أفضل التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لكتابة ملخصات اجتماعات فعّالة

هل شعرت بخيبة أمل يومًا من قبل لأنك لم تتمكن من تدوين بعض المُلاحظات حول التفاصيل المُهمة في اجتماع العمل الذي حضرته؟ يُمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب ، من الانشغال الشديد بالإستماع إلى تشتيت انتباهك من زملائك في العمل ، أو عدم امتلاك أدوات الكتابة.

يُساعدك وجود تطبيق فعَّال لكتابة مُلخصات الاجتماعات على التقاط المعلومات ذات الصلة في الاجتماع بسهولة. تحقق من بعض النصائح لتقييم أداء فريقك بشكل فعَّال.

تابع القراءة بينما سنناقش الميزات المُشتركة التي يجب البحث عنها في أحد التطبيقات لكتابة مُلخصات الاجتماع وتحديد أكثرها فعالية بالنسبة لك.

ميزات التطبيقات المُخصصة لكتابة مُلخص الاجتماع

الغرض الرئيسي من تطبيق كتابة مُلخص الاجتماع هو تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع باستخدام الأجهزة الذكية. بعد انتهاء الحدث ، يتم تلخيص المعلومات وتخزينها في الجهاز لمُساعدة أعضاء الفريق على مواكبة كل ما تمت مناقشته أو الاتفاق عليه.

على سبيل المثال ، يُمكنك إجراء اجتماع تحضيري للمشروع وتدوين تفاصيل الاجتماع باستخدام أداة فعَّالة لتلخيص الاجتماع. تأتي معظم هذه التطبيقات مع ميزات مُعينة تجعل التوثيق أسهل ويسهل الوصول إليه. تشمل هذه الميزات:

1. واجهة مستخدم جيدة

من السهل الوصول إلى واجهة تطبيق مُلخص الاجتماع الفعَّال دون تعقيد. يُعزز امتلاك واجهات مستخدم جيدة التنقل السريع لكل من المُستخدمين المُتقدمين وغير المُتخصصين في مجال التكنولوجيا. نظرًا لأنَّ كتابة ملخصات الاجتماعات يجب أن تكون سريعة ، فلا ينبغي للمستخدم إضاعة الوقت في تحديد مكان تواجد العناصر في التطبيق.

تم تصميم تطبيق مُلخص الاجتماع الجيد أيضًا للسماح لك بتنظيم اجتماعات افتراضية مُثمرة مع الاستمرار في تدوين كل شيء تمت مُناقشته.

2. التعيين المُناسب للتفاصيل

معظم هذه التطبيقات لها تصنيف مُناسب للمساءلة. يتضمن ذلك عنوان الاجتماع وتاريخه وجدول أعمال الاجتماع ومدته بالإضافة إلى مكان القيام به. تعمل هذه الميزات على تسهيل توثيق الاجتماعات الجديدة والحالية للعثور على نتائج سريعة. تحقق من أفضل أدوات الاجتماع المجانية عبر الإنترنت للتعاون مع فريقك.

3. إضافة أعضاء الفريق

نظرًا لأنَّ الفرق تعمل معًا ، فإنَّ التطبيق الفعال لكتابة ملخصات الاجتماع يسمح بإضافة مُستخدمين مُتعددين لتقديم المدخلات. يُمكن لأي شخص تم منحه حق الوصول إلى المُستند عرض الاجتماع وقراءته وإجراء تغييرات عليه إذا لزم الأمر. تمنع ميزات مثل هذه الحاجة إلى طباعة نسخ مطبوعة من الاجتماع الأخير لفريقك.

4. التكامل مع التطبيقات الأخرى

ميزة أخرى تمتلكها بعض هذه التطبيقات هي إمكانية دمجها مع تطبيقات إنتاجية أخرى. يُمكنك إضافة تطبيقات مثل Zoom و iCal وتقويم Google وعدد قليل من التطبيقات الأخرى لتكون بمثابة أداة رائعة للتذكير أو جدول الاجتماع أو إعادة الجدولة.

