في بعض الأحيان عند تنزيل مستند من الإنترنت، ستلاحظ أنه بتنسيق .PDF. قد تكون لاحظت أيضا أنه من الصعب (إن لم يكن من المستحيل!) تحريره، ويتطلب قارئه الخاص به لفتحه. بالنسبة للمستخدمين الجدد، قد يبدو هذا الخيار مربكا لنوع كملف مستند. لماذا يستخدم الأشخاص ملفات PDF؟ ألن يكون شيئا مثل ملف .DOCX أفضل؟
في الحقيقة، ملفات PDF مفيدة جدا في ما يقدمونه! لقد كانت هذه الملفات وسيلة لإرسال الوثائق رقميا لفترة طويلة، ولا يمكن أن ترى أي علامة على أنها ستختفي. لذلك، لماذا يستخدم الناس ملفات PDF عند إرسال الوثائق، وأين يمكنك استخدامها في حياتك اليومية؟
فوائد ملفات PDF
لشرح هذا، دعونا نعود إلى السؤال “ألن تكون ملفات .DOCX أفضل”. المشكلة هنا هو افتراض أن الجميع سيكون على ما يرام مع استخدام ملف Doc على أجهزتهم. Doc هو امتداد الملف الذي نشأ من ميكروسوفت Word. إذا كان هناك أشخاص آخرين يريدون فتح المستند، فإنه إما تحتاج إلى استخدام ورد، أو استخدام محرر نص أين يمكن فتح / استيراد ملفات Doc. حتى لو كان ذلك ممكنا، قد تحصل على تنسيق مختلط حتى في هذه العملية. وهذا يجعل الأمور صعبة بعض الشيء للتأكد من أن الجميع يمكنه قراءة الوثيقة.
لحسن الحظ، فالكثير من أنظمة التشغيل لديها الدعم الكامل لوثائق PDF. وهذا يعني أنه يجب علينا إنشاء وثيقة واحدة خاصة بالنسبة لمستخدمي مايكروسوفت ويندوز، واحدة لنظام IOS، واحدة لينكس – يمكننا فقط وضعها في ملف PDF والجميع يمكنه قراءته.
متى تستخدم تنسيق .PDF
على هذا النحو، فإن أفضل وقت لاستخدام ملف PDF هو عندما يكون لديك أي فكرة عن نظام التشغيل الذي سيتم فتح الملف عليه. نقول أنت كنت تكتب كتيب لموقع على شبكة الانترنت للمستخدمين لتحميله. يمكن زيارة هذا الموقع من قبل الناس الذين يستخدمون ويندوز، IOS، لينكس، والأجهزة النقالة، لذلك نحن بحاجة إلى استيعاب احتياجات الجميع. في هذه الحالة نقوم باستخدام تنسيق .PDF يهدئ الجميع ويحول دون جعل الأمور معقدة.
حتى أفضل، عندما يقوم الناس بتحميل الكتيب، فإنه يمكن فتحه تلقائيا داخل متصفح المستخدم. تشتمل المتصفحات مثل كروم وفايرفوكس على امكانية مشاهدة ملفات PDF، حتى يتمكن الأشخاص من قراءة المستند بسرعة وسهولة.
كما أنها رائعة عند إرسال هذه الملفات عبر البريد الإلكتروني. عندما تريد إرسال مستند (مثل ملخص) إلى شخص ما، يمكنك استخدام ملف Doc للقيام بذلك. قد يكون هذا على ما يرام إذا كان المتلقي على جهاز الكمبيوتر الخاص بهم، ولكن إذا كانوا خارجه ويقومون باستخدام هواتفهم، قد يكون من الصعب بالنسبة لهم قراءة الوثيقة. في هذه الحالة قد ترغب في إرفاق نسخة PDF لتغطية جميع الاحتمالات.
عيوب تنسيق .PDF
إذا قام شخص ما في أي وقت بارسال وثيقة في تنسيق .PDF اليك وأردت لتعديله، كنت قد شهدت بالفعل واحدة من العيوب الرئيسية! من أجل أن يتم عرضه على أنظمة تشغيل متعددة، ملف PDF هو أشبه بصورة الرقمية من المستند الأصلي. على هذا النحو، تحرير ملف Doc مقابل ملف PDF إلى حد ما مثل تحرير النص على السبورة مقابل تحرير صورة للسبورة المذكورة. فمن الممكن، ولكنه أصعب!
متي يجب أن لا تستخدم تنسيق .PDF
لا تستخدم تنسيق .PDF عندما تريد انشاء “وثيقة حية” يمكن للآخرين تعديلها. يمكنك إضافة حقول قابلة للتحرير إلى ملف PDF، ولكن للتحرير الملف على نطاق واسع، فتنسيق PDF ليس مثالي. نأمل، إذا كنت تعمل مع الآخرين، عليك أن تعرف ما هي أنظمة التشغيل التي يستخدمونها ويمكن أن توافق على نوع الملف الذي يناسب الجميع. على الأقل، يمكن للجميع استخدام خدمة انشاء مستند في السحاب، مثل محرر مستندات غوغل. عليك حفظ ملفات كتنسيق PDFعندما تحتاج لأن يكون الجميع قادرين على قراءة الوثيقة. لا تستخدمه عندما تريد أن يكون الجميع قادرين على تحريره.
قرارات الوثيقة
وبالنظر إلى مدى اختلافها عن الوثائق الأخرى، يمكن أن يكون مربكا الذي يجعل استخدام تنسيق .PDF. الآن أنت تعرف لماذا وكيفة استخدامه، وكذلك بعض الحالات حيث من الأفضل أن يترك كما يكون.
كم تستخدم ملفات PDF في حياتك اليومية؟ أخبرنا أدناه!
