التطبيقات التي يحتاجها كل مساعد افتراضي

قد يكون كونك مُساعدًا افتراضيًا تُقدم المساعدة اللازمة عن بُعد أمرًا مربكًا ، خاصةً عندما يكون لديك مجموعة مُختلفة أو متشابهة من المهام للعديد من العملاء. ونظرًا لأنك تعمل عن بُعد ، فمن الضروري أتمتة معظم أنشطتك باستخدام أدوات برمجية لزيادة الإنتاجية وتحسين وقت استجابتك.

في هذه المقالة سنتعرف على مجموعة من الأدوات والتطبيقات الأساسية التي يجب أن يمتلكها كل مساعد افتراضي في مجموعته. ستعمل هذه الأدوات على تبسيط سير عملك وإثراء تجربتك كمساعد افتراضي ناشئ أو مُتقدم. ولكن قبل أن نكشف عنها ، دعنا ننتقل بإيجاز إلى مفهوم المساعدة الافتراضية. تحقق من أفضل الطرق للتميز عند العمل عن بُعد.

ما هو المساعد الافتراضي؟

رغم أنَّ هذا المجال ينمو بسرعة كبيرة ، إلا أنَّ كثيرًا من الأشخاص يجهلون ماذا يُقصد بالمساعد الافتراضي وما الذي يُقدمه ، وليس لديهم فكرة عن دوره الأساسي في مجال تسيير الأعمال وتنميتها.

فالمساعد الافتراضي هو فرد يعمل لحسابه الخاص عادةً ويُقدم خدمات إدارية وفنية للشركات. نظرًا لأنَّ كل العمل يتم عبر الإنترنت (ومن هنا يأتي مصطلح “افتراضي”)، يُمكن للمساعد الافتراضي القيام بمهامه من أي مكان في العالم.

أفضل جزء هنا هو أنك لست بحاجة إلى أي نوع من الشهادات أو شهادات مُخصصة للمساعدة الافتراضية. تحتاج ببساطة إلى صقل مهارة وأن تكون لديك خبرة كافية للقيام بها لمختلف العملاء بشكل جيد.

حيث يقوم العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة بالاستعانة بمصادر خارجية لمساعدين افتراضيين حتى يتمكنوا من التركيز على أهم شيء في أي عمل: النمو. إليك مجموعة من الأدوات التي يحتاجها كل مساعد افتراضي في ترسانته.

1. Slack

يُعد الحفاظ على التواصل الفعَّال مع عملائك أمرًا ضروريًا كمساعد افتراضي ، ويقوم Slack بعمل جيد في توفير كل ما تحتاجه. إنه واحد من أفضل منصات المراسلة الفورية للفرق البعيدة حيث يُتيح لك التواصل في الوقت الفعلي مع العملاء وأعضاء الفريق عند العمل في المشروع.

يُمكنك التمييز بين المشاريع باستخدام “القنوات” وجعلها في متناول الأشخاص المصرح لهم فقط. علاوة على ذلك ، يتمتع Slack بميزة التواصل داخل التطبيق ورموز تعبيرية مُخصصة ومرحة لمزيد من المحادثات المريحة. يُمكنك أيضًا مشاركة ملفات مختلفة مع شخص واحد أو أكثر ، بما في ذلك التسجيلات الصوتية والصور.

تنزيل: Slack لنظام التشغيل Windows | Mac | iOS | Android (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

2. Google Workspace

Google Workspace ، المعروف سابقًا باسم G-Suite ، عبارة عن مجموعة من التطبيقات المُختلفة بميزات وأنماط تشغيل مختلفة. ومع ذلك ، فأنت غالبًا تحتاج فقط إلى ثمانية من هذه الأدوات كمساعد افتراضي. والتي تشمل:

1. مُحرر مستندات Google: يُمكنك استخدامه لإنشاء مستندات نصية وتعديلها وتنسيقها.
2. Gmail: خدمة  رائعة للمراسلة والتسويق عبر البريد الإلكتروني.
3. العروض التقديمية من Google: هذا التطبيق المجاني يُلبي جميع احتياجات العرض التقديمي التي من المُتوقع أن تُقجمه.
4. جداول البيانات: يُمكنك استخدامه لإدخال البيانات وإعداد الميزانية.
5. Google Meet: رائع لعقد مؤتمرات الفيديو والبقاء على اتصال مع عملائك.
6. نماذج Google: يُمكنك استخدامه لإجراء استطلاعات الرأي والحصول على ردود في الوقت الفعلي.
7. Google Drive: هذه الخدمة أحد أرخص خدمات التخزين السحابي للملفات الشخصية والملفات المُتعلقة بالعمل.
8. تقويم Google: يُساعدك على جدولة المشاريع والبقاء على المسار الصحيح للإيفاء بالمواعيد النهائية.

