتمالًا ووزن أقل للنتائج الأخرى. عادةً ما يستخدم مديرو المشاريع هذه الطريقة لتقدير تواريخ اكتمال المشروع ، حيث تميل إلى أن تكون أكثر دقة.
يمكن تقدير معادلة PERT بالطريقة التالية:
PERT Beta Distribution = (P + O + 4ML ) / 6
باتباع المثال أعلاه ، دعنا نقول أنه في حالة العمل المُستقل في المهمة A (والتي تصادف أنها حملة شبكات اجتماعية) فإنَّ التقدير الأكثر تفاؤلاً هو أسبوعين ، والسيناريو الأسوأ هو تسعة أسابيع. التقدير الأكثر احتمالا هو أربعة أسابيع.
بتطبيق معادلة PERT ، سيصبح تقدير الوقت التقريبي 4.5 أسابيع. باستخدام هذه الطريقة ، يُمكننا أيضًا حساب الانحراف المعياري في هذه الحالة لمنح العملاء وقتًا أكبر للانتهاء. بالنسبة للمهمة A ، يُمكننا التعبير عنها على النحو التالي:
Standard deviation = (P-O)/6 = (9–2)/6 = 1.75
هذا يصل إلى 1.75 في مثالنا. ومن ثم ، يُمكننا إعطاء نافذة إتمام محتملة تبلغ 6.25 أسبوعًا ، بدلاً من 4.5 أسابيع.
- التقدير التصاعدي: الطريقة الأبسط (والأكثر دقة) لحساب ساعات العمل المُستقل هي نهج التقدير التصاعدي. يقترح هذا النهج أن تبدأ من الأساس ذاته لهيكل تقسيم العمل الخاص بك ، وتحصيل جميع النفقات ثم تضيفها كما هو مطلوب.
باستخدام هذا النهج ، يُمكنك إنشاء تقديرات دقيقة بالبدء من أسفل والعمل في طريقك من خلال كل تكلفة في نطاق مشروعك. يساعدك على تغطية جميع التكاليف دفعة واحدة.
3. حساب نسبة المراوغة
نظرًا لأنَّ جميع المستقلين لا يعملون بالطريقة نفسها ، فقد يكون من الصعب قياس مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل في مشروع ما. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يُساعدك استخدام حاسبة نسبة الخطأ في حساب التقديرات الدقيقة. والتي تُساعدك على معرفة نسبة الوقت الزائد/الناقص ، حتى تتمكن من تحسين ساعات الفوترة.
على سبيل المثال ، إذا قدرت أن الأمر سيستغرق أربعة أيام لإنهاء مشروع ، لكن الأمر يستغرق يومين فقط ، فإنَّ نسبة المراوغة الخاصة بك هي 2:1. الهدف من نسبة الفدج هو تحديد مدى السرعة التي يمكنك من خلالها التنقل خلال المهام في مشروعك ومقدار الفترة الفاصلة لديك في جدولك الزمني. تحقق من ما هي مجموعة أدوات العمل المُستقل؟ إليك أين يُمكن العثور عليها.
4. حساب وقت الخمول والفواصل
قد تعتقد أنه يُمكنك ببساطة إضافة الساعات التي تقضيها ، لكن هذا لا يعمل حقًا. يجب مراعاة أيام الإجازات وأوقات الخمول في إجمالي الساعات التي تُخطط للعمل بها.
إذا لم تأخذ فترات راحة ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى الإرهاق أسرع مما كان متوقعًا. إذا كنت تستخدم أدوات تعاون مثل Slack أو Todoist ، فمن المهم إعداد حالة الإجازة أو حالة التواجد خارج المكتب عند أخذ إجازة.