بعض التطبيقات التي يُمكنك استخدامها لكتابة مُلخص اجتماع فعّال

لا يوجد سوى القليل الذي يُمكن أن يتذكره العقل البشري ، خاصة مع العديد من الأشياء التي يجب التفكير فيها. يضمن استخدام تطبيق مُلخص الاجتماع المُناسب لاجتماعاتك عدم ترك أي معلومات مُهمة أو نسيانها.

الآن بعد أن أصبحت على دراية ببعض الميزات التي يجب توفرها في تطبيقات مُلخصات الاجتماعات ، إليك بعض الخيارات التي قد تُفكر فيها.

1. Hypercontext

تم تصميم Hypercontext للفرق المُتعاونة المُلتزمة بتحقيق الأهداف المُحددة من خلال التواصل الفعال في الاجتماعات.

باستخدام Hypercontext ، يُمكنك تتبع كل دقيقة اجتماع وتعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق كقائد فريق أو مدير. كما أنه يُساعد في تعزيز المحادثات الصحية بينك وبين أعضاء فريقك من خلال اقتراح أسئلة مُختلفة تتعلق بجدول أعمال الاجتماع.

إذا كنت مديرًا أول في مكان عملك ، فيُمكن أن يُساعدك Hypercontext في سد الفجوة بينك وبين الموظفين الذين ليس لديهم إمكانية الوصول المُباشر إليك. حيث يُساعد على فهم الموظفين الجدد والذين يعملون عن بُعد بشكل أفضل لبناء علاقة عمل مُنتجة.

لديك الفرصة لدمج Hypercontext مع تطبيقات أو أدوات أخرى مثل تقويم Google و Slack و Microsoft Teams و Google Meet و Zapier و Outlook. تحقق من مقارنة بين Zoom Cloud Meetings و Google Meet: أيهما أفضل خيار لك؟

التسعير:

• خطة أساسية مجانية.
• إصدار احترافي يُكلف 5.60 دولارًا أمريكيًا لكل شخص شهريًا للخطة السنوية و 7 دولارات أمريكية للدفع الشهري.
• إصدار عمل يُكلف 8.80 دولارًا أمريكيًا لكل شخص شهريًا للخطة السنوية و 11 دولارًا أمريكيًا للدفع الشهري.

2. Beenote

Beenote هو تطبيق مُخصص لإدارة الاجتماعات تم إنشاؤه مع وضع المُدير التنفيذي ومدير المشاريع وأعضاء مجلس الإدارة في الاعتبار. يُمكِّنك من توثيق المراحل المُختلفة للاجتماعات. هذا يمتد من مرحلة البدء في التخطيط والعمل والمتابعة.

يُتيح لك تطبيق Beenote بدء تعاون نشط بينك وبين المشاركين (الموظفين) دون الحاجة لأي تواصل فعلي. كما يسمح لك بتدوين الملاحظات والقرارات والمهام التعاونية أثناء الاجتماع والتي سيتم دمجها تلقائيًا في محاضر الاجتماع.

يُمكنك مراقبة تقدم أعضاء الفريق بكفاءة أثناء المشروع من أجل المُساءلة.

التسعير:

• الدفع يعتمد على عدد المُستخدمين.
• يتم احتساب الدفعة شهريًا ، ولكن بفاتورة سنوية.
• كل حزمة لها فترة تجريبية مجانية.

3. nTask

nTask هو تطبيق إدارة مشروع إنتاجي يحتوي على العديد من ميزات إدارة الفريق ، بما في ذلك إدارة الاجتماعات وإدارة المهام وإدارة المخاطر وتتبع الوقت وتتبع المشكلات.

باستخدام nTask ، يُمكنك جدولة الاجتماعات وإدارتها مع فريقك بسلاسة أثناء التنقل ، دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات. يمكنك إصلاح جدول أعمال الاجتماع ، وتسجيل نقاط المناقشة ، وإنشاء إجراءات المُتابعة ، وصياغة اجتماعات مُتكررة.

أثناء عملية التسجيل ، يسمح بتقدير تفاصيل تحضير الاجتماع ومراجعتها قبل نشرها. هذا يضمن أنك وفريقك على نفس الصفحة حول تفاصيل الاجتماع.