3. Cal Friendly

Cal Friendly هو تطبيق جدولة لإدارة الأحداث. ومع ذلك ، فهو لا يكفي كتقويم مستقل. تحتاج إلى دمجه مع تطبيق تقويم مثل تقويم Google أو تقويم iCloud لأتمتة اجتماعاتك وتبسيطها. كما أن لديه فترات زمنية مختلفة جاهزة للاستخدام: 15 و 30 و 60 دقيقة.

يُمكنك جدولة اجتماع بتواريخ وأوقات مختلفة ، ويمكن لضيوفك تحديد مدى توفرهم في التقويم. ومع ذلك ، لا يزال بإمكان الضيوف اختيار الوقت المُتاح بدقة بغض النظر عن الفترات الزمنية ، ولكن ضمن النطاق الزمني الذي تقدمه. تحقق من بعض أخطاء التواصل الشائعة التي يجب تجنبها في الفرق الافتراضية (وماذا تفعل).

تنزيل: Cal Friendly لـ iOS | Android (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

4. Canva

في معظم الحالات ، قد يتضمن جزء من مسؤولياتك الإدارية كمساعد افتراضي تصميم الجرافيك. وبالتالي ، سيكون من الأفضل أن يكون لديك تطبيق تصميم مُخصص. Canva سيكون تطبيقك المفضل لكل ما يتعلق بالتصميم والرسوم البيانية. يمكنك استخدامه لتصميم لافتات الشبكات الاجتماعية ، والنشرات الإعلانية ، والمنشورات الدائرية ، والبطاقات ، وما إلى ذلك.

الأهم من ذلك ، أنه يُمكنك التلاعب بخطوط Canva والنماذج والصور والعناصر المجانية لإنشاء تصميمات مذهلة.

تنزيل: Canva لنظام التشغيل Windows | Mac | iOS | Android (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

5. Hootsuite

Hootsuite هو تطبيق مجتمعي لإدارة الشبكات الاجتماعية يُمكِّنك من مراقبة مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة والتنقل فيها من مكان واحد بدلاً من فتح علامات تبويب مُتعددة. إنه متوافق مع Twitter و Facebook و Instagram و Pinterest و LinkedIn وما إلى ذلك.

يمكنك إنشاء المحتوى وتعديله وتنسيقه وجدولته لكل منصة ، والتحقق من الرؤى ، وإدارة جمهور عملائك بشكل فعال. على الرغم من أن الإصدار المجاني رائع ، إلا أنَّ الإصدار الاحترافي يمنحك الوصول إلى ميزات أكثر شمولاً ، خاصةً إذا كان لديك قاعدة عملاء مُتطلبة. تحقق من أفضل التطبيقات لمساعدتك على أتمتة المهام المُتكررة.

6. Asana

يسمح لك Asana بالتعاون وإدارة المشاريع بسلاسة. إذا كنت تعمل مع فريق ، فيُمكنك إضافة أعضاء إلى مكان عملك على Asana ، أين يُمكنك مراقبة سير عملهم. يُمكنك أيضًا دمج تقويم Google و Google Drive في هذا التطبيق لتمكينك من تعيين تذكيرات للمهام والأحداث.

علاوة على ذلك ، يُتيح لك Asana التمييز بين المشاريع أو المعلومات المُحددة باستخدام ترميز الألوان وإضافة المرفقات عند الضرورة. على سبيل المثال ، يُمكنك استخدام اللون الأحمر للإشارة إلى المشاريع ذات الأولوية العالية ، والأصفر للمشاريع الجارية ، والأزرق للمشاريع قيد المراجعة ، والأخضر للمشاريع المُكتملة. تحقق من مقارنة بين Asana و Jira: أيهما أفضل في منهجية Agile؟

تنزيل: Asana لنظام iOS | Android | Mac (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

7. TimeDoctor

إدارة الوقت هي مهارة ذات أهمية كبيرة في سوق العمل عن بُعد يجب أن يمتلكها كل مساعد افتراضي. ومع ذلك ، ما ستكون بحاجة إلى تطبيق لمساعدتك على الاستمرار في التركيز ، خاصة إذا كان راتبك بالساعة. يُتيح لك TimeDoctor تتبع عملك ووقت فراغك والاطلاع على إنجازاتك اليومية. يقوم بإنشاء تقارير عن الوقت المنقضي في كل مشروع ومهمة.