إذا كنت تأخذ يوم عطلة ، فعليك أخذ ذلك في الاعتبار أثناء حساب عدد الساعات التي تخطط للعمل بها في الأسبوع. إذا كان لديك فترة طويلة من الخمول أو استراحة في العمل ، فمن الجدير بالذكر تضمينه أيضًا — ببساطة أضف ساعة أو ساعتين إلى إجمالي ساعات عملك كل أسبوع. تحقق من كيفية الانفصال التام عن العمل قبل الإجازة
تنزيل: Vertex42 (متاح كملف Excel)
5. تقديرات التخطيط ، والطوارئ ، والمراجعات
من أكثر الأخطاء التي يرتكبها العامل المُستقل شيوعًا عدم حساب وقت التخطيط. وبالمثل ، فإنَّ تقديرات الطوارئ ضرورية لمراعاة الظروف غير المتوقعة التي قد تنشأ أثناء سير المشروع — على سبيل المثال ، قيود الموارد.
- التخطيط: ستحتاج إلى وقت للتخطيط لعملك والتأكد من حصولك على جميع المعلومات التي تحتاجها من العملاء. هذا مهم بشكل خاص عند العمل مع العملاء الجدد في مجال عملك أو الذين لم يعملوا معك من قبل.
- الإدارة: ستحتاج إلى وقت للمهام الإدارية مثل إرسال الفواتير أو إعداد حسابات شبكات التواصل الاجتماعي. قد تحتاج أيضًا إلى وقت لمتابعة العملاء بعد اكتمال المشاريع.
- حالات الطوارئ/المراجعات: إذا استغرق المشروع وقتًا أطول من المتوقع أو إذا حدث خطأ ما في المشروع ، فقد تحتاج إلى وقت إضافي للمهام الإدارية أو إجراء الإضافات أو المراجعات.
6. استخدام أدوات أو تطبيقات تتبع الوقت
يُعد تتبع الوقت طريقة رائعة للحصول على فهم أفضل لمقدار الوقت الذي تقضيه في كل مشروع. يُمكنك استخدام أدوات مثل نماذج الجدول الزمني للمشروع أو قوالب الجدول الزمني وتطبيقات تتبع الوقت لضمان حصولك على البيانات المناسبة حول المدة التي تستغرقها لإكمال المهام.
ستجد أيضًا أن إعداد نظام لتتبع الوقت ، مثل تقنية بومودورو ، سيساعدك على زيادة الإنتاجية وتتبع تقدمك والتأكد من التزامك بالمواعيد النهائية. تحقق من تطبيقات لتتبع الوقت لإيقاف إهدار الوقت وتساعدك على الاستفادة منه بشكل أفضل.
7. راجع تقديراتك النهائية
لقد انتهيت من تقديرك ، والآن حان الوقت لعمل التقدير النهائي. أحد الأشياء التي ستحتاج إلى القيام بها هنا هو مراجعة تقديراتك. تحقق مما إذا تم حذف أي مهام من التقدير. إذا كان الأمر كذلك ، أضف تلك الساعات الإضافية مرة أخرى إلى التقدير النهائي. قد يساعد استخدام مجموعة متنوعة من نماذج إدارة المشاريع.
إذا كان لديك تقدير من عميلك ، فقم بمراجعته للتأكد من أنَّ الأرقام في حدود المعقول. إذا كان هناك تناقض بين تقديريك ، فاطلب منه مزيدًا من التفاصيل حول ما يريد وكيف يريد القيام به. تحقق من بعض التحذيرات من العميل السيء التي يجب أن يكون كل عامل مُستقل على دراية بها.
تقييم وإدارة ساعاتك القابلة للفوترة بدقة
موضوع ساعات المشروع هو موضوع مُثير للجدل بالنسبة لكل عامل مُستقل ، حيث سيكون لكل شخص سعره الخاص (بناءً على الخبرة ، وخبرة الموضوع ، ومتطلبات العميل ، وما إلى ذلك) ومنهجية حل المشكلات.
إذا كنت تُخطط لحساب ساعات العمل التي يجب دفع تكلفتها ، فستكون معرفة هذه النصائح والحيل لا تُقدر بثمن. نأمل أن توفر لك الوقت والمال في مشروعك التالي — وتجعل العملية برمتها أقل إرهاقًا. تحقق من كيفية إدارة الركائز الأربعة للإنتاجية: نصائح وأدوات لاستخدامها.