ميزة أخرى بارزة في nTask هي أنه يمنحك خيار إرسال محاضر اجتماعاتك بالبريد الإلكتروني إلى الحاضرين أو أعضاء الفريق الذين ليسوا جزءًا من لوحات nTask الخاصة بك.

التسعير:

• لديه خطة مجانية أساسية.
• تم تسعير الخطة المتميزة بـ 3 دولارات شهريًا لكل مُستخدم.
• يمكن الوصول إلى خطة العمل مقابل 8 دولارات شهريًا لكل مُستخدم.

تحقق من أفضل النصائح لإدارة أفراد الفريق عن بُعد بكفاءة.

4. Magic Minutes

يُوفر Magic Minutes نظامًا أساسيًا يُمكنك من خلاله تدوين ملاحظات محاضر الاجتماعات وإنشاء مهام يُمكن تخصيصها لأعضاء الفريق بالتواريخ والتفسيرات المُجدولة.

يُمكنك إنشاء جداول الأعمال على الفور أو إعداد واحد في وقت مُبكر لضمان أنَّ اجتماعاتك مُركزة دون أي إلهاء. يُمكنك بسهولة إضافة صور أو لقطات شاشة إلى محضرك لجعل الأمور أكثر قابلية للفهم — وهذا يُساعد في التركيز على نقاطك والتقاط لحظات جلسة السبورة البيضاء.

بعد اجتماعك ، يُمكن إرسال سجل محاضرك إلى الأعضاء عبر البريد الإلكتروني أو مشاهدته مباشرة على لوحة المعلومات عند استخدام Magic Minutes. للتأكد من أنَّ الغرض من الاجتماع واسع الحيلة ، يُمكنك إعداد متابعة الاجتماع. نقرة زر بسيطة لتنشيط هذه الميزة. سيتم دعوة جميع الأعضاء ، وستطلب أيضًا تقارير إذا لزم الأمر. تحقق من أفضل تطبيقات السبورة البيضاء لأجهزة Android و iOS.

التسعير:

• يُقدم Magic Minutes خطة مجانية للحاضرين في الاجتماع. يُمكنه عرض الوظائف وتنفيذها ، لكن لا يُمكنه إنشاء الاجتماعات أو تشغيلها.
• خطته المميزة تُكلف 12 جنيهًا إسترلينيًا شهريًا لكل مُستخدم.
• خطة العمل تُكلف 6 جنيهات إسترلينية شهريًا لكل مُستخدم

5. MeetingBooster

ما يجعل Meeting Booster فريدًا هو أنه يجعل كل شيء مركزيًا في محاضر الاجتماعات. يُوفر ميزات البحث والدمج التي تُتيح لك البحث عن محضر اجتماع مُحدد واختيار الموضوعات أو الملاحظات أو المهام. يُمكنك بعد ذلك دمج النتائج في مُستند واحد شامل. هذا يجعل عملية التقييم سهلة ويزيد من كفاءة اجتماعاتك.

التسعير:

• يُقدم نسخة تجريبية مجانية. يُمكن للمستخدمين اختيار خيار مدفوع بعد ذلك.

تحقق من أفضل الإضافات لحجز المواعيد على WordPress لأتمتة عملك بالكامل.

كتابة مُلخصات اجتماعات فعّالة للرجوع إليها

الاجتماعات هي أحداث حاسمة أين يتم اتخاذ قرارات مهمة خلالها ، ويتم وضع الخطط موضع التنفيذ. من الضروري تدوين النقاط التي تمت مناقشتها للرجوع إليها. خلاف ذلك ، قد ينتهي الأمر بأعضاء الفريق بتقديم معلومات أو أفكار مُتضاربة لاحقًا أثناء التقدم.

لضمان متابعة الاجتماع بشكل مُناسب ، من الأفضل استخدام تطبيق مُلخص الاجتماع المُناسب لالتقاط المعلومات ذات الصلة وتلخيصها بشكل فعَّال. تحقق من أفضل التطبيقات والأدوات لجدولة الاجتماعات وتحديد المواعيد.