TimeDoctor يساعدك أيضًا على إدارة الانحرافات. حيث يُراقب مدة استخدامك للويب والتطبيق عند العمل. وعندما تتجاوز الوقت المُحدد ، فإنه يُخطرك من خلال نافذة مُنبثقة. كما أنه ينبهك عندما يظل الكمبيوتر الخاص بك في وضع الخمول لفترة أطول من ساعات العمل المعتادة. على الرغم من ذلك ، يُمكنك تعديل الوقت يدويًا عند الضرورة.

تنزيل: TimeDoctor لـ Android | Mac | Windows | Linux (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

8. MailChimp

يُمكِّنك MailChimp من إدارة جماهير عملائك وعملائك والتواصل معهم. عندما يطلق عملاؤك منتجًا أو خدمة جديدة ، يُمكنك استخدام MailChimp لتقديم هذه المنتجات إلى الجمهور المستهدف باستخدام الرسائل الإخبارية أو الحملات الإعلانية.

يُتيح لك التطبيق تقسيم الرسائل الإخبارية وإرسال رسائل بريد إلكتروني مُجمعة وتحليل أداء كل حملة إعلانية. يُمكنك أيضًا دمج أدوات أخرى — مثل Shopify و Stripe — في النظام الأساسي. تحقق من أفضل النصائح التي يُمكنك استخدامها لجذب المزيد من العملاء كعامل مُستقل.

تنزيل: MailChimp لنظام iOS | Android (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

9. Ontraport

Ontraport هو نظام أساسي آخر للتسويق وإدارة علاقات العملاء يساعدك على تنسيق الأنشطة التجارية لعملائك من نظام واحد. بمعنى آخر ، يُمكنك استخدام Ontraport لتقديم المنتجات إلى الجمهور المستهدف للعميل وإدارة تفاعلات العملاء في وقت واحد.

يُمكنك استيراد جهات الاتصال وتصديرها وإنشاء مسارات تحويل للمبيعات وأتمتة حملات التسويق لتحسين الأعمال. إلى جانب ذلك ، فإنَّ الواجهة ليست بديهية للمبتدئين. إلا أنه يُمكن الالتفاف عليها بقليل من الممارسة. كما أنه متاح كمنصة على شبكة الإنترنت وتطبيق للهاتف المحمول.

10. Grammarly

بصفتك مساعدًا افتراضيًا ، يجب أن تكون دائمًا في صدارة لعبة المحتوى الذي تُنشئه ، وسيُساعدك استخدام هذا التطبيق في تحقيق ذلك. Grammarly عبارة عن منصة تعديل واسعة تستند إلى الويب تقوم بمراجعة محتوى النص بحثًا عن الأخطاء النحوية والإسهاب والتهجئة وعلامات الترقيم والسرقة الأدبية وتقديم الجودة.

يستخدم التطبيق الذكاء الاصطناعي لضمان أنَّ المحتوى الخاص بك خالي من العيوب تقريبًا وسهل الفهم. يُمكنك التحقق مما إذا كان المحتوى الذي أنشأته جذابًا وفئة الأشخاص الذين يُناسبهم. ومع ذلك ، فإن الإصدار المجاني محدود ، وسيتعين عليك التسجيل للحصول على الإصدار المدفوع للاستفادة من جميع الميزات المثيرة. تحقق من أفضل البدائل لـ Grammarly التي تناسب احتياجاتك.

يُمكنك أيضًا حفظ مستنداتك والعودة إليها عند الضرورة.

تنزيل: Grammarly لنظام iOS | Mac | Windows (مجانًا ، تتوفر عمليات شراء داخل التطبيق)

تميَّز في حياتك المهنية كمساعد افتراضي

المساعدة الافتراضية هي صناعة سريعة النمو ؛ وبالتالي ، يُمكن توقع مستوى تشبع جيد في المستقبل القريب. يُعد اكتساب مهارات المساعد الافتراضي الأساسية أمرًا ضروريًا للبقاء على صلة بالصناعة. ومع ذلك ، فإن الجمع بين هذه الأدوات التي أدرجناها مع مجموعة المهارات الخاصة بك سيساعدك على التميز في حياتك المهنية.

أخيرًا ، إذا كنت جديدًا في المجال ، فأنت بحاجة إلى تعلم كيفية أن تصبح مساعدًا افتراضيًا أولاً قبل أن تبدأ في البحث عن الأدوات. يساعدك استهلاك المعلومات التأسيسية حول المسار الوظيفي على عدم إساءة استخدام هذه الأدوات على المدى الطويل. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل مواقع التخطيط الوظيفي لمساعدتك على تحقيق أهداف وظائفك.